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Wenn ein Journalist anruft: So bearbeiten Sie Anfragen systematisch, schnell und professionell

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Von dgx,

Journalisten haben hohe Ansprüche an PR-Profis. Wir verraten Ihnen heute im Werbe- & PR-Profi, wie Sie diese erfüllen und damit ganz nebenbei die Grundlage schaffen für ein gutes Image Ihres Unternehmens in der Presse.

Die professionelle Pressestelle

Wahrscheinlich erreichen nicht alle Presseanfragen Sie direkt. Sicher gehen manchmal auch Ihre Mitarbeiter an den Apparat. Damit Ihnen präzise übermittelt wird, wer welche Informationen für welches Medium und bis wann benötigt, sollten Sie ein Formular für Presseanfragen entwickeln.

Alle Mitarbeiter, die Journalistenanrufe entgegennehmen, sollten das Formular erhalten und alle Informationen systematisch abfragen. „Heute noch?!“ - Seien Sie flexibel! „Müssen die denn immer so kurzfristig anrufen?“ Und: „Wie, der will heute noch ein Interview? Das geht nicht. Das soll er sich früher überlegen.“ Aus Erfahrung kenne ich die Klagen in vielen Unternehmen, dass Journalisten immer kurzfristig anfragen und dann schnell eine Antwort haben wollen.

Das ist nun einmal der Job von Journalisten. Wenn sie nicht tagesaktuell wären, würden wir nicht die neuesten Meldungen in der Zeitung lesen und in den Nachrichten hören. Bedenken Sie bei der nächsten eiligen Presseanfrage, dass auch Journalisten unter Zeitdruck stehen: Sie haben einen Redaktionsschluss, zu dem sie den geplanten Beitrag in der vereinbarten Länge abliefern müssen. Versuchen Sie, das auch Ihrer Geschäftsführung immer wieder bewusst zu machen, wenn Sie drängen müssen, um die Freigabe zu erhalten.

Schnelligkeit und Zuverlässigkeit sind Trumpf

Ganz wichtig ist natürlich, dass Sie wissen, bis wann der Pressevertreter die Antwort braucht. Versuchen Sie, wenn irgend möglich, den Wunschtermin zu erfüllen. Wenn Sie zusichern, die gewünschten Informationen bis zu diesem Zeitpunkt zu liefern, sollten Sie wissen, dass der Journalist sich darauf verlässt. Halten Sie Ihre Zusage daher unbedingt ein.

Sind Sie nicht sicher, den Termin halten zu können, dann seien Sie fair und teilen sie es dem Journalisten mit. Dann hat er die Chance, die benötigten Informationen woanders zu erfragen. Wenn Sie ihm erklären können, warum Sie die Informationen nicht in der gewünschten Zeit liefern können (wegen Meetings oder Krankheit des zuständigen Ansprechpartners), wird der Journalist das als faires Verhalten empfinden und beim nächsten Mal gerne wieder bei Ihnen anfragen.

Auf die richtige Dosis kommt es an Wenn Sie die gewünschten Informationen übermitteln, bedenken Sie, dass Journalisten wenig Zeit haben. Daher sollten Sie Ihre Antworten so aufbereiten, dass der Journalist schnell die zentralen Fakten findet. Sie können gerne auch noch zusätzliche Hintergrundinformationen beifügen. Seien Sie damit aber sparsam.

Denken Sie auch an die Endkunden

Versuchen Sie, an die Leser oder Zuhörer bzw. Zuschauer des Mediums zu denken, für das der Journalist arbeitet. Stellen Sie die Informationen so zusammen, dass sie für diese Zielgruppe interessant sind und zu ihr passen. Das betrifft sowohl die Inhalte als auch die Sprache und die konkreten Beispiele.

Wenn Sie im Ernährungsbereich tätig sind, sollten Sie einem Journalisten, der für ein Jugendmagazin arbeitet, andere Tipps geben als einem Pressevertreter, dessen Magazin sich vorrangig an eine ältere Zielgruppe richtet. Bei der älteren Zielgruppe kann man argumentieren, den gesundheitlichen Nutzen hervorheben und den positiven Einfluss gesunder Ernährung auf die lebenslange Fitness hervorheben.

Bei den jüngeren sollte z. B. die positive Wirkung auf das Aussehen (schöne Haut) betont werden. Und auch bei den praktischen Tipps sollte bei den Jüngeren der „Hip“-Faktor überwiegen. Um Lust auf Obst zu machen, kann man der älteren Zielgruppe mittels Saisonkalender traditionelle Obstsorten vorstellen. Bei den Jüngeren wären es dann besser die coolen Mixgetränke aus exotischen Früchten für heiße Sommerpartys. „Kein Kommentar“ - und dann?

Der Journalist möchte etwas wissen, das Sie beim besten Willen nicht sagen können bzw. dürfen. Ein harsches „kein Kommentar“ stößt den Journalist vor den Kopf. Erklären Sie ihm lieber, dass es sich um vertrauliche oder interne Informationen handelt. Bieten Sie ihm aber an, dass Sie ihn gerne anrufen, sobald Sie die Freigabe zur Übermittlung der Informationen haben.

Er wird Verständnis für Ihre Loyalität gegenüber Ihrem Arbeitgeber haben und sich über Ihr Angebot als Zeichen der Kooperationsbereitschaft freuen. Halten Sie sich aber unbedingt an Ihr Versprechen und übermitteln Sie ihm die Information, sobald es möglich ist!

Lassen Sie sich nicht bedrängen

Die meisten Journalisten wollen einfach nur ihren Job (gut) machen. Aber wie in jedem Beruf gibt es auch hier ein paar Quertreiber. Sollten Sie von einem Journalist kritisch angegangen werden, lassen Sie sich nicht zu verunsichern oder gar zu patzigen Antworten hinreißen. Bleiben Sie sachlich und höflich, auch wenn es Ihnen vielleicht schwer fällt.

Kommen Sie im Telefonat gar nicht mehr klar, dann bitten Sie ihn, seine Fragen schriftlich zu übermitteln. Das ist vollkommen legitim und nimmt Druck von Ihnen. Außerdem zwingt es den Journalisten, seine Fragen sach lich(er) zu formulieren als er dies vielleicht im Telefonat getan hat. Sie können dann in Ruhe überlegen, wie Sie die Antworten formulieren.

Missverständnisse können so reduziert werden. Und: Man kann Ihnen nicht das Wort im Munde herumdrehen, wenn Sie Ihre Antworten schriftlich fixieren.

Fazit: Als PR-Verantwortlicher sollten Sie sich als Dienstleister für die Medienvertreter verstehen. Seien Sie freundlich, zuvorkommend und serviceorientiert. Ein Journalist, der bei Ihnen anruft, ist wie ein Kunde, der in ein Geschäft kommt. Fragen Sie Ihren „Kunden“, was für Informationen er benötigt. Zeigen Sie ihm genau das, wonach er gefragt hat. Bieten Sie ihm noch weitere Informationen aus Ihrem Sortiment an, die in etwa nach seinen Wünschen entsprechen könnten. Bedrängen Sie ihn aber nicht.

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