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Presseveranstaltung: So füllen Sie Ihre Moderatorenrolle perfekt aus

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Bei Pressekonferenzen ist es Ihre Aufgabe, die Veranstaltung zu moderieren. Kein leichter Job, denn als Moderator sorgen Sie einerseits dafür, dass die Repräsentanten Ihres Unternehmens sich optimal präsentieren.

Andererseits achten Sie auch darauf, dass die Unternehmensvertreter nicht zu weitschweifig sind. Außerdem liegt es in Ihren Händen, dass die Journalisten zu Wort kommen und ihre Fragen ausreichend beantwortet werden. Wie Sie den mehrfachen Spagat schaffen, lesen Sie hier.

Informieren Sie die Redner aus Ihrem Hause über Ihre Aufgabe, besprechen Sie mit ihnen den Ablauf der Pressekonferenz und erklären Sie das Prozedere innerhalb der Fragerunde.

Das 1. Wort haben Sie

Denn es ist Ihre Aufgabe, die Pressekonferenz offiziell zu beginnen. Sie begrüßen die anwesenden Journalisten, stellen sich selbst kurz vor – Name und Funktion – und erklären mit wenigen Worten, worum es geht. Nehmen Sie dabei aber nichts vorweg, was anschließend die Redner vortragen.

Tipp: Immer wieder werde ich gefragt, welche Begrüßungsformel die richtige ist: „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ oder doch lieber „Sehr geehrte Damen und Herren“? Die Antwort ist: Es kommt darauf an. Wenn Sie vorher als Journalistin oder Journalist gearbeitet haben und dann auf die „andere Seite“ wechselten, dürfen Sie schon noch die „lieben Kolleginnen und Kollegen“ begrüßen.

Ansonsten empfehlen wir die etwas distanziertere Ansprache. Schließlich kennen Sie auch nicht von jedem einzelnen Anwesenden die Haltung zu PR-Vertretern, die ja durchaus auch ambivalent sein kann.

Nach einer wirklich kurzen(!) Begrüßung stellen Sie die Referenten vor und erteilen dem 1. Redner das Wort. Beendet dieser seinen Beitrag, ist es Ihre Aufgabe, dem nächsten Referenten das Wort zu geben. Das machen Sie, indem Sie ihn mit Namen vorstellen und kurz sagen, wozu er sich äußern wird.

Tipp: Begrenzen Sie die Statements auf maximal 5 Minuten. Da es jedem leicht passieren kann, doch länger zu sprechen, vereinbaren Sie unbedingt ein Zeichen (Handzeichen, Kopf - nicken …), das dem Redner signalisiert, dass seine Redezeit um ist und er zum Ende kommen muss.

Das sind Spielregeln für die Fragerunde

Im Anschluss an die Statements bekommen die Journalisten die Gelegenheit zu einer Fragerunde. Sie eröffnen diese, indem Sie die Pressevertreter auffordern, ihre Fragen zu stellen. Melden sich Journalisten, erteilen Sie ihnen das Wort. Dabei ist es wichtig, dass Sie keinen bevorzugen. Behandeln Sie alle gleich und erteilen Sie ihnen in der Reihenfolge ihrer Meldung das Wort.

Hier ist es besonders gut, wenn Sie den Journalisten kennen und mit Namen ansprechen. Denn das zeigt zum einen Ihre Wertschätzung und hilft zum anderen den Rednern, wenn diese nachher die Frage beantworten, den Journalisten auch mit Namen anzusprechen.

Gibt es viele Wortmeldungen, schreiben Sie sich auf, von wem – und zwar in der Reihenfolge der Meldung. Signalisieren Sie dem Journalisten mit einem Kopfnicken, dass Sie gesehen haben, dass er eine Frage stellen möchte. Dann braucht er nicht die ganze Zeit ein Handzeichen zu geben, bis er an der Reihe ist, sondern kann sich darauf konzentrieren, den Fragen der Kollegen und den Antworten zu lauschen.

Zu Ihren Aufgaben gehört es auch, zu entscheiden, welcher Redner die gestellte Frage beantworten soll, und diese zur Beantwortung an den geeigneten Referenten zu geben. Sind Sie dabei unsicher, fragen Sie die Redner einfach, wer antworten möchte.

Da die Referenten auch bei der Beantwortung der Fragen schnell lang - atmig werden, vereinbaren Sie doch für diesen Fall ein Zeichen, damit der Einzelne zum Ende kommt. Beobachten Sie zu diesem Zweck aufmerksam die anwesenden Journalisten. Macht sich Unruhe breit, ist es für Sie Zeit, das Zeichen zu geben.

So machen Sie richtig Schluss

Sie als Moderator stellen sicher, dass die Fragen der Journalisten ausreichend und zu deren Zufriedenheit beantwortet werden. Sind Sie nicht sicher, sprechen Sie den betreffenden Journalisten ruhig direkt an und fragen ihn, ob die gegebene Erklärung ihm genügt.

Gibt es keine Meldungen und keine Nachfragen mehr, beenden Sie die Pressekonferenz offiziell. Sagen Sie ruhig, dass Sie keine Wortmeldung mehr sehen und Sie daher annehmen, dass alle Fragen beantwortet sind. Bedanken Sie sich auch im Namen der Referenten und verabschieden Sie die Journalisten.

Auf einen Blick: Die 7 Dos der perfekten Moderation

  1. Begrüßung der Journalisten im Namen des einladenden Unternehmens
  2. Vorstellung der eigenen Person mit Namen und Funktion
  3. Vorstellung der Redner
  4. kurze(!) Einführung ins Thema
  5. Erteilung des Wortes an den 1., 2., 3. ... Redner
  6. Eröffnung und Moderation der Fragerunde
  7. Schließen der Fragerunde und Dank an die teilnehmenden Journalisten
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