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PR & Öffentlichkeitsarbeit: Achten Sie bei Verträgen immer auf diese 6 Punkte

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Ob Sie einen Fotografen engagieren, der eine Veranstaltung dokumentiert, eine Agentur, die für Sie einen Auftrag erledigt, oder Musiker für eine Feier: Klappt die Zusammenarbeit nicht wie gewünscht, ist das nicht nur ärgerlich, sondern womöglich auch noch richtig teuer.

Schützen Sie sich daher, indem Sie die Rahmenbedingungen der Kooperation vorher schriftlich regeln und dadurch nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch Ihre Nerven schonen.

Am besten setzen Sie einen Vertrag auf, in dem Sie genau die Rechte und Pflichten beider Vertragspartner festhalten. Mündliche Absprachen sind zwar durchaus bindend, jedoch wird es für Sie im Zweifelsfall schwer, den Beweis anzutreten, dass Ihr Vertragspartner seinen Part nicht wie vereinbart eingehalten hat.

Fixieren Sie daher die Konditionen der Zusammenarbeit unbedingt schriftlich. Worauf Sie bei der Vertragsgestaltung achten müssen, lesen Sie hier:

Auf diese 6 Punkte achten Sie bei Verträgen

1. Benennen Sie klar die beiden Vertragsparteien: „Die Steinbach PR Bonn – im Folgenden genannt PRAgentur – und die Weiterbildungsakademie Bonn – im Folgenden Bildungseinrichtung genannt …“.

2. Verfassen Sie die Verträge eindeutig. Vermeiden Sie Schachtelsätze.

3. Achten Sie auf Indikativ-Formulierungen. Es geht nicht darum, was die Partner tun sollten, sondern was zu tun ist. Das heißt: Falsch wäre die Formulierung: „Fotograf Heiner Schmidt soll auf der Einweihungsfeier Fotos für die Dokumentation machen.“ Richtig ist dagegen: „Fotograf Heiner Schmidt wird engagiert, auf der Einweihungsfeier Fotos zu machen.“

4. Benennen Sie konkret den Vertragsgegenstand: Welche Leistungen hat der engagierte Künstler oder die Agentur wann, wo und wie lange zu erbringen?

Falsch wäre: „Sängerin Annabelle tritt bei der Eröffnungsfeier auf.“

Richtig ist: „Sängerin Annabelle tritt bei der Eröffnungsfeier der Firma ABC am 15.7.2014 in München auf. Sie wird Songs von ihrem aktuellen Album mit dem Titel „XYZ“ singen, begleitet von ihrem Pianisten M. N. Der Au?ritt der beiden Künstler unterschreitet nicht die Dauer von 30 Minuten und ist nicht länger als 45 Minuten.“

5. Beziffern Sie im Vertrag genauestens die Vergütung: die Höhe, den Zeitpunkt, wann diese Summe zu zahlen ist, und die Form, in der die Entlohnung erfolgt:

„Als Vergütung wird ein Honorar in Höhe von 1.500 Euro vereinbart. Eine Anzahlung in Höhe von 750 Euro ist bis zum 15.6.2014 auf das Konto (Bankverbindung) zu überweisen. Das restliche Honorar in Höhe von 750 Euro wird nach Vertragserfüllung am 15.7.2013 in bar gegen Quittung an den Künstler ausgezahlt.“

6. Legen Sie auch fest, was passiert, wenn einer der Vertragspartner die Leistungen nicht erbringt – sei es, dass Sie die Veranstaltung absagen, für den Sie einen Künstler gebucht hatten, sei es, dass der Künstler zu dem vereinbarten Termin nicht erscheint. So können Sie zum Beispiel einen pauschalisierten Schadenersatz in einer präzisen Höhe in dem Vertrag festschreiben:

„Fällt der Auftritt infolge eines Verschuldens durch den Künstler aus, hat dieser der Firma ABC den hierdurch entstandenen Schaden bis zu einer Höhe von XXXX Euro zu ersetzen. Entfällt die vereinbarte Veranstaltung infolge einer schuldhaften Handlung oder Unterlassung durch die Firma ABC, hat diese dem Sänger eine Schadenpauschale in Höhe von XXXX Euro zu entrichten.“

Fazit: Der Vertrag muss so präzise wie möglich alle Details enthalten. Lassen Sie ihn von einem Juristen prüfen oder wenigstens von einem kompetenten Kollegen gegenlesen.

Wichtig ist, dass er dabei genauestens auf inhaltliche Widersprüche achtet sowie auf Formulierungen, die lediglich einen Wunsch ausdrücken und nicht präzise im Indikativ beschreiben, was konkret am Veranstaltungstermin geschieht.

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