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Firmen-Event: So wird Ihr Sommerfest auch mit kleinem Budget ein Erfolg

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Ein Sommerfest gehört eigentlich zu den Basics für jedes Unternehmen. Doch stellt sich gleich zu Beginn der Planung immer wieder die Frage: Wie schaffen wir eine tolle Veranstaltung, die die Besucher begeistert, ohne enormen finanziellen Aufwand? Die folgenden Tipps aus „PR Praxis” helfen Ihnen.

Natürlich ist ein Event immer ein Kostenfaktor. Allerdings rechnet es sich, weil es die Bindung der Kunden zum Unternehmen festigt. Denn eine solche Veranstaltung bietet die Möglichkeit, sich einmal ohne den Zeitdruck des Tagesgeschäfts miteinander zu unterhalten.

Dennoch sollten Sie finanzielle Stolpersteine kennen – und wissen, an welchen Stellschrauben Sie drehen können.

Diese 3 Kostenfallen bei Ihrem Sommerfest sollten Sie unbedingt vermeiden

1. Miete für eine Location

Die können Sie sich sparen. Laden Sie in Ihr Unternehmen ein. Das kostet Sie keinen Euro. Machen Sie es wie die Bundesministerien. Die bitten jedes Jahr unter dem Titel „Einladung zum Staatsbesuch“ zu einer Feier in ihre Räumlichkeiten – und die Besuchermassen Denn: Was für Sie Alltag bedeutet, ist für Ihre Kunden und die Familien Ihrer Mitarbeiter ein spannender Blick hinter die Kulissen.

2. Catering

Die Kosten für Speisen und Getränke schlagen meist erheblich zu Buche. Sparen Sie dennoch nie an diesem Ende. Denn hungrige Gäste sind unzufriedene Gäste. Setzen Sie lieber auf eine einfachere Bewirtung. Eine deftige Brotzeit mit Brezeln und Bier ist allemal kostengünstiger als Wein und Fingerfood, schmeckt aber auch gut und macht satt.

Bemühen Sie sich auch rechtzeitig um einen Sponsor. Wenn Sie in Ihrer Gegend Brauereien, Winzer oder Unternehmen, die Mineralwasser herstellen, haben, sollten Sie dort einmal anklopfen, ob sie sich vorstellen können, einen firmeneigenen Ausschank auf Ihrem Sommerfest aufzustellen. Auch bei größeren Caterern können Sie anfragen, ob sie bei ihrer Nennung auf allen Einladungen und Plakaten bestimmte Leistungen zu einem entsprechend günstigeren Preis anbieten.

3. Live-Acts

Künstler, die live auftreten, haben ihren Preis. Zu Recht. Aber es gibt auch Nachwuchstalente, die sich über die Möglichkeit freuen, ihr Können vor Publikum zu zeigen. Informieren Sie sich doch mal in der Musikschule oder in anderen Kultureinrichtungen Ihrer Stadt. Wenn Sie Nachwuchskünstler auftreten lassen, sparen Sie nicht nur eine Menge Gage, sondern stellen zugleich auch Ihr soziales Engagement unter Beweis.

EXTRA-TIPP
Fragen Sie auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ob sie im Freundes- und Bekanntenkreis Musiker kennen, die sich über diese Möglichkeit der Präsentation freuen würden. Gehen Sie, bevor Sie die Gruppe buchen, aber einmal zu einem Auftritt oder lassen Sie sich eine Demo-CD schicken.

Zeigen Sie sich

Beim Sommerfest geht es schließlich um Ihr Unternehmen. Scheuen Sie sich nicht, über Ihre Arbeit und Ihre Produkte zu informieren. Geben Sie Einblicke in Produktionsverfahren oder in Ihr Fachgebiet. Wo immer möglich, bieten Sie den Besucherinnen und Besuchern die Gelegenheit, Dinge selbst auszuprobieren, zu testen, zu erleben. Lassen Sie sie mal eine Maschine bedienen oder selbst erarbeiten, wie ein bestimmtes Gerät funktioniert. Unterschätzen Sie nicht den Spieltrieb im Menschen. Außerdem schärfen Sie so das Verständnis Ihrer Kunden für Ihre Produkte und Ihre Arbeit.

Erreichen Sie neue Zielgruppen direkt

Ein Sommerfest ist auch immer eine gute Gelegenheit, Neukunden zu gewinnen. Nutzen Sie hierfür doch einmal Ihre Social-Media-Kanäle. Denn viele Ihrer multimedialen Kontakte kennen zwar Ihr Unternehmen und seine Produkte, hatten aber vielleicht noch nie direkten Zugang zu Ihrem Betrieb.

Wenn Sie zur Ansprache der Social-Media-Kontakte vor allem Twitter nutzen, brauchen Sie auch keine Angst vor ausufernden Facebook- Partys zu haben. Laden Sie ganz gezielt Ihre Twitter-Follower zum sogenannten Tweetup ein. So verbinden Sie die Online-Welt mit der Offline-Welt und bringen Ihren Followern Ihr Unternehmen nebst den Produkten nahe.

Und so geht es:

  • Legen Sie ein Hashtag für Ihr Sommerfest fest. Das ist ein Begriff, der mit einem #-Zeichen verbunden ist. Zum Beispiel: #VHSSommerfest. So können die Bezeichnung und alle dazu gehörenden Tweets gefunden und sortiert werden.
  • Twittern Sie die Einladung zu Ihrem Event.
  • Hinterlegen Sie detaillierte Informationen zu Ort und Zeit auf Ihrer Website.
  • Bitten Sie Ihre Follower um Anmeldung zum Event – per Tweet oder via E-Mail. Am besten richten Sie für Ihre Follower einen eigenen Info-Stand ein. Denn rechnen Sie damit, dass viele von ihnen das Unternehmen noch gar nicht kennen. Ihre Mitarbeiter stehen so vor Ort für Fragen zur Verfügung, informieren über Ihre Produkte oder führen diese vor.

Twittern ausdrücklich erwünscht

Bieten Sie Ihren Followern Anlässe, um über Ihr Sommerfest zu twittern. Fordern Sie sie auch explizit hierzu auf – natürlich mit dem entsprechenden Hashtag (wie #Twonn).


Best Practice: Die Stadt Bonn hat kürzlich via Twitter zu einem gemeinsamen Tag in der Stadt eingeladen: #Twonn2013 lautete der Hashtag, mit dem die Bonner Tourismus & Congress GmbH über Twitter Jugendliche zu einem Tag in Bonn einlud.

Auch an die Organisation von Fahrgemeinschaften und an Übernachtungsmöglichkeiten hatte der Initiator gedacht. 2 Wochen vor dem Termin waren bereits 250 Teilnehmer angemeldet.

Fordern Sie auch Innovatives

Legen Sie zu Ihrem Event ein Gästebuch aus, in das die Besucher sich eintragen können. Bitten Sie sie explizit, auch darin Anregungen zu geben: zu neuen Produkten, Angeboten oder einem neuen Service. So bekommen Sie zugleich auch noch ein spannendes Feedback und vielleicht tolle neue Impulse zur Optimierung Ihrer Angebotspalette.

Fazit: Zugegeben, ein Sommerfest ist aufwendig, auch in der Vorbereitung. Allerdings ist es ein gutes und wichtiges Instrument, um persönliche Kontakte herzustellen und zu pflegen. Durch das individuelle Gespräch und die Einblicke, die die Kunden erhalten, bleibt Ihr Unternehmen im Gedächtnis haften – und erhält beim nächsten Mal wieder den Auftrag.

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