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Mit diesen 11 Praxis-Tipps gelingt Ihnen ein erfolgreicher Messeauftritt

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Von dgx,

Deutschland ist Messeland. Und dennoch versenken Marketingabteilungen durch fehlerhafte Planung viel Geld in der „Kostenfalle Messe“. Doch Sie als Marketingleiter können Ihrer Abteilung Arbeitshilfen und Checklisten an die Hand geben.

11 Tipps und eine Checkliste sollen Ihnen helfen, diese Kostenfalle zu umgehen und die nächste Messe zu einer Erfolgsgeschichte Ihrer Marketingabteilung zu machen.

Ein Messeauftritt bietet Ihnen besondere Chancen. Nirgendwo sonst haben Sie als Marketingleiter die Möglichkeit, so viele und so kompetente Fachleute zu erreichen.

Die Messe ist nicht nur essenziell für die Neukundenakquise, sondern auch für die Kontakte zur Stammkundschaft.

Nutzen Sie diese Möglichkeit und frischen Sie mit kurzen Gesprächen bestehende Kontakte auf. Sie intensivieren so Ihre Geschäftsbeziehung.

Denn das persönliche Vertrauensverhältnis der Geschäftspartner untereinander ist ein enorm wichtiger Entscheidungsfaktor.

11 Praxis-Tipps für Ihren erfolgreichen Messeauftritt Die 11 Praxis-Tipps für Ihren erfolgreichen Messeauftritt können Sie sich auch als PDF kostenlos herunterladen

11 Praxis-Tipps für Ihren erfolgreichen Messeauftritt

1. Terminkoordination

Vergessen Sie nicht, Ihre Kunden im Vorfeld über Ihren Messeauftritt zu informieren. Beziehen Sie hre PR-Aktivitäten in die Messeplanung mit ein. Lassen Sie ein Messekontaktformular auf Ihrer Website installieren, anhand dessen interessierte Nichtkunden die Möglichkeit haben, einen Termin mit Ihnen auf der Messe zu vereinbaren.

Kalkulieren Sie Ihre Messegespräche nicht zu knapp. Nichts ist unangenehmer, als den Geschäftsführer eines Unternehmens, mit dem Sie schon lange in Kontakt treten wollten, lange warten lassen zu müssen.

Wenn es doch geschieht und die Terminkoordination durcheinander geraten ist, sorgen Sie dafür, dass Ihr Geschäftspartner sich wohl fühlt, während er auf Sie warten muss! Machen Sie auch Ihren Vertriebsmitarbeitern klar, wie wichtig eine sorgfältige Terminabsprache ist. Bauen Sie Zeitpuffer in Ihre Planung mit ein.

2. Messestand

Heißen Sie Ihre Besucher auf dem Messestand willkommen und zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite. Ein Getränk - passend zur Tageszeit - hilft, Hemmschwellen abzubauen und erleichtert die Gesprächsfindung. Passen Sie auf, dass Ihr Stand nicht zu schwer zugänglich ist und keine Vitrinen oder Stellwände den Zugang versperren.

Ihr Messestand sollte nicht zu produktorientiert, sondern kundenorientiert sein, so dass es dem potenziellen Kunden leichter fällt zu erkennen, welche Produkte und Dienstleistungen Ihr Unternehmen überhaupt anbietet. Geben Sie den potenziellen Kunden die Möglichkeit, Ihre Produkte zu testen, lassen Sie sie - sofern möglich - anfassen bzw. berühren und geizen Sie nicht mit Informationen nebst Informationsmaterial, das Sie zur Verfügung stellen.

3. Qualifiziertes Standpersonal

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld! Unqualifiziertes und unmotiviertes Messepersonal vermittelt ein schlechtes Unternehmensimage. Der überzeugendste und damit auch entscheidende Faktor für eine gute Präsentation Ihres Unternehmens ist und bleibt der Mensch, in Ihrem Fall: das Messepersonal.

Es vertritt Ihr Unternehmen und muss gut geschult über die Zielsetzungen Ihres Unternehmens Bescheid wissen. An ihm liegt es, freundlich und überzeugend neue Kunden zu gewinnen und so Ihren Messeauftritt zum Erfolg zu führen. Ihr Ziel ist es, Ihr Unternehmen ansprechend zu präsentieren und zu profilieren, um nachhaltig wahrgenommen zu werden. Denken Sie daran: Ihr Standpersonal ist Ihr Aushängeschild.

Expertenwissen allein reicht nicht aus, um ein gelungenes Einstiegsgespräch mit einem interessierten Fachbesucher zu führen. Kommunikationsgespür ist gefragt! Wichtig ist hierbei, dass das Standpersonal merkt, welche Wünsche der Standbesucher hat. Kontaktbarrieren können durch aktives Zugehen auf interessierte Fachbesucher abgebaut werden. Versäumen Sie nicht, Ihren Mitarbeitern auf dem Messestand mitzuteilen, wodurch sich Ihr Unternehmen vom Wettbewerb unterscheidet.

Tipp: Der Satz „Guten Tag, kann ich Ihnen helfen?“, sofort geäußert nach Eintreten des Kunden, ist nicht immer der beste Gesprächseinstieg! Wer würde da nicht behaupten, er wolle sich erst einmal umschauen!

Besser ist es, ein paar Minuten zu warten, eventuell Blickkontakt aufzunehmen und sich dann dem Besucher freundlich vorzustellen oder mit einem netten „Kann ich etwas für Sie tun?“ in ein lockeres Gespräch einzusteigen.

Wichtig! Achten Sie unbedingt auf höfliche Umgangsformen und korrekte Kleidung Ihrer Messemitarbeiter. Es muss keine Uniform sein, aber einheitliche Farben bei der Kleiderauswahl und ein Namensschild mit Funktion des Mitarbeiters helfen Ihrem Kunden, sich zu orientieren.

4. Zuständigkeiten

Schaffen Sie klare Zuständigkeiten. Wer ist für die Getränke verantwortlich? Wer kümmert sich darum, dass Prospektmaterial, kleine Geschenke etc. vor Ort vorrätig sind und ordentlich präsentiert werden? Planen Sie rechtzeitig und lassen Sie der Standleitung Zeit, die Mitarbeiter kennen zu lernen sowie die Aufgaben zu verteilen. Die Mitarbeiter müssen das verfügbare Info-Material kennen, damit sie es weitergeben können!

5. Erreichbarkeit

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter ständig erreichbar sind. Lassen Sie Listen mit allen wichtigen Telefonnummern anfertigen. Jeder Ihrer Mitarbeiter muss in der Lage sein, jeden Kollegen telefonisch zu erreichen.

6. Schnittstelle Vertrieb

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass es wichtig ist, einen potenziellen Kunden mit schriftlichem Info-Material zu versorgen. Noch sinnvoller ist es aber, gleich ein konkretes Angebot, einen Besichtigungstermin oder einen Termin mit einem Außendienstmitarbeiter zu vereinbaren. Ein allen Mitarbeitern zugänglicher Terminkalender am Messestand unterstützt die Terminplanung. Sorgen Sie für eine ausgeglichene Standbesetzung in puncto Marketing und Vertrieb.

7. Neukundenakquisition

Messen werden auch dazu genutzt, neue Kunden zu finden. Visitenkarten zu sammeln allein reicht nicht aus, um potenzielle Interessenten für eine mögliche Angebotsermittlung bzw. eine weitere Kontaktaufnahme zu qualifizieren.

Erst mit einem Messebericht wird der Kontakt übersichtlich, nachvollziehbar und für Ihr Unternehmen zu einer wichtigen Quelle für Neukunden. Organisieren Sie den Prozess der Informationsverarbeitung und -weitergabe an den Vertrieb bereits im Vorfeld.

8. Marktforschung

Nutzen Sie die Messe dazu, um neben neuen Kundenkontakten mehr von Ihren Kunden zu erfahren. Auf der Messe treffen Sie viele Kunden. Verteilen Sie Fragebögen, lassen Sie sie vor Ort ausfüllen und geben Sie den Interessenten eventuell kleine, Nutzwert stiftende Präsente. Gerade Sie als Marketingleiter sollten diese persönliche Kontaktchance nutzen, Informationen über Ihre Marketingaktivitäten direkt von der Quelle zu bekommen.

9. Kalkulation

Ein Messeauftritt muss sehr vorsichtig kalkuliert werden. Holen Sie sich mindestens drei Angebote für die jeweilige Dienstleistung ein. Kalkulieren Sie ausreichend Zeit. Mindestens neun Wochen vor Messebeginn sollten die Angebote auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Schließlich wollen Sie Ihre große Chance nicht als finanzielles Abenteuer enden sehen. Hier zeigt sich, wie wichtig es ist, mit einem professionellen und durchdachten Konzept zu arbeiten - das dann von geschultem Messepersonal umgesetzt wird.

10. Nachbereitung des Messekontaktes

- Messekontaktformular: Schon vor dem Messeauftritt sollten Sie ein Messekontaktformular erstellen, das die Nachbereitung der Messekontakte vereinfacht. So kann es beispielsweise in DIN-A4-Größe im Tabellenformat aufgemacht sein. Lassen Sie rechts oben entsprechend Platz für die Visitenkarte Ihres Messekontaktes, die Sie mit einem Tacker am Formular befestigen.

Das Formular sollte neben Kontaktfeldern (Name, Anschrift, Telefon) natürlich auch Felder für Unternehmen, Funktion, Abteilung, Branche und eventuelle Begleitpersonen haben. Nützlich ist auch eine Spalte, die Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs festhält. Halten Sie außerdem fest:

  • Was war das Anliegen des Kunden, an welchem Produkt war er interessiert?
  • Wird Informationsmaterial gewünscht, und wann besteht der Bedarf?
  • Wurde ein Auftrag abgeschlossen und, wenn nein, warum nicht?

Das Formular sollten Sie gleich nach dem Ausfüllen in einen Ordner ablegen und am Ende der Veranstaltung an den Vertrieb übergeben.

11. Abschlussbericht

Vergessen Sie den Abschlussbericht nicht! Hier können Sie alles dokumentieren, was für Sie interessant und wichtig war. Was ist gut gelaufen? Was könnte besser gemacht werden? Welche Stärken können weiter ausgebaut werden? Je sorgfältiger und detaillierter Ihr Bericht ausfällt, desto mehr Zeit sparen Sie bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Messe.

Checkliste Abschlussbericht

Diese Punkte sollten Sie auf keinen Fall in Ihrem Messeabschlussbericht vergessen. Sammeln Sie daher unmittelbar nach der Messe folgende Daten:

  • Anzahl der Besucher auf dem Messestand im Vergleich zur Gesamtbesucherzahl
  • Herkunft der Besucher Ihres Messestandes (Inland/AuslandRegion/Wirtschaftszweig)
  • Anzahl der Stammkunden/Interessenten mit Einladung
  • Anzahl der Stammkunden/Interessenten ohne Einladung
  • Kontakte pro Messetag/Kontakte pro Standmitarbeiter/Kontakte pro Quadratmeter
  • Qualität der Kontakte
  • Berufliche Stellung der Besucher
  • Entscheidungskompetenzen der Besucher (ausschlaggebend, mitentscheidend, beratend)
  • Interessenschwerpunkte der Besucher
  • Besucher-Feedback
  • Anregung und Kritik zur Auswahl der Exponate
  • Kostenkalkulation (pro Quadratmeter/pro Kontakt/der Veranstaltung gesamt)
  • Wettbewerbsbeobachtung
  • Personaleinsatz: Waren immer genug Mitarbeiter auf dem Messestand?

 

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