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Externe Dienstleister: 7 Schritte zum Agenturbriefing

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Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Agentur? Dann kommt dem Briefing des neuen Diensleisters eine wichtige Funktion zu.

Bei meiner Kollegin Dr. Marion Steinbach vom Fachinformationsdienst PR Praxis habe ich eine gute Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen des Agenturbriefings gefunden. Hier sind die wichtigsten Punkte daraus:

Schritt 1: Ihr Unternehmen
Gewähren Sie der Agentur Einblicke in Ihr Unternehmen. Informieren Sie offen und ehrlich: Wie ist Ihr Unternehmen aufgebaut? Wie arbeiten Sie? Wie sieht Ihr Selbstverständnis aus? Zu diesem Einblick gehört auch, dass die Agentur erfährt, wo möglicherweise Schwächen sind oder Probleme bestehen.

Schritt 2: Die Branche und der Markt
Helfen Sie der Agentur, mehr über die Stellung Ihres Unternehmens im Kontext zu erfahren. Erklären Sie, wie Ihr Unternehmen im Verhältnis zum Mitbewerber am Markt positioniert ist. Legen Sie auch offen, wo Ihr Mitbewerber die Nase vorne hat und warum das möglicherweise so ist.

Schritt 3: Die Aufgabe und Zielsetzung
Formulieren Sie die Aufgabe und die Zielsetzung so präzise wie möglich. Geht es darum, ein Gesamtkonzept zu entwickeln, oder nur um einzelne Maßnahmen?
Seien Sie in Bezug auf Ihre Ziele präzise und erklären Sie ganz genau:

  • Wir möchten unseren Bekanntheitsgrad in der Zielgruppe XY um 15 % erhöhen.
  • Wir möchten den Absatz des Produktes YZ bis Ende des Jahres um 20 % steigern.

Schritt 4: Die Botschaften.
Je präziser Sie Ihre Botschaften formulieren,desto zielgerichteter kann die Agentur sie transportieren. So könnte die Botschaft im Rahmen einer Kampagne für eine bestimmte Blumensorte lauten: Unsere Blumen

  • stellen besondere Dekorationselemente im Wohnumfeld dar,
  • sind pflegeleicht und haltbar,
  • sind ein außergewöhnliches Mitbringsel,
  • sind keine beliebige Massenware.

Schritt 5: Die Zielgruppen
An wen soll sich Ihre Werbung richten? Neben dem Geschlecht und dem Alter gibt es eine Vielzahl weiterer Kriterien, die es erlauben, Ihre Zielgruppe präzise zu beschreiben.

Schritt 6: Der Kontext
Auch wenn die Agentur nur eine Kampagne planen soll, so muss diese sich doch in die gesamte Kommunikationsstrategie Ihres Unternehmens einfügen. Geben Sie der Agentur daher entsprechende Einblicke in Ihre Kommunikationsplanung.

Schritt 7: Budget und Zeitrahmen
Damit Ihre Agentur eine Strategie mit realisierbaren Maßnahmen entwickeln kann, muss sie natürlich wissen, mit was für einem Budget sie kalkulieren kann. Denken Sie auch daran, im Vorfeld klarzustellen, über welchen Zeitraum der Auftrag läuft.

Tipp: Seien Sie grosszügig mit Informationen.
Verabschieden Sie sich beim Briefing Ihrer Agentur von der Angst, dass diese womöglich Interna an die Mitbewerber weitergeben könnte. Ihre Zusammenarbeit wird nur dann erfolgreich sein, wenn Sie Ihrer Agentur vertrauen und ihr alle Informationen geben, die sie für ihre Arbeit benötigt.

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