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PR-Arbeit: So starten Sie in einen verkaufsstarken und erfolgreichen Herbst

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Eine neue Kollektion, das veränderte Programm oder andere Innovationen: Nach der Sommerpause haben viele Unternehmen Neuerungen zu bieten.

Gehören Sie dazu? Dann sollten Sie auch die Journalisten – und damit auch Ihre Kunden – über Ihre geplanten News und Verkaufsaktionen informieren.

Damit die Medien über Ihre Aktivitäten berichten, beherzigen Sie diese Tipps von „PR Praxis” :

Wählen Sie das richtige Thema

Nicht alle Kampagnen, die Sie für die kommenden Monate geplant haben, sind für die Medien interessant. Überlegen Sie daher sorgfältig, zu welchen Sie die Medienvertreter einladen.

Prüfen Sie genau, was Sie den Journalisten während Ihrer Presseveranstaltung präsentieren möchten. Was hat wirklich Nachrichtenwert?

Sie haben mehrere Innovationen mit Nachrichtenwert? Das ist toll. Dennoch sollten Sie nicht alle Themen vorstellen und damit Ihr ganzes Pulver verschießen.

Denn schließlich möchten Sie ja in den kommenden Monaten mit den Redakteuren in Kontakt bleiben und ihnen möglichst alle 6 Wochen interessante Neuigkeiten in Form einer Pressemitteilung anbieten.

Suchen Sie daher die 2 spannendsten Ihrer geplanten Aktionen aus und stellen Sie diese während der Veranstaltung vor.

Planen Sie den passenden Zeitpunkt

Für das richtige Timing der PR-Veranstaltung gibt es 3 Eckpunkte, die Sie unbedingt beachten sollten:

  • Kalkulieren Sie nicht mehr als 1 Stunde für Ihre Veranstaltung ein. Schließlich haben Journalisten in der Regel wenig Zeit und müssen oftmals an einem Tag mehrere unterschiedliche Termine wahrnehmen.

 

  • Laden Sie die Pressevertreter am besten für 11.30 Uhr oder 12 Uhr ein. Dann ist deren Zeitdruck nicht ganz so groß, weil der nächste Termin frühestens nach der Mittagspause um 14 Uhr beginnen wird.

 

  • Legen Sie Ihre Presseveranstaltung auf einen Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag. Denn montags ist in den Redaktionen in der Regel das meiste zu tun, und freitags geht der eine oder andere Journalist auch gern mal etwas früher nach Hause – da passt ein Pressetermin nicht so gut.

Timen Sie die Einladung richtig

Für alle lokalen Medien ist es völlig ausreichend, wenn Sie zur Presseveranstaltung ungefähr 8 bis 10 Tage vorher per E-Mail einladen. Auswärtige Medien benötigen das Einladungsschreiben ungefähr 3 Wochen vorher.

Je nachdem, wie spannend und interessant Ihre Neuigkeiten sind und vor allem wie gut Ihr persönlicher Kontakt ist, kann es durchaus sein, dass auch nicht ortsansässige Redakteure Ihrer Einladung folgen.

Erklären Sie in Ihrem Anschreiben kurz und knapp, worum es geht.

Auch der geplante Ablauf der Presseveranstaltung sollte erwähnt werden, beispielsweise dass Sie zunächst die Neuigkeiten vorstellen, im Anschluss Fragen gestellt und danach Fotos gemacht werden können.

Dann werden sich die Journalisten darauf einstellen und pünktlich erscheinen.

Bereiten Sie diese Informationen vor

Achten Sie darauf, dass Ihre Pressemappen informativ sind. Sie sollten

  • einen Pressetext mit den Neuigkeiten, die Sie während der Veranstaltungen präsentieren,

 

  • einen weiteren allgemeinen Text über Ihr Unternehmen,

 

  • ein sogenanntes Factsheet, aus dem die Keyfacts zu Ihrem Unternehmen hervorgehen, also zum Beispiel das Gründungsjahr, die Anzahl der Mitarbeiter, die verschiedenen Produkte oder Dienstleistungen, die Sie anbieten, enthalten. Das erleichtert den Journalisten ihre Arbeit und sie müssen nicht später nochmals telefonisch nachfragen, weil ihnen Informationen für ihren Artikel fehlen.

 

  • eine CD mit einigen druckfähigen Bildern.

Der „PR Praxis” EXTRA-TIPP:

Stellen Sie auch alle Texte, die aus gedruckt in der Pressemappe liegen, zusätzlich als Word-Dokumente auf einem Speichermedium den Journalisten zur Verfügung.

Die meisten Pressevertreter kopieren sich die Presstexte auf ihren Rechner und formulieren dann ihre Artikel. Sie freuen sich über diesen Service und müssen dann nicht erst anrufen und darum bitten, den Text per E-Mail zu erhalten.

Bieten Sie diese Rahmenbedingungen

Ermöglichen Sie jedem Journalisten, an einem Tisch zu stehen oder zu sitzen, um sich während der Präsentation bequem Notizen machen zu können.

Legen Sie eine Liste mit den Namen der eingeladenen Journalisten zum Abhaken bereit, damit Sie später nachvollziehen können, wer persönlich da war und wer vielleicht einen Kollegen als Ersatz geschickt hat.

Schaffen Sie auch eine Möglichkeit, um eventuelle Garderobe oder – bei schlechtem Wetter – Schirme abzulegen.

Bieten Sie alkoholfreie Getränke an. Je nachdem, über wie viele Mitarbeiter Sie verfügen, kann einer die Journalisten mit einer Erfrischung versorgen; Pressevertreter bedienen sich in der Regel aber auch problemlos selbst.

Stellen Sie zusätzlich zu den Getränken noch einige Snacks bereit. Wenn die Presseveranstaltung offiziell zu Ende ist, nimmt sich vielleicht der eine oder andere noch etwas Zeit zum Essen – und Sie nutzen die Gelegenheit zum persönlichen Gespräch.

So gelingt der reibungslose Ablauf

Begrüßen Sie die Journalisten persönlich. Sorgen Sie dafür, dass einer Ihrer Mitarbeiter die Einladungsliste pflegt und Visitenkarten entgegennimmt.

Berichten Sie 15 bis maximal 20 Minuten von Ihren Neuigkeiten und geplanten Aktionen. So bleibt anschließend noch genügend Zeit, Fragen der Journalisten zu beantworten.

Lassen Sie sich nicht stören, wenn zwischendurch der eine oder andere Fotograf hereinkommt.

Diese erscheinen in der Regel nicht zusammen mit den Redakteuren, sondern später, und machen schon während Ihrer Präsentation ein paar Bilder.

Die Fotografen warten dann darauf, dass alle Fragen beantwortet sind und der sogenannte photo call, der das Ende der Veranstaltung einläutet, beginnt.

Viele Zeitungen oder Magazine schicken heutzutage allerdings keinen Fotografen mehr, sondern die Journalisten machen selbst Bilder, zum Teil sogar mit ihren iPhones.

Der „PR Praxis” EXTRA-TIPP

Seien Sie auch darauf gefasst, dass ein Fotograf vor der offizellen Veranstaltung kommt, um ein Foto zu machen und dann zum nächsten Termin zu verschwinden.

Informieren Sie Ihren Vorgesetzten über diese Möglichkeit und bitten Sie ihn, sich gegebenenfalls für diesen Zweck zur Verfügung zu halten.

So stellen Sie sicher, dass es unkompliziert möglich ist, vor der Präsentation das Bild zu schießen, ohne dass Ihr gesamter Ablaufplan durcheinandergerät.

Das FAZIT von „PR Praxis” :

Gute Vorbereitung, der richtige Zeitpunkt, spannende Themen und ein reibungsloser Ablauf sorgen dafür, dass Ihre Presseveranstaltung der ideale Start in einen verkaufsstarken und somit erfolgreichen Herbst wird.

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