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So schaffen Sie die Voraussetzungen für eine reibungslose Veranstaltung

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Meistens sind es Kleinigkeiten, die für Ärger und Stress sorgen. Das gilt besonders bei Veranstaltungen. Die Redaktion des Fachinformationsdienstes PR Praxis hat deshalb für Sie eine Checkliste zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie im Handumdrehen sehen, ob alles vorbereitet ist und an alles gedacht wurde.

Bei Events kommt es auf die perfekte Vorbereitung an. Das ist kein Hexenwerk, sondern ganz einfach eine Frage der Organisation.

Mit unserer Checkliste denken Sie an alles. Prüfen Sie vor der Veranstaltung

  • Ist die Raumgröße richtig gewählt?
  • Sind ausreichend Stühle vorhanden?
  • Wurde wunschgemäß bestuhlt?
  • Ist das Schild für das Rednerpult fertig?
  • Funktioniert die Technik?
  • Verdunkelung
  • Klimaanlage
  • Heizung
  • Licht
  • Beamer
  • Mikrofon
  • Ist eine Ersatzbirne für den Beamer griffbereit?
  • Gibt es eine Leinwand, die herabgelassen werden kann – probieren Sie aus, wie das geht.
  • Funktioniert das Telefon im Veranstaltungsraum?
  • Geht die Internetverbindung?
  • Steht ein Flipchart mit ausreichend Papier und Stiften bereit?
  • Wurden Hinweisschilder zum Veranstaltungsraum aufgestellt?
  • Sind die Tische eingedeckt und dekoriert?
  • Wurden für alle Teilnehmer Namensschilder erstellt?
  • Sind die Roll-ups richtig positioniert?
  • Steht ein Glas und Wasser am Rednerpult bereit?
  • Sind genügend Kleiderbügel vorhanden, damit jeder Teilnehmer seinen Mantel / seine Jacke unterbringen kann.
  • Liegt die Anwesenheitsliste bereit?


Der PR Praxis-EXTRA-TIPP:

Der Veranstaltungsraum wird meist schon gebucht, bevor die genaue Teilnehmerzahl bekannt ist.

Prüfen Sie daher kurz vor dem Event, wenn also alle Anmeldungen vorliegen, ob die Größe des Raumes zur tatsächlichen Teilnehmerzahl passt.

  • Prüfen Sie während der Veranstaltung
  • Ist die Raumtemperatur angenehm?
  • Hat der Redner noch ausreichend Wasser?
  • Haben die Teilnehmer noch Getränke?
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