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PR-Tipps: Ihr persönlicher PR-Tagesplaner

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Eine der meistgestellten Fragen an die Redaktion von PR Praxis lautet: "Wie sieht ein optimal geplanter PR-Arbeitstag aus?" Gerne geben wir Ihnen darauf die Antwort. Denn nur eine gute Planung führt zu effizienter PR-Arbeit.

Ihr Handlungsraum wird begrenzt, und zwar durch die Erwartungen Ihres Chefs und durch den Informationshunger der Journalisten. Und die Kunst besteht darin, beides zu erfüllen.
1. Ihr Chef will

  • das Unternehmen in der Presse sehen, und zwar mit positivem Echo,
  • als Experte gelten bei den Medien und in der Öffentlichkeit,
  • über medienwirksame Aktionen der Konkurrenz informiert werden,
  • den Bekanntheitsgrad des Unternehmens stetig erhöhen,
  • Analysen und Dokumentationen über Presse- und Werbemaßnahmen erhalten,
  • eine verlässliche interne und externe Kommunikation installiert wissen.

2. Journalisten wollen

  • Informationen zu aktuellen Themen,
  • journalistisch aufbereitete Pressetexte, also Beiträge mit hohem Informationsgehalt, mit klarer Botschaft, ohne Werbeschnörkel,
  • harte Fakten zu Ihren Gewinnen und Verlusten,
  • Branchenergebnisse und Unternehmensentwicklungen,
  • Meldungen zu herausragenden Veranstaltungen und Aktionen,
  • Presse- und Hintergrundgespräche über Perspektiven und Ziele,
  • einen kompetenten und verlässlichen Ansprechpartner im Unternehmen.

3. Sie wollen

  • Ihren Job behalten,
  • Ihre Arbeit professionell und effizient gut erledigen,
  • auf beiden Seiten die Anforderungen erfüllen, also die des Chefs und die der Journalisten,
  • ein informierter und kompetenter Ansprechpartner in PR-Fragen für Ihren Chef und Journalisten sein,
  • Freiraum haben für Kreativität und Entscheidungen, eigene Konzepte entwerfen und Ideen einbringen.

Das alles erfordert ein hohen Maß an Flexibilität, Kommunikationsfähigkeit, aber auch Struktur im Arbeitsalltag. Planen heißt also das Zauberwort, aber bitte berücksichtigen Sie gewisse Zeitfenster. Denn diese benötigen Sie, um auch auf unvorhersehbare Anfragen und Ereignisse reagieren und Projekte begleiten zu können. So verlieren Sie trotz der alltäglichen Pflichtübung die große Linie nicht aus dem Auge.
Hier ein Muster für eine solche Tagesplanung:

9.00 h - 9.30 h
Zeitungslektüre
9.30 h bis 10.00 h Auswertung und Dokumentation der wichtigen Themen
10.00 h bis 11.00 h Chef-, Team- oder Projektbesprechung
11.00 h bis 13.00 h Pressemitteilung verfassen und versenden, Projektzeitplan erstellen, Aufträge für die Agentur/ für die Ausschreibung formulieren, Termine vereinbaren, Redaktionsanrufe/-gespräche durchführen, Mitarbeiterinformationen zu aktuellen Ereignissen verfassen und ins Intranet stellen etc.
14.00 h bis 15.00 h Besprechungen auswerten, Protokolle erstellen und verteilen, Arbeitsaufträge in Sachen PR aus Projektbesprechungen schriftlich festhalten und versenden Terminsachen erledigen wie Rückrufe, Texte redigieren, umgehende Antwort auf eingehende Presseanfragen
(Achtung: Redaktionsschluss am späten Nachmittag)
15.00 h bis 16.00 h Nicht dringliche Korrespondenz/E-Mails erledigen, Texte verfassen ohne tagesaktuelle Deadline, Projektarbeit erledigen: z. B. für Kampagnen, Events, Erstellung neuer Werbemittel
16.00 h bis Ende Pflichtaufgaben: Aktualisierung des Presseverteilers, Zusammenstellen des Presseverteilers für die nächste PR-Aktion Aktualisierung/Pflege des digitalen Pressebereichs im Internet, Recherche im Netz für eigene PR-Ideensammlung Konzept für nächste PR-Aktion schreiben Nächsten Arbeitstag planen

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