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Tag der offenen Tür: Mit einem detaillierten Budgetplan erleben Sie keine bösen Überraschungen

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grüne Tafel mit Luftballons drumherum
© JiSIGN - Fotolia.com

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Natürlich möchten Sie, dass Ihre Einrichtung in der Öffentlichkeit bekannt wird und Sie Interessenten für Ihre vielfältigen Angebote finden. Das erreichen Sie mit einem Tag der offenen Tür. Ein Tag der offenen Tür bietet viele Vorteile. So können Sie z. B. Vertrauen und Gemeinschaftsgefühl aufbauen und sich bei treuen Kunden bedanken.

Einiges kann allerdings auch sprichwörtlich in die Hose gehen: Nicht nur am Tag selbst, sondern auch bei der Planung der Kosten. Besser ist es also, dass Sie das Budget detailliert planen.

So planen Sie das Budget für einen Tag der offenen Tür

Zunächst einmal: Ein erfolgreicher Tag der offenen Tür ist nicht von einem hohen Budget abhängig. Auch mit einem geringen Budget können Sie eine Veranstaltung organisieren, die allen Beteiligten in Erinnerung bleibt. Es gibt insgesamt 2 unterschiedliche Methoden der Budgetplanung:

  • Sie haben eine verbindliche Budgetvorgabe, die Sie nicht überschreiten dürfen. Ihr Tag der offenen Tür muss in diesem Kostenrahmen bleiben.
  • Sie müssen eine verbindliche Kalkulation aufstellen. Allerdings brauchen Sie auch hier einen ungefähren Kostenrahmen, innerhalb dessen die Veranstaltung bleiben soll.

Hinweis: Fast immer gibt es bereits vergleichbare Veranstaltungen, die in Ihrer Einrichtung bereits durchgeführt wurden. Nehmen Sie diese als Orientierungshilfe.

So kalkulieren Sie Ihr VeranstaltungsbudgetAls Veranstaltungsbudget wird die Summe aller Kosten bezeichnet, die für die Planung und Durchführung der Veranstaltung anfallen. In diesem Budget sind verschiedene Kostenarten enthalten, die Sie jeweils getrennt in einem Plan auflisten:

Nr.

Kostenart

Menge

Preis

Gesamtpreis

1. Planung und Organisation

1.1

Konzeptentwurf

 

 

 

1.2

Planung, Organisation

 

 

 

1.3

Telefon, Kopien etc.

 

 

 

1.4

...

 

 

 

Summe Planung und Organisation

 

2. Werbung, Kommunikation und Einladungen

2.1

Texter, Grafiker

 

 

 

2.2

Pressearbeit

 

 

 

2.3

Druck

 

 

 

2.4

Porto

 

 

 

2.5

...

 

 

 

Summe Werbung, Kommunikation und Einladungen

 

3. Kosten der Veranstaltung

3.1

Personalkosten (Aufbau, Abbau, Arbeitsstunden während der Veranstaltung)

 

 

 

3.2

Kosten Fremdpersonal

(z. B. Technik, Reinigung, Bedienung)

 

 

 

3.3

Catering

 

 

 

3.4

Referenten, Moderation

 

 

 

3.5

Rahmenprogramm

 

 

 

3.6

Dekoration, Einrichtung

 

 

 

3.7

Gastgeschenke, Give-aways

 

 

 

3.8

Versicherung, Gebühren (z. B. GEMA)

 

 

 

3.9

...

 

 

 

Summe Kosten der Veranstaltung

 

4. Nachbereitung

4.1.

Infomaterial verschicken

 

 

 

4.2.

 

 

 

Summe Kosten der Nachbereitung

 

Summe Budgetplanung gesamt

  

Hinweis: Schlüsseln Sie die Kosten so detailliert wie möglich auf. Häufig vergessen werden z. B. kleine Einzelbeträge, die aber in der Summe insgesamt hohe Kosten verursachen können. Planen Sie außerdem einen Pufferbetrag von ca. 5–10 % ein. Und falls Sie Einnahmen einplanen wie z. B. durch den Verkauf von Getränken, sollten Sie diese den Kosten auf jeden Fall gegenüberstellen. Achten Sie darauf, dass Ihre Kostenplanung immer auf dem aktuellen Stand ist – vor allem dann, wenn Sie den Tag der offenen Tür langfristig planen und es in der Zwischenzeit zu möglichen Preissteigerungen bei den einzelnen Posten kommen kann.

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