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Nachfassaktion: Wie Sie Journalisten überzeugen, an Ihrer Pressekonferenz teilzunehmen

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Von dgx,

Die Erfolgsregel für Ihre Nachfassaktion lautet: Rufen Sie nur an, wenn es sich um eine wirklich wichtige Presseeinladung handelt.

Wenn Sie diese Regel nicht beachten, dann verspielen Sie Ihre Kontakte, schaffen es nicht, als kompetenter PRAnsprechpartner wahrgenommen zu werden.
Nur Themen, die für Medien und Öffentlichkeit aktuell sind, die einen Mehrwert für Ihre Region bieten und die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind, die verdienen es, dass Sie eine Nachfassaktion starten.
Nachfassen bedeutet,

  • das persönliche Gespräch zu suchen,
  • nachzufragen, ob eine Teilnahme geplant ist,
  • zusätzliche Informationen und Recherchequellen anzubieten,
  • die Wichtigkeit des Themas noch einmal zu betonen.

Nachfassen bedeutet nicht,

  • den Journalisten zu einer Teilnahme zu überreden oder die bereits in der Presseeinladung veröffentlichten Fakten zu wiederholen,
  • den Anruf als Vorwand zu nehmen, um über die allgemeine Zusammenarbeit, das Jahresprogramm etc. zu sprechen.

Mit einer Nachfassaktion sollten Sie weitere Fakten zum Thema Ihrer Pressemitteilung/ Presseeinladung hinzufügen, weiteren Service anbieten und das Thema noch einmal von einer zusätzlichen Seite beleuchten.
Aber bitte: Bleiben Sie bei Ihrem Thema. In einem solchen kurzen Telefonat erfahren Sie den Grund für das Schweigen in der Redaktion und können zeitnah und rechtzeitig reagieren, indem Sie z. B. Ihren Verteiler erweitern, sich einen Vertreter in der Redaktion nennen lassen oder Pressemappen vorab als Entscheidungsgrundlage für die Teilnahme versenden.
Dabei ist unser Rat: Halten Sie die Reihenfolge Ihrer Journalistenansprache ein:

Ihre 4 Kontaktphasen mit der Redaktion

1. Phase: Telefongespräch in die Redaktion

  • Ankündigung der Veranstaltung,
  • Nachfrage, welcher Redakteur Interesse hat,
  • kurzes Gespräch mit dem zuständigen Redakteur und Ankündigung Ihres Pressetermins und Nachfrage nach persönlichen Kontaktdaten.

2. Phase: E-Mail

  • Dankeschön für das Telefongespräch und das Interesse,
  • Bekanntgeben der Kontaktdaten für Vorabinformationen durch Zusenden der Pressemappe.

3. Phase: Versand der Presseeinladung

  • Termin,
  • Location,
  • Thema,
  • Referenten.

Bieten Sie darüber hinaus Hinweise auf weitere Informationsmöglichkeiten zu Ihrem Thema durch persönlichen Anruf oder Recherchemöglichkeiten auf Ihrer Website, Rubrik „Presse“, und fügen Sie eine Seite für die Fax-Akkreditierung bei.
4. Phase: Telefonisches Nachfassen drei Tage vor Ihrem Pressetermin

  • mit dem erneuten Hinweis auf Ihre Veranstaltung,
  • mit der Frage, ob noch Informationen oder Presseunterlagen benötigt werden,
  • mit der Bitte um Angabe, ob und wer aus der Redaktion kommen wird.

Achtung: Rufen Sie bitte nicht nach jeder veröffentlichten Pressemitteilung in der Redaktion an, um zu erfahren, ob diese angekommen ist, gelesen und bearbeitet wurde. Denn das wirkt unprofessionell.
Rufen Sie nur an, wenn es sich um einen Pressetermin handelt, um eine Einladung zum Gespräch über ein wirklich unternehmensrelevantes Thema. Dann sollten Sie alles daransetzen, Journalisten von der Wichtigkeit zu überzeugen. Und dann ist ein Anruf durchaus erlaubt und üblich.

Mein Tipp:
Denken Sie daran, nach jeder Kontaktaufnahme Ihren Presseverteiler zu aktualisieren. Am besten Sie tragen gleich eine Gesprächsnotiz in das Feld „Kontakt/Bemerkung“ ein, damit Sie sich beim nächsten Mal auf das Gespräch beziehen können.

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