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So nutzen Sie Ihre Telefon-Warteschleife für Ihre Öffentlichkeitsarbeit

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Egal, ob Interessenten, Kunden oder Journalisten - der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen erfolgt häufig über das Telefon. Doch nicht selten landet der Anrufer erst einmal in der Warteschleife. In der Regel dauert es dann 10 bis 90 Sekunden, bis der gewünschte Gesprächspartner erreichbar ist. Auf diese Weise kommen - selbst bei einem kleineren Unternehmen - pro Jahr mehr als 500 Stunden zusammen, die Anrufer in der Warteschleife verbringen. Bei Großunternehmen summieren sich sogar schnell mehrere Tausend Stunden. Diese sollten Sie nicht ungenutzt verstreichen lassen. ‘Warteschleifen werden häufig sträflich vernachlässigt und unterbewertet. Dabei sind sie doch bei jedem Kontakt das Aushängeschild eines Unternehmens’, betont Hans Bieger, Musikjournalist und Produzent gegenüber PR Praxis. Lesen Sie hier, wie Sie die Telefonwarteschleife zu einem wirksamen PR-Instrument machen und schon mit den ersten Tönen die Weichen für ein positives Gespräch stellen.

Die passende Warteschleife zu Ihrem Firmenimage
Natürlich kann eine Warteschleife kein Image schaffen, aber doch äußerst wirksam unterstützen. Das erkennen offenbar immer mehr Unternehmen und Verbände.
Einige Beispiele:

  • Anrufer der F.D.P. bekommen die politischen Kernaussagen der Partei auf originelle Weise in der Warteschleife präsentiert - mit dem ABBA-Klassiker ‘Money, money, money’. Die Musik wird immer wieder durch eingestreute Slogans wie ‘Mehr F.D.P. heißt weniger Steuern’ unterbrochen. Bieten sich aktuelle Anlässe, werden die politischen Texte gegen passende Warteschleifen-Spots getauscht: So lief während einer Schlechtwetterphase das Lied ‘Wann wird’s mal wieder richtig Sommer?’.
  • Anrufer der Düsseldorfer Kommunikationsagentur FGK können die Zeit in der Warteschleife für ein ‘Schreibtischyoga für Workaholics’ nutzen: Eine sonore Frauenstimme gibt dabei Trainingsanweisungen wie: ‘Schließen Sie die Augen ... Entspannen Sie - Blicken Sie in die Ferne ... Schauen Sie in Richtung Kinn ...’ In der Warteschleife des Bundesumweltministeriums werden Anrufer sogar mit Wolfsgeheul begrüßt. Die Bandansage ‘Das BMU unterstützt die Rückkehr der Wölfe’ klärt die Wartenden dann darüber auf, dass eines der ehrgeizigsten aktuellen Projekte des Ministeriums die Wiederansiedlung der Wölfe in deutschen Wäldern ist. Nicht selten ergibt sich aus der unkonventionellen Warteschleife der Aufhänger für einen lockeren und zwanglosen Gesprächseinstieg.


So nutzen Sie Ihre Telefonwarteschleife
Grundsätzlich können Sie die verschiedensten Themen und Anlässe in Ihrer Warteschleife aufgreifen. So eignet sich Ihre Telefonschleife z. B. hervorragend dazu:

  • Sonderangebote und Sonderverkäufe zu bewerben,
  • Dienstleistungen und Produkte vorzustellen,
  • Aktionen und Kampagnen anzukündigen,
  • zu Messen, Kongressen und Tagungen einzuladen,
  • Neueröffnungen und Umzüge anzuzeigen.


Tipp:
Grundsätzlich sollten Sie bei der Gestaltung Ihrer Warteschleifen-Texte Folgendes beachten:

  1. Das Telefon ist eines der schnellsten Kommunikationsmedien - in vielen Unternehmen lautet daher die Devise, dass ein Telefon nicht öfter als 3mal klingeln sollte, bis der zuständige Kollege das Gespräch annimmt. Deshalb: Stellen Sie Ihre Rufumleitung oder den Anrufbeantworter auch an, wenn Sie Ihr Büro nur für kurze Zeit verlassen.
  2. Nerven Sie Ihre Interessenten nicht mit langen Texten. Bieten Sie kurze, knappe Formulierungen.
  3. Zurückhaltung ist bei einer musikalischen Untermalung Ihrer Warteschleife angesagt: Bedenken Sie, dass durch die modernen sprachoptimierten Telefone viele Frequenzen als sehr schrill und störend empfunden werden. Popmusik lässt die Wartezeit kürzer erscheinen, strapaziert jedoch auch schnell die Nerven. Klassische Musik in D-Dur erscheint festlich und feierlich. In G-Moll gehaltene Musik dagegen tiefer und weicher.
  4. Humorige Texte sind eine extreme Gradwanderung - Sie sollten Sie nur dann einsetzen, wenn Sie sicher sind, dass dieser Stil wirklich zu Ihrem Unternehmensimage und zu Ihrem Angebot passt. Tabu sind Späße wie ‘Hermann, hallo? ... Ha, jetzt sind Sie reingefallen. Hier ist nur der Anrufbeantworter von Franz Hermann ...’
  5. Klären Sie mit Ihrer Geschäftsleitung, dass eine professionelle Warteschleife auch eine moderne Telefonanlage bedingt. Denn die Wirkung Ihrer Warteschleife hängt nicht unwesentlich von der Wiedergabe- und Tonqualität Ihres Telefons ab.
  6. Sprechen Sie Ihre Texte möglichst nicht selbst, sondern arbeiten Sie mit Profi-Sprechern zusammen.
  7. Nehmen Sie Vertonung und Schnitt selber vor, haben Sie einmalige technische Anschaffungskosten von ca. 1.000 €. Bei der Beauftragung von Tonstudios müssen Sie jeweils mit 500-800 € rechnen.
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