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So sind Sie bei Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier steuerlich auf der sicheren Seite

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Von dgx,

Nun stehen schon bald wieder die betrieblichen Weihnachtsfeiern an. Bestimmt werden auch Sie sich mit einer geselligen Veranstaltung bei den Mitarbeitern Ihres Unternehmens für deren Einsatz bedanken wollen. Denken Sie aber daran: Die Zuwendungen, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen solcher Veranstaltungen erhalten, sind für sie zwar steuerfrei.

Aber nur, wenn Ihr Unternehmen

  • pro Jahr nicht mehr als 2 gesellige Veranstaltungen ausrichtet und
  • die Kosten, die dabei pro Veranstaltung und teilnehmendem Mitarbeiter anfallen, nicht mehr als 110 € inkl. Umsatzsteuer betragen (R 19.5 Abs. 4 LStR).

Wichtig: Die 110-€-Grenze ist kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze.

Das heißt: Werden die 110 € auch nur um 1 € überschritten, werden die gesamten Kosten je Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenpflichtig! Aber: Es gibt zwei Lösungen, wie Sie dieses Problem elegant umschiffen!

Lösung 1: 110-€-Grenze gilt nur für geselligen Teil

Findige Arbeitgeber nutzen die Gelegenheit, dass alle Mitarbeiter versammelt sind, um zunächst eine Schulung bzw. Informationsveranstaltung anzusetzen und erst danach den geselligen Teil einzuläuten. Vorteil: Die Kosten des betrieblichen und des geselligen Teils können getrennt werden.

Nur die auf den geselligen Teil entfallenden Kosten müssen Sie dabei voll auf die 110-€-Grenze anrechnen. Kosten, die beide Teile betreffen, können Sie zeitanteilig aufschlüsseln (z. B. Kosten für An- und Abreise). Die übrigen Kosten sind dagegen in unbegrenzter Höhe steuerfrei (BFH, Az. VI R 55/07).

Beispiel: Ein Unternehmen veranstaltet eine Betriebsversammlung in Stadtsaal. Im Anschluss daran findet die Weihnachtsfeier mit Unterhaltungsprogramm statt. Nur die Kosten für das Betriebsfest müssen in diesem Fall bei der 110-€-Grenze angerechnet

Praxis-Tipp: Teilen Sie alle Kosten, soweit möglich, dem betrieblichen und dem geselligen Teil der Veranstaltung zu. Kosten die beide betreffen, schlüsseln Sie nach dem Verhältnis betrieblicher Teil/geselliger Teil auf. Liegen die Kosten für den geselligen Teil nicht höher als 110 €, bleibt die Veranstaltung für die Mitarbeiter steuerfrei.

Lösung 2: Pauschalversteuerung

Ist von vornherein absehbar, dass die 110-€-Grenze überschritten wird, können Sie eine Steuerpflicht für die Mitarbeiter vermeiden, indem Sie die Kosten insgesamt mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Dann brauchen Sie die Kosten der Weihnachtsfeier den Mitarbeitern nicht zuzurechnen, also nicht individuell der Lohnversteuerung und den Sozialabgaben unterwerfen.

Und noch eine Möglichkeit:

Sie können mit Ihren Mitarbeitern, um eine Steuer- und Beitragspflicht zu umgehen, aber auch eine „Selbstbeteiligung“ vereinbaren. Die Mitarbeiter zahlen dann einen Zuschuss zur Weihnachtsfeier, um die 110-Euro-Grenze einzuhalten.

Tipp:
Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch ihre Angehörigen mitbringen dürfen. Denn hier gibt es einen in der Praxis wenig bekannten Haken: Die 110-Euro-Grenze gilt grundsätzlich pro Mitarbeiter. Bringt ein Mitarbeiter einen Angehörigen mit, erhöht sich die Grenze nicht etwa auf 220 Euro - sie bleibt bei 110 Euro. Darauf müssen Sie unbedingt achten.

Was aber, wenn viel weniger Gäste kommen als erwartet?

Auch das kann passieren: Sie rechnen mit 100 teilnehmenden Mitarbeitern. Entsprechend üppig fällt das Fest aus. Sie können ja 100 mal 110 Euro = 11.000 Euro ausgeben. Aufgrund einer Grippewelle können aber von den 100 Mitarbeitern, die zugesagt haben, nur 70 kommen.

Folge:
Da sich die Kosten aber nur unwesentlich verringern, wird die 110-Euro-Grenze überschritten. Und dann? In diesem Fall können Sie geltend machen, dass Sie ursprünglich mit viel mehr Gästen gerechnet haben (als Beweis führen Sie die schriftlichen Zusagen an), und nur aufgrund der besonderen Umstände Gäste ausbleiben und deshalb die 110-Euro-Grenze überschritten wurde.

Weisen Sie hierbei auf das Urteil Finanzgericht Düsseldorf hin (Urteil vom 17.1.2011, Az. 11 K 908/10 L). Gegen das Urteil ist zwar ein Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof anhängig (BFH, VI R 7/11) - doch immerhin können Sie das Urteil des FG Düsseldorf verwenden, um in strittigen Verfahren ein Ruhen des Verfahrens zu beantragen um in Ruhe abzuwarten. Und die Möglichkeit der Pauschalversteuerung, falls der BFH anders entscheidet, bleibt Ihnen ja immer noch.

Hierauf kommt es bei Geschenken an

Geschenke, die Sie im Rahmen der Weihnachtsfeier Ihren Mitarbeitern machen, dürfen nicht mehr 40 € inkl. Umsatzsteuer kosten. Andernfalls gelten die Kosten als Arbeitslohn und sind steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Aber: Die Aufwendungen zählen in diesem Fall allerdings nicht mehr zu den Kosten der Betriebsveranstaltung, bleiben bei der 110-Euro-Grenze also außen vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR).

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