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Pressemitteilung und Presseverteiler sind die Basis-Instrumente Ihrer Arbeit

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Von coupling-media,

Wie bringen Sie Ihr Thema an den Journalisten?Das ist die Frage der Fragen. Darüber grübeln Sie nach, denn die Antwort ist entscheidend für Ihren Erfolg. Wenn Journalisten Ihre Pressemitteilung beachten und veröffentlichen, dann ist Ihr Chef zufrieden. Und letztendlich sichert das Ihren Job. Aber Achtung! Die Methoden so mancher Lehrbücher sind überholt: Zum klassischen Versand Ihrer Pressemitteilung kommen die Online-Möglichkeiten hinzu. Und Sie sind gut beraten, diese Formen zu mischen.

Ihre E-Mail-Pressemitteilung im Visier

Mehr als 200 Pressemitteilungen landen täglich und durchschnittlich in Deutschlands Zeitungsredaktionen, die als Online-Version versendet werden. Das geht schnell, weil Kopierarbeiten, Eintüten, Etikettieren und der Weg zum Postamt entfallen. Das spart Geld, weil der Versand papier- und portolos geschieht. Aber es birgt auch die Gefahr, in der langen Mail- Reihe zur Bedeutungslosigkeit zu verblassen, weil andere Namen die Aktualität definieren, z. B. wenn BMW seine Jahresbilanz veröffentlicht oder wenn der Quelle-Ausverkauf strategisch zum Desaster wird oder wenn der Fußballwettskandal noch weitere Kreise zieht.
So begleitet Ihren E-Mail-Versand die berechtigte Frage: Wird der Journalist sie lesen, beachten und sogar verarbeiten?
Immerhin bräuchte es nur ein Klick auf die Tastatur und er würde sich inmitten Ihres Themas wiederfinden. Aber mit einer mindestens 90-prozentigen Wahrscheinlichkeit klickt der Journalist nicht. Es sei denn, gerade überschlagen sich in Ihrem Unternehmen Krisenmeldungen, die einen handfesten Skandal vermuten lassen, oder Sie rangieren auf der Dax- 30-Liste. Trifft dies nicht zu, dann minimiert sich Ihre Chance um weitere fünf Prozent. Das alles ist jedoch kein Dilemma, wenn Sie jede, wirklich jede Schlüsselwirkung für das Erstellen und Versenden Ihrer Pressemitteilung beachten.

6 Tipps für die optimale Wirkung Ihrer E-Mail-Pressemitteilung

1. Stellen Sie Ihren Verteiler sorgsam und aktuell zusammen
Bitte versenden Sie nie, niemals nach dem Gießkannenprinzip. Auch wenn die Versuchung groß ist, mit einem Tastendruck 2.000 oder gar 4.000 Journalisten zu erreichen, vielleicht mit Hilfe eines groß angelegten gekauften Verteilers oder einer Dienstleistungsagentur, die Ihren Versand sicherlich gerne übernimmt: Verzichten Sie darauf. Denn es kostet viel Geld und generiert wenig Wirkung.
Besser ist:

  • Recherchieren Sie durch Lesen von Zeitungen und Fachblättern, durch Beobachten von Radio- und TV-Formaten, welche Redaktion, welcher Journalist Ihre Themen bearbeitet und beachtet. Diese Auswertung ist für den Aufbau Ihres Presseverteilers und für die Kontaktaufnahme zu den Journalisten wichtig.
  • Wenn Sie mit Hilfe von Dienstleistern Ihren Verteiler zusammenstellen möchten, dann macht das nur dann Sinn, wenn Sie Ihrem Auftrag Schlüsselwörter hinzufügen, damit nur die Redakteure in Ihren Verteiler gelangen, die sich wirklich mit Ihren Themen befassen. Wenn Sie zum Beispiel in der Gesundheitsbranche tätig sind, so lauten Ihre Schlüsselwörter Medizin, Wissenschaft, Gesundheit etc., unter anderen bietet Zimpel solche detaillierten Möglichkeiten an: www.zimpel.de.
  • Recherchieren Sie, welche Presseportale für Ihre Branche am ehesten in Frage kommt. Unter www.pr-gateway.de/presseportale finden Sie eine Übersicht zu kostenlosen Presseportalen.
  • Bilden Sie in Ihrem Presseverteiler auf jeden Fall eine VIP-Kategorie. In diese werden die Journalisten aufgenommen, die regelmäßig und positiv über Ihr Unternehmen berichten, und darüber hinaus Journalisten, mit denen Sie im persönlichen Kontakt stehen. Initiieren Sie das ganze Jahr hindurch Gesprächssituationen mit Journalisten, z. B. durch
    • Telefonkontakt
    • Redaktionsbesuch
    • Einladung zu Ihrer Pressekonferenz und zu Events
    • Einladungen zum Journalistengespräch an Ihren Messestand
    • Einladung zu einem Pressefrühstück zu Beginn des Jahres etc.

2. Geben Sie sich mit Ihrer E-Mail zu erkennen.

  • Versteckspiele und Werbefloskeln sind für Ihre E-Mail-Pressemitteilungen ein absolutes K.o.-Kriterium.
  • Geben Sie sich schon in der Betreffzeile namentlich zu erkennen.
  • Schreiben Sie schon in der Betreffzeile das Wort Pressemitteilung oder PM, damit der Journalist weiß, es handelt sich um eine Information und nicht um eine Werbung.
  • Ihnen bleiben 7 Worte für die Headline - dann muss der Journalist wissen, um welches Thema sich Ihre Pressemitteilung dreht. Die Betreffzeile ist also die wichtigste Zeile Ihrer E-Mail-Pressemitteilung.

3. Beginnen Sie Ihren E-Mail-Text mit einem weiteren Header.

  • Ergänzen Sie die Betreffzeile um eine weitere Information zum Thema.
  • Formulieren Sie hier die Essenz IhresThemas.
  • Stellen Sie den Zusammenhang zur Betreffzeile her.
  • Formulieren Sie die Schlüsselworte Ihrer Pressemitteilung.

4. Schreiben Sie Ihren Textblock im journalistischen Stil.

  • Das Wichtigste gehört an den Anfang, und zwar prägnant und pointiert.
  • Erweitern Sie Ihre Information zum Textende hin mit Angaben zu weiterführenden Informationen im Pressebereich Ihrer Website oder teasern Sie Ihren Pressetext mit wenigen Zeilen an.
  • Setzen Sie einen Link zum ausführlichen und ungekürzten Pressetext im Pressebereich Ihrer Website. Übrigens: 400 Zeichen sollten bei einer angeteaserten E-Mail-Pressemitteilung nicht überschritten werden. Denn hier geht es nur um einen Überblick, um das Nennen Ihrer Nachricht, das Wecken der Neugierde auf die Details. Und die findet der Journalist im Anhang bzw. auf Ihrer Website.

5. Fügen Sie keine hochaufgelösten Fotos an.

  • Bieten Sie Pressefotos als Download im Pressebereich Ihrer Website an und setzen Sie den Link dazu.
  • Fügen Sie bei Bedarf nur Bilder mit 72 dpi an, vorzugsweise im JPG-Format.


ACHTUNG:
Die Datenmenge für Ihre Mail ist begrenzt und darf nicht größer als 5 MB sein, diese Grenze akzeptieren die meisten Redaktionen. Ansonten risikieren Sie, dass Ihre Pressemitteilung nicht zugestellt und somit ungelesen bleibt.
6. Nennen Sie am Ende der E-Mail Ihren Pressekontakt.
Zu den Kontaktdaten zählen Ihr Name, Ihre Funktion, der Unternehmensname, die Unternehmensanschrift, Telefon und Faxnummer, Handynummer und E-Mail-Kontakt, URL.
HINWEIS:
Eine Pressemitteilung ist kein persönlicher Brief. Sie ist sachlich, bringt Fakten und verzichtet auf jegliche Floskeln. Folglich sollten Sie auf Anrede und Grußformel verzichten. Sie wirken nicht professionell, sondern überflüssig. Fügen Sie auch Ihrer E-Mail-Pressemitteilung eine laufende Pressenummer bei, so erleichtern Sie die Zuordnung, die Zitierfähigkeit und die Archivierung.
FAZIT:
Das Versenden Ihrer E-Mail-Presse - mitteilung spart Zeit und Geld. Fragen Sie sich vor jeder PM-Veröffentichung: Für wen ist die Nachricht relevant? Ein Versenden nach dem Gießkannenprinzip ist kontraproduktiv, weil es die Erfolgskontrolle erschwert, weil es zu 95 Prozent die Redaktionen nicht interessiert und weil die Allround-Versendung wenig professionell wirkt. Besser ist es, Sie stellen einen Fachverteiler zusammen, der stets aktuell ist und aus persönlichen Kontakten besteht.

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