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Ihr perfektes Zeitmanagement gegen die PR-Hektik: 9 Tipps für eine klare Struktur im Arbeitsalltag

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Das kennen Sie: Eine Pressemitteilung soll versendet, die Hintergrundinfo zu Thema vorbereitet, die Mitarbeiter sollen via Internet unterrichtetwerden. Ihr Chef will wissen,welchen Presseverteiler Sie bedienen, denn nebenbei entschließt er sich, das aktuelle Pressethema mit ausgewählten Journalisten in einem persönlichen Gespräch zu erörtern. Und die Korrekturfahne der nächsten Kundenzeitschrift liegt, mit Termin versehen, auf Ihrem Schreibtisch.Das alles ist nicht außergewöhnlich, sondern PR Alltag. Mit einem konsequenten und vor allem sinnvollen Zeitmanagement können Sie diese Aufgaben erledigen. PR Praxis verrät Ihnen, worauf Sie hierbei achten müssen...

Achtung: Auf Zuruf verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu erfüllen, das birgt viele Gefahren:
- Sie könnten die Übersicht verlieren,
- Sie könnten Fehler machen,
- Sie könnten sich überfordern.
Auch wenn Ihr Chef zunächst von Ihrer Vielseitigkeit beeindruckt sein mag - auf Dauer halten Sie das Tempo nicht durch. Denn es ist von Neurowissenschaftlern längst erwiesen, dass Multitasking weder funktioniert noch effizient ist. Im Gegenteil. Sie verlieren sich im Aktionismus.
Das menschliche Gehirn funktioniert anders, einer Überflutung von Reizen folgt eine unwillkürliche Verweigerung. Die Konzentration und Reaktionsfähigkeit lassen nach und somit sind Fehler die unweigerliche Folge. Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben der Reihe nach und geben Sie Ihrem Tag eine Struktur.
Regel Nummer 1: Keine Störung beim Texten
Wenn Sie eine Pressemitteilung, ein Pressestatement, einen Internetbeitrag formulieren, dann sorgen Sie für Ruhe. Am besten stellen Sie Ihr Telefon um und befestigen ein Schild an Ihrer Bürotür: ‚Bitte nicht stören.’
Tipp: Es gibt immer wieder Kollegen, die dieses Ruheschild missachten und dennoch anklopfen oder sich am Telefon durchstellen lassen. Bestehen Sie jedoch auf Akzeptanz. Lassen Sie sich nicht in ein Gespräch verwickeln, sondern bieten Sie kurz und knapp ohne weitere Rechtfertigung einen späteren Rückruf an.
Regel Nummer 2: Erledigen Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten in einem vorher definierten Zeitrahmen.
Schätzen Sie vorher ein, wie viel Zeit Sie für Ihre Textarbeit benötigen werden, und versuchen Sie, das Zeitlimit einzuhalten.
Regel Nummer 3: Nutzen Sie Wartezeiten für Folgeaufgaben
Während Ihr Chef den Text autorisiert, stellen Sie den - stets gepflegten - Presseverteiler zusammen.
Regel Nummer 4: Bringen Sie jede Aufgabe zu Ende
Bleiben Sie beim Thema und beginnen Sie keine Nebenaufgabe: Nach Freigabe versenden Sie Ihren Pressetext an die Redaktionen.
Regel Nummer 5: Achten Sie auf die Rahmenbedingungen und richten Sie sich danach
Journalisten erreichen Sie am ehesten zwischen 11.00 und 14.00 Uhr. Vorher findet die tägliche Redaktionsbesprechung statt, später arbeiten sie intensiv an den Texten, um den Redaktionsschluss einzuhalten.
Regel Nummer 6: Verlegen Sie Arbeitsbesprechungen auf den Nachmittag.
Laden Sie zu Projektrunden am Nachmittag ein. Dann sind Ihre wichtigsten Presseaktivitäten erledigt und Sie können sich anderen PR-Aufgaben widmen.
Regel Nummer 7: Planen Sie feste Telefonzeiten ein.
Verschieben Sie Telefongespräche mit Ihrer Agentur auf die späte Mittagszeit ab 13.00 Uhr. Bis dahin können Sie konzentriert die prioritären Pressearbeiten wahrnehmen, das Agenturgespräch vorbereiten und der Agentur bleibt am Nachmittag Zeit, Ihre Vorschläge umzusetzen.
Regel Nummer 8: Beachten Sie Zeitpuffer für Daueraufgaben.
Erledigen Sie Ihre Daueraufgaben am späteren Nachmittag. Dazu zählen die Aktualisierung Ihres Intranets, die Pflege des Presseverteilers, die Vorbereitung der nächsten Projektsitzung, das Gespräch mit dem Chef oder mit Fachkollegen, Ihre Themenrecherche und die Archivierung von Texten und Bildern sowie die Ablage.
Regel Nummer 9: Planen Sie Zeit für Pausen ein.
Sie können auf Dauer nur kreativ und leistungsfähig sein, wenn Sie sich auch während des Arbeitstages Zeit für eine Pause und für kurze Gespräche oder Small Talks mit Kollegen außerhalb des Terminplanes gönnen.
Hinweis: Durch den Tagesablauf in den Zeitungsredaktionen wird Ihr Tagesablauf beeinflusst. Dass Pressearbeit am späten Vormittag stattfindet, ist eine feststehende Größe im Tagesablauf.
Darüber hinaus sollten Sie alle weiteren Aufgaben mit Prioritätensymbolen versehen und mit viel Disziplin in dieser Reihenfolge abarbeiten. Je länger diese Liste ist, desto mehr sollten Sie sich gegen Zeitfresser wehren, die überall lauern. Zeitfresser sind die kleinen Bitten der Kollegen zwischendurch, eine ungeplante und ausführliche Plauderei am Drucker, das Suchen in unsortierten Stapeln.

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