So meiden Sie die größten Messe-Fallen: Prüfen Sie rechtzeitig Verträge und Versicherungsschutz

Erstellt: 03.03.2009

Es ist lästig. Es ist mühsam. Aber empfehlenswert. Das Lesen des Kleingedruckten im Messevertrag gibt Ihnen Auskunft über den Versicherungsschutz während der Messe, über Haftungsschäden und über Lücken, die Sie bei Bedarf selbst füllen sollten. Und das Lesen des Kleingedruckten kann Ihr Budget schonen,weil Sie Doppelversicherungen vermeiden,weil Sie Ihren Versicherungsschutz sinnvoll erhöhen können,weil Sie erfahren, welche Konditionen mit dem Messeveranstalter verhandelbar sind,weil Sie wissen, was Sie unterlassen müssen, zum Beispiel das unangemeldete professionelle Fotografieren Ihres Messestands.Worauf es in Sachen Versicherungsschutz bei Messen zu achten gilt, stellt Ihnen PR Praxis vor.

Ihr Messeauftritt wird erst zum Erfolg, wenn zahlreiche Besucher Ihr Angebot zum Dialog wahrnehmen. Und das be - deutet: 8 Stunden am Tag und länger wird ein lebhaftes Interesse an Ihrem Unternehmen, Ihren Marken, Ihren Leistungen bestehen. Die Kehrseite der Medaille jedoch ist, dass Gefahren von Unfällen, Bruch und Diebstahl drohen. Damit Sie dieses Risiko, dessen finanzielle Schäden leicht in fünf-, sechsstellige Höhen schnellen können, nicht tragen müssen, sollten Sie den Abschluss von Versicherungen frühzeitig abwägen.
Hinweis
Auch wenn es bislang keine gesetzliche Versicherungspflicht gibt, bestehen die Messeveranstalter vertraglich darauf, dass die ausstellenden Unternehmen für einen ausreichenden Versicherungsschutz neben der allgemeinen Haftpflicht des Veranstalters selbst sorgen. Er ist also Bestandteil des Vertrags und mit Ihrer Unterschrift erkennen Sie diese Teilnahmebedingung an.
Dieser Standardschutz muss sein:
Prüfen Sie zunächst,
1. welche Versicherungen Ihr Messebetrag beinhaltet und
2. welche Risiken durch den Einsatz von Dienstleistern garantiert sind, um dann die für Sie richtigen Versicherungsverträge zusätzlich abzuschließen.
Zum grundsätzlichen Versicherungsschutz für Ihren Messeauftritt gehören
1. eine Versicherung gegen Diebstahl, Bruch und Elementarschäden, also z. B. gegen Brand und Wasser. Errechnen Sie den Wert Ihrer Stand-Bauelemente, Ihrer Ausstellungsgüter, einschließlich Exponate, Möbel, Technik, schätzen Sie das Gefahrenrisiko ein und legen Sie Ihrer Versicherungsagentur diese Liste sowie die Zeitangaben zur Ausstellung vor. In der Regel kostet diese Versicherung rund 5 % des Gesamtvolumens.
2. Eine Versicherung für Haftungsschäden, wenn Sie wertvolle Exponate Dritter versehentlich zerstören, wenn Personen an Ihrem Stand verunglücken. Als Richtwert gilt ein Versicherungsschutz von mindestens 1 Million Euro.
3. Transport- und Montageversicherung. Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen, eine Spedition, eine Messebaufirma beauftragen, beinhaltet der Vertrag in der Regel die Versicherungsbedingungen. Zu prüfen ist jedoch, ob der Umfang ausreichend ist und ob alle Bedingungen erfüllt werden, denn versichert sind nur die Leistungen der Fremdmitarbeiter, nicht die Schäden, die Ihre Mitarbeiter verursachen. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl weiterer Versicherungen, von der Unfallversicherung für die eigenen Mitarbeiter bis hin zur Messeausfallversicherung. Ob Sie diese wirklich benötigen, bleibt Ihrer eigenen Einschätzung überlassen; aus unserer Sicht sind sie verzichtbar und zählen nicht zur Basisversicherung für Messebeteiligungen.
Tipp
Beachten Sie die Anlage Ihres Messevertrags für Versicherungen. Oft bieten die Veranstalter preisgünstige Gesamtpakete an oder erreichen bessere Konditionen mit Vertragsversicherungen. Achten Sie ebenso auf die vertraglichen Pflichtversicherungen. Darüber hinaus sollten Sie jedoch nicht jede Vertragsposition akzeptieren. Es lohnt sich, beim Aussteller nachzufragen, ob Sie z. B. einen Frühbucherrabatt erhalten, das eine oder andere technische Equipment kosten - frei zur Verfügung gestellt werden kann oder die Zahlungsmodalitäten hinsichtlich Fristen und Ratenzahlung Ihren Vorstellungen gemäß sind.