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Wie Sie mit Ihrem Tag der offenen Tür, Tor und Tür Ihrer Kunden und Meinungsbildner öffnen

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Werkstore auf und hereinspaziert: So schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens und der Nähe Bauen Sie bei aktiven und potentiellen Kunden, bei interessierten Bürgern vor Ort und kritischen Meinungsbildern Distanz ab und Vertrauen auf, indem Sie diese Zielgruppen hinter die Kulissen Ihres Unternehmens schauen lassen. Wecken Sie das Gemeinschaftsund das Wir-Gefühl in Ihren Mitarbeitern, indem Sie ihnen Gelegenheit geben, ihren Familien und Verwandten ihren Arbeitsplatz zu zeigen und ihre Arbeit zu demonstrieren. Öffnen Sie mindestens einmal im Jahr Ihre Unternehmenspforten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Als BSE in aller Munde war, organisierte Metzgermeister Schmitt einen Tag der offenen Tür und zeigte vom Einkauf des Schlachtviehs bis zur Herstellung der Wurst alles, was zum einen dazu beitrug, ihn als verantwortungsbewussten Lebensmittellieferanten zu präsentieren, und zum anderen bewirkte, seinen Kunden die Angst vor BSE zu nehmen. Er konnte auf diese Weise neue Kunden gewinnen und seine Stammkunden auf jeden Fall halten. Überzeugen auch Sie Ihre Kunden von sich.

Damit Sie die Vorbereitungen dieses Tages zeitlich nicht zu sehr in Anspruch nehmen und der „Tag der offenen Tür“ Ihr Tag wird, hier Ihre Checkliste. Auf unserer Homepage: www.prpraxis.de, haben wir im Abonnentenbereich die einzelnen Punkte ohne Anmerkungen für Ihre persönlichen Einträge zum Ausdrucken bereitgestellt.

1. Der Termin

Wählen Sie ein Wochenende (Samstag oder Sonntag), an dem keine großen sportlichen internationalen oder nationalen Ereignisse wie Olympiade, Fußballländerspiele, Formel-1-Rennen im Fernsehen übertragen werden. Hängen Sie sich nur an örtliche Veranstaltungen wie Gewerbe- bzw. Leistungsschauen, Jahrmarkt und Kirchweih, Wein-, Frühlings-, Sommer-, Herbst- und Winterfeste dran, wenn sich Ihr Unternehmen innerhalb des Aktionsgebietes befindet und Sie mit Besuchern des Festes rechnen können.

2. Der zeitliche Rahmen

An einem Sonntag sollten Sie den Kirchgang mit einplanen und deshalb erst um 11.00 Uhr beginnen. An einem Samstag nicht vor 10.00 Uhr starten. Ende der Veranstaltung: nicht später als 17.00 Uhr, es sei denn, Sie haben noch ein entsprechendes Abendprogramm vorgesehen, mit Theateraufführung, Tanz oder einem Feuerwerk, um dann gegen 22.00 Uhr Ihre Veranstaltung zu beenden.

3. Die Programmgestalter

Binden Sie möglichst alle Abteilungen Ihres Unternehmens in die Programmgestaltung mit ein. Von jeder Abteilung, inklusive den Auszubildenden und dem Betriebsrat, sollte mindestens ein Vertreter im „Festausschuss“ oder im „Arbeitskreis Tag der offenen Tür“ mitarbeiten. Höchstens zwei Mitarbeiter übernehmen die Koordination.

4. Besondere Aufgabengebiete

  • Etat-Controlling: Legen Sie einen Etat fest, den Sie für den Tag der offenen Tür ausgeben wollen bzw. dürfen. Bestellen Sie gleich ein Mitglied aus dem Festausschuss als Etat-Controller, der überwacht, dass der Etat nicht überschritten wird. Alle Angebote und Kostenvoranschläge müssen ihm übergeben, alle Ausgaben von ihm schriftlich aufgeführt werden.
  • Technik: Einen Kollegen aus dem technischen Bereich beauftragen Sie mit der Organisation und Betreuung der gesamten technischen Ausrüstung: von der Lautsprecher- bis zur Bierzapfanlage. n Bewirtung: Rekrutieren Sie rechtzeitig Mitarbeiter für den Ausschank. Klären Sie, ob Ihr Kantinenpersonal die Verköstigung übernimmt oder ob Sie das Catering extern vergeben.
  • Beschilderung: Denken Sie daran, dass sich Fremde auf dem Firmengelände nicht verlaufen dürfen. Veranlassen Sie, dass Wegweiser aufgestellt bzw. Lotsen für Führungen zur Verfügung stehen.
  • Werbe- und Streuartikel: Wählen Sie Werbemittel unter den Aspekten aus, dass sie zum Aufgabengebiet Ihres Unternehmens passen. Legen Sie fest, wer die Werbemittel verteilt. Eventuell können Sie Streuartikel auch selbst vor den Augen der Besucher durch Ihre technischen Mitarbeiter herstellen lassen.
  • Musik: Entscheiden Sie im Festausschuss, ob den Besuchern Live-Musik von der eigenen Hauskapelle, der Band eines Mitarbeiters oder Musik vom Tonträger geboten wird und beauftragen Sie einen Kollegen mit der Organisation der Unterhaltung.
  • Für medizinische Notfälle stehen der firmeneigene Sanitäter oder ein Helfer einer Rettungsorganisation bereit.
  • Parkwächter: Sorgen Sie dafür, dass kein Chaos bei der Anfahrt bzw. beim Parken von Autos und Fahrrädern ausbricht und durch einen Parkwächter die Fahrzeuge bewacht werden.

5. Das Programm

  • Der offizielle Teil des Veranstaltungsprogramms besteht aus der Begrüßung und der Rede vom Geschäftsführer.
  • Der informative Teil beinhaltet Besichtigungen der Betriebsräume und die Demonstration der Arbeitsabläufe. Jede Abteilung stellt die interessantesten Bereiche vor.
  • Der unterhaltende Teil sieht besondere Attraktionen vor, z. B. einen Doppelgänger einer Persönlichkeit, die im weitesten Sinne auch Bezug zum Geschäftsfeld Ihres Unternehmens hat, oder Wettbewerbe: Quiz, Ballonwettflug, bzw. Sport- und Spieleinrichtungen: Skiabsprung, Tore- oder Taubenschießen, Golfen, Rennsimulator, die Sie von auf Events spezialisierten Firmen ausleihen können. Anregungen sowie Beispiele interessanter und vor allem viele stets auf den jeweiligen Trend abgestimmte Spielgeräte finden Sie z. B. auf den Internetseiten: www.ertl-karussell-land.de www.eventspiele.de

6. Die Einladung

  • Jede Abteilung macht Vorschläge, welche wichtigen Personen aus ihrem Arbeitsbereich eingeladen werden sollen.
  • Laden Sie per Brief mit Rückantwortkarte für den offiziellen Teil die Zielgruppe ein, wie z. B. Kommunale Vertreter: vom OB bis zum Gemeinderat, Behörden, Stammkunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Hausbanken, Geschäftsführer bzw. Rektoren von Institutionen und öffentlichen Einrichtungen, Presse.
  • Anwohner, aktive sowie ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Familienangehörige informieren Sie über Handzettel bzw. die Mitarbeiterzeitung.
  • Das breite Publikum erfährt von Ihrer Veranstaltung über die Zeitung und den regionalen Rundfunk bzw. über Plakate, die Sie an umliegende Geschäfte und Bürgerämter sowie öffentliche Einrichtungen bzw. über Plakatiersysteme der Stadtverwaltung verteilen.
  • Je nach Etat schalten Sie eine Sonderseite in der Tagespresse, um auf das Programm hinzuweisen bzw. interessante Firmendaten und Leistungen Ihres Unternehmens im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu präsentieren.
  • Schicken Sie der Redaktion für Veranstaltungen der Tageszeitung Ihren Veranstaltungstermin, damit er in den Veranstaltungskalender aufgenommen wird.

Unser Tipp für den offiziellen Teil Ihres Programms und zur Verpflegung von Besuchern und Mitarbeitern

Den offiziellen Teil für die persönlich per Brief eingeladenen Gäste legen Sie zeitlich und räumlich so, dass er vom Ansturm der breiten Öffentlichkeit nicht tangiert wird. Für diese „Ehrengäste“ gibt es einen kleinen Umtrunk mit Imbiss. Das breite Publikum sollte für Essen und Trinken einen angemessenen Preis bezahlen. Einen Teil des so eingenommenen Geldes spenden Sie für einen gemeinnützigen Zweck. Jeder Mitarbeiter erhält zwei Essens- und Getränke-Bons. Für Mitarbeiter, die am Tag der offenen Tür arbeiten, ist das Essen und das Trinken den ganzen Tag über frei. Führungskräfte erhalten für Geschäftspartner und Kunden Freibons, um ihre Gäste einladen zu können.

Halt!

Behörden verständigen: Bevor Sie Ihre Türen öffnen, verständigen Sie rechtzeitig das örtliche Amt für öffentliche Ordnung, um sich die Veranstaltung genehmigen zu lassen. Wenn Sie einen Teil der Straße mitbenutzen, müssen Sie das mindestens 12 Wochen vorher mit dem örtlichen Verkehrsreferat abstimmen.

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