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Gut informierte Mitarbeiter – ein wichtiges Fundament Ihrer Außenkommunikation

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„Kommunikation fängt intern an!“ Dieser bekannte Spruch ist nur allzu wahr. Dennoch legen viel zu viele Unternehmen mehr Wert auf ihre Veröffentlichungen in den Medien und den Dialog mit der Presse als auf die interne Kommunikation.

Diese bleibt oft unstrategisch und sporadisch. Dabei sind die Mitarbeiter die besten Multiplikatoren für Ihr Unternehmen. Auch im negativen Sinne, denn ihnen bleibt schließlich kein Unternehmensthema verborgen.

Ihre Mitarbeiter sind die wichtigsten Schnittstellen zum Kunden. Zudem sind sie ein Teil der Öffentlichkeit, für die Sie Kommunikation betreiben. Nutzen Sie also Ihre Mitarbeiter strategisch als Botschafter Ihres Unternehmens. Das bedeutet: Verknüpfen Sie Ihre interne und externe Kommunikation konzeptionell und stimmen Sie sie strategisch aufeinander ab.

So werden Ihre Mitarbeiter Botschafter

Damit Ihre Mitarbeiter als Botschafter des Unternehmens fungieren können, sollten sie top informiert sein.

Sorgen Sie dafür, dass sie die Unternehmensphilosophie und das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens kennen:

  • Auf welchen Werten basiert die Zusammenarbeit im Unternehmen?
  • Wie unterscheidet sich Ihr Unternehmen von seinen Mitbewerbern?
  • Welche Stärken hat Ihr Unternehmen?
  • Kennzahlen wie etwa Umsatz, Niederlassungen, Mitarbeiterzahlen, Ausbildungsplätze – welche sind für Ihr Unternehmen wichtig?
  • Wie kommunizieren Sie mit Kunden, Stakeholdern, der Öffentlichkeit?
  • In welcher Form können die Mitarbeiter Sie dabei unterstützen?

Extra Tipp: Stellen Sie diese Informationen in einem ansprechenden Flyer zusammen – möglichst in Pocket-Format –, und lassen Sie diesen den Mitarbeitern in der nächsten Ausgabe Ihres Mitarbeitermagazins zukommen. So haben Ihre Mitarbeiter die wichtigsten Unternehmenszahlen und -werte immer präsent auf ihrem Schreibtisch oder in der Tasche.

5 Dialogorientierte Kommunikationsmedien

Einweg-Kommunikationsmedien wie E-Mail, Schwarzes Brett oder Mitarbeiterzeitung sind gut, um über aktuelle Themen zu informieren und auch Hintergrundinformationen zu liefern. Wer aber die interne Kommunikation verbessern und das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen möchte, braucht zusätzlich regelmäßig wiederkehrende dialogorientierte Maßnahmen.

Mitarbeitergespräch: Das persönliche Gespräch mit dem Vorgesetzten sollte 1-mal pro Jahr ein Muss sein. Hier können Sie den Mitarbeiter zur Zufriedenheit mit dem Unternehmen befragen und ihn mit den Werten des Unternehmens vertraut machen. Diese Gespräche sind meist gute Gradmesser der Einstellung Ihrer Mitarbeiter zum Unternehmen.

Führungskräftegespräch: Den Führungskräften kommt in der internen Kommunikation eine strategisch wichtige Funktion zu. Sie sind der direkte Draht der Mitarbeiter zur Geschäftsleitung. Als Wissensmittler zwischen Mitarbeiter und Geschäftsleitung geben sie sowohl die Strategie als auch die Ziele des Unternehmens an die Mitarbeiter weiter und sind erste Ansprechpartner für Fragen zu Neuerungen im Unternehmen. Ihre positive Haltung zum Unternehmen überzeugt letztendlich alle anderen Mitarbeiter.

Mitarbeiterversammlung: Bei diesem Zusammentreffen spricht die Geschäftsleitung mit den Mitarbeitern über strategisch bedeutsame Themen. Mitarbeiter haben zudem Gelegenheit, direkt Fragen an die Geschäftsleitung zu richten. So kann eine fruchtbare offene Diskussion entstehen.

Gespräch mit der Geschäftsleitung: Bieten Sie 1-mal pro Monat einen Tag des offenen Gesprächs mit der Geschäftsleitung an. Im Zwiegespräch können Mitarbeiter den Geschäftsführer persönlich kennenlernen, seine Meinung zu Unternehmensthemen erfragen und gemeinsam mit ihm aktuelle Themen diskutieren. Der Geschäftsführer erfährt von den Mitarbeitern, was die Belegschaft derzeit bewegt.

Soziales Intranet: Ein wichtiges Instrument der internen Kommunikation ist Ihr Intranet. Voraussetzungen: Ihr Intranet ist keine reine Informationsplattform, sondern fördert den Wissensaustausch der Mitarbeiter, besitzt Social-Media-Funktionalität und bietet den Draht zur Geschäftsleitung.

Vorbereitung auf den öffentlichen Dialog

Es gibt immer wieder Situationen, bei denen Mitarbeiter auf Kunden und Medienvertreter treffen. Gut informierte Mitarbeiter agieren professioneller und auch selbstbewusster. Sie kennen die Argumente und Hintergründe und lassen sich durch kritische Fragen nicht so schnell verunsichern.

Im besten Fall haben sie Vertrauen sowohl zur Geschäftsleitung als auch zum Unternehmen – und strahlen das auch aus.

Extra Tipp: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor Messen oder anderen öffentlichen Auftritten umfassend. Briefen Sie sie zu aktuellen Themen, auf die sie angesprochen werden und die sie aktiv an die Kunden streuen können.

Binden Sie Führungskräfte in die Kommunikation ein

Wichtig: Weihen Sie die Führungskräfte vor Ihren Mitarbeitern in strategische Themen ein: Jahresziele, neue Strategieansätze, Zukäufe, Entlassungswellen. Geben Sie ihnen zur Kommunikation mit den Mitarbeitern detaillierte FAQ an die Hand, und binden Sie sie in Ihre externe Kommunikationsstrategie ein.

Denn: Wenn die Führungskräfte die neue Unternehmensausrichtung verstanden haben und dahinterstehen, können sie diese auch Ihren Mitarbeitern nahebringen.

Was kommuniziere ich zuerst und an wen?

Der Zeitfaktor ist das entscheidende Kriterium bei Ihrer Kommunikationsstrategie. Kommunizieren Sie immer zuerst intern, dann sind Sie auf dem richtigen Weg. Informieren Sie die Mitarbeiter möglichst ein paar Stunden vor der Presse über E-Mail und/oder Intranet zu aktuellen Pressethemen.

Strategisch bedeutsame Punkte, die auch das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter betreffen, sollten Sie in einer Ad-hoc-Mitarbeiterversammlung kommunizieren und erst dann in der Öffentlichkeit über die Medien publizieren. Kein Mitarbeiter möchte von Stellenabbau oder neuer Unternehmensausrichtung zuerst aus den Medien erfahren.

Nur wer seine Mitarbeiter vor der Öffentlichkeit aufklärt, kann Verständnis und Loyalität erwarten. Und sicher sein, dass die Mitarbeiter sich dem Unternehmen gegenüber auch bei negativen Schlagzeilen solidarisch zeigen und die Firmenstrategie in der Öffentlichkeit entsprechend kommunizieren.

Welche Medien nutze ich und wie kommuniziere ich darin?

Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie. Wie diese aussehen kann, illustriert unsere Matrix.

Fazit: Wenn Sie den Satz „Kommunikation fängt intern an!“ beherzigen, haben Sie schon die grundlegende Kommunikationsstrategie formuliert. Alles, was Sie über Ihre Pressekontakte oder Ihre Social-Media-Auftritte kommunizieren, sollte intern bereits bekannt sein.

Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf den Dialog mit der Öffentlichkeit bei Messen, auf Veranstaltungen und im privaten Netzwerk vor.

Geben Sie ihnen die Botschaften Ihres Unternehmens an die Hand und Guidelines für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit.

Nutzen Sie Ihre Führungskräfte als Wissensmittler Ihrer Unternehmensbotschaften und -themen. Signalisieren Sie Dialogbereitschaft, und betten Sie Ihre Kommunikationsstrategie in einen ebenso persönlichen wie offenen Dialog mit den Mitarbeitern. So entsteht Vertrauen in das Unternehmen.

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