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Virtuelle Spender - Vorteile eines elektronischen Spenden-Newsletters

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Mit Newsletter Spenden sammeln
Spenden erhalten durch Newsletter

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Viele Organisationen und Vereine bieten auf ihrer Webseite oder in den klassischen Medien einen elektronischen Spenden-Newsletter an. Der Interessent kann diesen kostenfrei abonnieren erhält diesen in regelmäßigen Abständen.

Viele Organisationen und Vereine bieten mittlerweile auf ihrer Webseite oder in den klassischen Medien einen so genannten elektronischen Spenden-Newsletter an. Der Interessent kann diesen kostenfrei abonnieren und im regelmäßigen Abstand per Mail beziehen. Besonders für kleine bis mittlere Organisationen, Vereine oder Stiftungen kann dieses Bindungsinstrument eine ideale Ergänzung der bisherigen Spenderkommunikation darstellen.

Doch Vorsicht! Eine schlichte Sammel-Mail mit den neusten Projekten Ihrer Organisation und einer nachfolgenden Bitte um eine Spende kann, falsch angewendet, als "Bumerang" von verärgerten Wohltätern zu Ihnen zurückkommen! Das "Wie" entscheidet, ob der Newsletter in Form von E-Mail als willkommene Information oder schlicht als "Spam" - als unerwünschte Werbemail - wahrgenommen wird.

Kostengünstige Kommunikation mit dem Spender

Der elektronische Newsletter ist dabei schnell und kostengünstig. Per E-Mail kann Ihre Organisation einen Spender im festgelegten Turnus über die Organisation und aktuelle Projekte informieren. Zum anderen bietet diese Basis auch die Möglichkeit, bereits wenige Stunden nach einem Ereignis Kurzinfos in einer Art "Alarm-Mailing" an die Spender und Mitglieder zu versenden.

Ein klassischer Info-Brief oder Projektbericht dauert von Text und Grafik bis zum Versand im Idealfall 1 Woche. Der Versand von E-Mails ist dabei weitaus kostengünstiger als der Postweg. Der Erfolg, insbesondere der Erhalt und die Reaktion auf den Newsletter, kann mittels spezieller Software ziemlich genau gemessen werden.

Bisherige Nutzung von Spender-Newslettern prüfen

Um mit Ihren Mitgliedern und Spendern per E-Mail Kontakt aufzunehmen, sind einige vorbereitende Maßnahmen notwendig. Bevor Sie schon an die Gestaltung eines Newsletters denken, sollten Sie überprüfen, wie in Ihrer Organisation allgemein mit der Thematik "E-Mail-Verkehr" überhaupt umgegangen wird. Beantworten Sie dazu folgende Fragen:

Fragenkatalog: Nutzung eines Spenden-Newsletters zur Kommunikation mit Spendern

  • Wird die E-Mail bis dato ausschließlich geschäftlich genutzt?
  • Werden die E-Mail-Adressen der Förderer und Spender genauso selbstverständlich wie die Adresse und Telefonnummer mit in die Spenderdatenbank aufgenommen?
  • Werden E-Mail-Adressen von Förderern regelmäßig aktualisiert?

Bauen Sie einen E-Mail-Adress-Stamm für Spenden-Newsletter auf

Was sich bei diesen Fragestellungen herauskristallisiert, ist die eigentliche Basis eines E-Mail-Newsletters. Sie benötigen einen soliden Stamm an E-Mail-Adressen. Achten Sie bei jedem Spendergespräch darauf, dass Sie nach der aktuellen E-Mail-Adresse fragen. Und Sie werden staunen bei der Mehrzahl der Spender ist die Reaktion auf diese Frage durchaus positiv.

Besonders bei der Generation 50plus erfreut sich die Kommunikation per E-Mail erfahrungsgemäß wachsender Beliebtheit. Ebenso sollten Sie alle Medien außerhalb des Internets für die Generierung von Mail-Adressen nutzen. Dies kann über z. B. Antwortmöglichkeiten auf Gewinnspiele oder über Umfragen geschehen.

Auch auf Spendenformularen oder sonstigen Antwort-Coupons sollten Sie die E-Mail-Adresse des bestehenden oder potenziellen Spenders abfragen. Neben den klassischen Medien ist natürlich das Internet der ideale Kanal zur Gewinnung von E-Mail-Adressen. So sollten Sie z. B. bei jeder E-Mail eines Spenders, die Sie erreicht, prüfen, ob sie schon in den Spenderdaten vermerkt ist. Sind Sie und Ihre Mitarbeiter sensibilisiert für die stete Gewinnung und Aktualisierung von Empfängeradressen, sind Sie dem Versand eines E-Mail-Newsletters einen wichtigen Schritt näher gekommen.

Versandmöglichkeiten eines Spenden-Newsletters

Prinzipiell gibt es 2 Varianten:

Variante 1: Zum einen können Sie sich bei einem kleinen Stamm von Adressen eine Newsletter-Software-Lizenz für das eigene Betriebssystem kaufen und den Spenden-Newsletter über den eigenen Server versenden. Die Grenzen dieser Möglichkeit sind bei zunehmender Versandhöhe allerdings schnell erreicht. Weiterhin bieten einfache Software-Varianten selten eine Möglichkeit des "Reportings" an, einer datenmäßigen Auswertung über den Erfolg des Newsletters.

Variante 2: Die in der Regel teurere Möglichkeit ist die Realisierung des kompletten Newsletter-Versandes über einen externen Dienstleister. Diese so genannten "Application Service Provider (ASP)" bieten die Software samt Server in einem standardisierten Verfahren an. Über einen kennwortgeschützten Zugang auf einer bereitgestellten Domain können Sie den Versand sowie die Datenverwaltung bequem, ohne Last auf dem eigenen Server extern realisieren. Eine Vielzahl von Agenturen haben sich in diesem Feld spezialisiert und bieten von der Gestaltung des Newsletters bis hin zum Versand ein Komplettpaket an. Abgerechnet wird der Versand dann in der Regel allerdings pro E-Mail. Ein Erfolg, im Sinne eines rasanten Anstiegs an Abonnenten, kann so schnell zum Kostenfaktor werden.

Sie sollten unbedingt mehrere Angebote auf die angenommene Versandmenge hin prüfen. Ein Vergleich lohnt sich!

E-Mail-Newsletter an Spender und Mitglieder - Rechtliche Vorschriften beachten!

Beim Versand von einem E-Mail-Newsletter an Spender oder Mitglieder sollten sie auf rechtliche Vorschriften acht geben. Üblich und rechtlich abgesichert ist das so genannte "Double-Opt-In-Verfahren", in dem Sie dem Interessenten, nachdem er bei Ihnen den Newsletter bestellt hat, eine Begrüßungs- Mail senden, die einen Link enthält, der nach Anklicken erst die endgültige Bestätigung auslöst. So vermeiden Sie, dass der Spenden-Newsletter an Empfänger geht, die ihn eigentlich gar nicht bestellt haben (z. B. durch Fehler bei der Adresseingabe.) Erarbeiten Sie sich so einen zufriedenen Stamm an Abonnenten!

Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb gilt auch bei Spenden-Mails

Zum rechtlichen Hintergrund von E-Mail-Newslettern sind seit September 2004 einige Änderungen in Kraft getreten, die Sie in Ihrem und vor allen Dingen im Sinne Ihrer Spender unbedingt beachten sollten. Das UWG (Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb) wurde dahingehend novelliert, dass das Versenden elektronischer Post, ohne dass eine Einwilligung des Adressaten vorliegt, als eine unzumutbare Belästigung einzustufen ist. Für Sie heißt das konkret, dass die Nutzung Ihres vorhandenen Adress-Stammes und neuer Adressen nur auf Einwilligung der Spender und Förderer geschehen darf.

Weiterhin muss diese Einwilligung schriftlich dokumentiert werden. Der Erhalt einer Einwilligung schafft im 1. Schritt Arbeit, macht aber für eine langfristige Bindung durchaus Sinn. Denn bei jemandem, der einen E-Mail-Newsletter unaufgefordert erhält, ist die Gefahr des Abbruchs und der Verärgerung recht hoch.

Layout: Holen Sie sich professionelle Unterstützung

Ihren E-Mail-Newsletter sollten Sie, wenn möglich, professionell gestalten lassen. Investieren Sie einmalig in die Gestaltung und suchen Sie sich eine Agentur oder einen Grafiker mit Erfahrung im Bereich der Programmierung. Beauftragen Sie diese Agentur, die Formatvorlagen des E-Mail-Newsletters zu erstellen. Möglicherweise bieten sich Ehrenamtliche in Ihrem Verein an, diese Arbeiten zu übernehmen, da diese vielleicht selber eine private Homepage haben.

In diesem Fall sollten Sie die Fähigkeiten genau prüfen. Oftmals macht ein "selbst gebastelter" Newsletter auf die Empfänger einen schlechten Eindruck. Weiterhin empfiehlt es sich anzusehen, wie die Konkurrenz arbeitet, und, um sich Anregungen zu holen, abonnieren Sie doch einfach E-Mail-Newsletter verschiedener Organisationen! Sie werden sehen, über Vergleiche erfahren Sie als realer Empfänger direkt die Kniffe und Tricks dieses Bindungsinstruments.

Im Allgemeinen sollten Sie bei der Gestaltung und Programmierung darauf achten, dass Sie Newsletter sowohl als reine Textvariante (so genannter "plain text") als auch in gestalteter Form (so genanntes "html-Format") zur Verfügung stellen. Die Kopplung dieser beiden Varianten nennt sich "Multipart-Format" und bietet dem Empfänger je nach Ausstattung seines Betriebssystems oder seiner Gewohnheiten im Umgang mit E-Mails die Wahlmöglichkeit, eine der beiden Varianten zu empfangen.

Denken Sie daran, dass sich die Seh- und Lesegewohnheiten für den E-Mail-Newsletter stark an denen einer Webseite orientieren. Weiterhin müssen Sie immer an eine sinnvolle Verknüpfung des E-Mail-Newsletters mit Ihrem Webauftritt denken. Von Verlinkungen in der Formatvorlage bis hin zu Links in den einzelnen Artikeln stellt der Newsletter das Verbindungselement zu Ihrer Webpräsenz dar! 

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