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Presseverteiler: Diese Angaben gehören unbedingt in Ihre Medien-Adressliste

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Das Konzept für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation steht, jetzt geht's an die praktische Arbeit: Ganz oben auf der To-do-Liste steht der Aufbau eines Presseverteilers, damit Sie den Medien Ihre Pressemitteilungen und Veranstaltungshinweise schicken können.

Wie man dieses Basis-Instrument optimal aufbaut, ist immer wieder Thema in der Redaktions-Hotline der „PR Praxis” . Daher haben wir uns entschieden, im Detail zu erläutern, wie es geht und worauf Sie achten sollten.

Als Erstes überlegen Sie sich, in welchen Medien Sie Ihre News veröffentlichen möchten, damit Sie Ihre Zielgruppen (wie Kunden, Geschäftspartner) erreichen. Angenommen, Ihre Firma stellt technische Geräte für die Industrie her.

Dann gehören in erster Linie die Wirtschafts- und Fachpresse (Print- und Online- Medium, TV und Radio) sowie freie Journalisten in Ihren Verteiler, dazu die lokalen und regionalen Medien.

Letztere sind für Meldungen wie „Tag der offenen Tür“ beispielsweise unverzichtbar. Für ein Unternehmen, das etwa Kosmetikprodukte herstellt, sind zusätzlich auch Publikumszeitschriften wie Frauenmagazine relevant. Grundsätzlich gilt: Welche Medien Sie in Ihren Verteiler aufnehmen, hängt von Ihren Zielgruppen und der Art der Meldungen ab.

Welche Daten gehören in die Verteilerliste?

Bevor Sie mit dem Recherchieren der Adressen und Ansprechpartner des jeweiligen Mediums beginnen, legen Sie eine Verteilerliste an, beispielsweise als Excel-Tabelle.

Die Tabelle/Liste sollte Spalten für folgende Daten haben:

  • Medium
  • Ansprechpartner
  • Position des Ansprechpartners
  • Ressort
  • Festnetz: Telefondurchwahl
  • Handynummer
  • E-Mail-Adresse
  • Anschrift Redaktion
  • Faxnummer
  • Spalte für Bemerkungen (etwa Termine von Redaktionskonferenzen, Redaktionsschluss)

Welche Medien werden welchen Kategorien zugeordnet?

Sie legen Gruppen fest, nach denen Sie die Medien ordnen wollen, wie Tagespresse (lokal, regional, bundesweit), Wochenzeitschriften, Monatsmagazine, Online- Medien, TV- und Radiosender, freie Journalisten und Blogger. Sie können aber auch nach Wirtschaftspresse, Publikumszeitschriften, Anzeigenblättern, Online- Medien, Kundenmagazinen unterteilen.

Die Differenzierung hängt von Ihrer Nutzung ab. Von einer rein alphabetischen Auflistung der verschiedenen Medien raten wir dringend ab. Denn zum einen scrollen Sie in einer solchen Liste ständig auf der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner oder der gesuchten Mediengattung, und zum anderen ist es so viel schwieriger, die Medien zu selektieren, die Sie anschreiben wollen.

Wer sind die Ansprechpartner?

Ist die Verteilerliste angelegt, geht's ans Recherchieren der Medien, Ansprechpartner und sonstigen Kontaktdaten. Erste Informationen finden Sie im Internet und bei einem Blick ins Impressum der jeweiligen Zeitung/Zeitschrift. Um den richtigen Ansprechpartner herauszufinden, ist meistens zusätzlich ein Anruf in der Redaktion notwendig.

Am besten Sie lassen sich gleich mit dem zuständigen Redakteur verbinden. Nutzen Sie die Gelegenheit, stellen Sie sich als Kontaktpartner für die Presse vor (vorausgesetzt, Sie sind es), fragen Sie, an welchen News er besonders interessiert ist und ob es Besonderheiten zu beachten gibt.

Hilfreich: Presseverzeichnisse

Anstatt selbst alles zu recherchieren, können Sie auch in Presseverzeichnissen nachsehen. Die sind allerdings kostenpflichtig. Es gibt sie als Printausgabe und/oder online. Beide Versionen werden regelmäßig aktualisiert.

Die bekanntesten Verzeichnisse sind STAMM, Zimpel und Kroll. Neben den Kontaktdaten der Ansprechpartner enthalten diese Verzeichnisse auch Tarife, Termine und technische Daten der Kommunikationsbranche.

Man muss übrigens nicht immer das komplette Presseverzeichnis kaufen, sondern kann auch nur Daten von bestimmten Medien (beispielsweise aus dem Bereich Wirtschaft, Umwelt, Ernährung) erwerben.

Vermeiden Sie Massenaussendungen ...

Sobald Sie alle Daten in Ihren Verteiler aufgenommen haben, können Sie auch schon loslegen und Ihre 1. Pressemitteilung versenden. Vermeiden Sie jedoch Massenaussendungen mit Anreden wie „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Die persönliche Ansprache erhöht die Chance, dass der Journalist die Pressemitteilung auch liest. Sie haben sich im Vorfeld die Mühe gemacht, den richtigen Ansprechpartner zu finden, dann sprechen Sie ihn auch stets gezielt an.

… und schicken Sie personalisierte Serien-E-Mails

Je nachdem, mit welcher Software Sie arbeiten, sind unter Umständen Zusatzprogramme/ Makros notwendig, um Serien- E-Mails mit personalisierter Anrede und PDF-Anhängen verschicken zu können. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Software-Anbieter. Informationen findet man auch in entsprechenden Foren im Internet.

Dort wird beispielsweise für Office ein externes Add-on wie Send Personally (www.mapilab.com) empfohlen und für Thunderbird die Zusatz- Tools Mail Merge oder Mail Tweak.

Nützlich: Verteilerpflege

Aktualisieren Sie Ihren Verteiler regelmäßig, denn es kommen immer mal wieder neue Medien hinzu. Eine Online- Recherche kann hier hilfreiche Informationen bieten. Auch wechseln die Journalisten in den Redaktionen beispielsweise schon mal die Zuständigkeiten in den Ressorts.

Erfragen Sie deshalb jährlich per E-Mail oder Telefon, ob sich Daten oder Ansprechpartner geändert haben. Nutzen Sie diese Abfrage zur Kontaktpflege.

Fazit: Überlegen Sie sich genau, wer zu Ihren Zielgruppen gehört und welche Meldungen Sie verschicken möchten, um die für Sie relevanten Medien herauszufiltern. Je nachdem, wie umfangreich Ihr Presseverteiler werden soll, kann es hilfreich sein, auf Presseverzeichnisse zurückzugreifen.

Einen Vorteil hat ein Anruf in den Redaktionen aber auf jeden Fall: Sie können so gleich Kontakt zu Ihren Ansprechpartnern aufnehmen und gezielt nach Wünschen/ Anregungen fragen. Und damit Ihr Presseverteiler stets up to date ist, sollten Sie 1-mal im Jahr die Daten überprüfen.

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