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Besprechungen: 10 Erfolgs-Tipps

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Besprechungen: Diese Tipps führen zum Erfolg
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Der Erfolg einer Besprechung ist von vielen Faktoren abhängig. Lesen Sie hier, wie Sie als Leiter, aber auch als Teilnehmer dazu beitragen.

Besprechungen: Erfolg ist planbar

Besprechungen sind immer nur so gut wie die Ergebnisse, die damit erzielt werden. Auch hier gilt: Erfolg ist planbar. Dazu kann und muss jeder einzelne Besprechungsteilnehmer beitragen – bei der Durchführung, aber auch bei der Vor- und Nachbereitung. Entscheidend ist jedoch Ihr Geschick als Besprechungsleiter. Mit welchen Erfolgs-Tipps Sie aus jeder Besprechung das Optimale herausholen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Eine Vorausbemerkung für den Fall, dass Sie an Besprechungen zumeist nur teilnehmen und sie nicht leiten: Auch als Teilnehmer sind Sie in der Verantwortung! Viele der hier vorgestellten Tipps sind von den Besprechungsleitern einfacher umzusetzen als von den Besprechungsteilnehmern. Aber letztlich trägt jeder einzelne Teilnehmer mit an der Verantwortung für das Gelingen einer Besprechung. Dass das nicht immer so empfunden wird, sorgt für unendlich viel Ineffektivität. Wenn Sie als Besprechungsteilnehmer hier Ansatzpunkte lesen, deren Umsetzung den Besprechungen in Ihrem Unternehmen gut täte, scheuen Sie sich nicht, konkrete Optimierungspunkte einfach einmal vorzuschlagen.

 

1. Erfolgs-Tipp: Machen Sie Pünktlichkeit zur Chefsache

Warten demotiviert – und erzieht zur Unpünktlichkeit!

  • Wer pünktlich zur Besprechung erschienen ist und dann auf die Zuspätkommer warten muss, wird sich vermutlich überlegen, ob er das nächste Mal nicht ebenfalls etwas später kommt. Daher sollte der Besprechungsleiter niemals diejenigen durch längeres Warten bestrafen, die rechtzeitig erschienen sind. Maximales Zugeständnis: Ein Tagesordnungspunkt (TOP), der den/die Zuspätkommer nicht betrifft, wird vorgezogen.
  • Ganz besonders gilt die Pünktlichkeitsprämisse für den Besprechungsleiter selbst: Er hat die Rolle des „Gastgebers“ und sollte in diesem Sinne immer spätestens zehn Minuten vor Besprechungsbeginn eintreffen, um noch den Raum zu überprüfen (Sitzordnung, Unterlagen, Getränke etc.) und gegebenenfalls mit einigen Teilnehmern ein paar Worte wechseln zu können.

„Überziehen“ ist meist ineffektiv und sollte die große Ausnahme bleiben

Ebenso demotivierend wie ein verspäteter Beginn ist eine regelmäßig überschrittene Besprechungsdauer. Die zuletzt noch angeklemmten Themen werden dann zumeist lustlos und unkonzentriert durchgehechelt; vorherrschend ist der Blick der Teilnehmer auf die Uhr.

Dagegen helfen eine klare Tagesordnung mit Zeitangabe pro TOP (siehe 4. Erfolgs-Tipp) und eine zielgerichtete, disziplinierte Diskussionsleitung. Sollte dennoch mal ein TOP übrig bleiben, ist es meist sinnvoller, diesen auf den nächsten Besprechungstermin zu verschieben, als ihn im Eilverfahren noch abzuhandeln.

2. Erfolgs-Tipp: Effektives Arbeiten wird belohnt

Kurios ist die Tatsache, dass die Zeit zwar gern überzogen, aber nur sehr ungern unterschritten wird. Das heißt: Auch wenn alle TOPs befriedigend abgearbeitet wurden, dauert die Besprechung an – die verbleibende Zeit bis zum offiziellen Ende wird dann mit Geplauder oder halbherzigen Diskussionen zu anderen Themen gefüllt.

Hier wäre etwas mehr Souveränität gefragt: Wenn die Besprechung so zielgerichtet verlaufen ist, dass man die Zeitvorgabe unterschreiten konnte, sollte sie einfach beendet werden. Vorteile: ein Zeit-Geschenk und die Motivation, das Ganze beim nächsten Mal ähnlich diszipliniert anzugehen.

3. Erfolgs-Tipp: Es gibt ausreichend Pausen, und sie werden angekündigt

Ein letzter Verdrusspunkt zum Stichwort „zeitliche Organisation“ sind die Pausen, wenn sie zu selten oder zum falschen Zeitpunkt kommen. Wenn zwei Stunden ohne Pause durchdiskutiert wird, drehen sich irgendwann die Beiträge im Kreis, einzelne Teilnehmer verlassen für längere Zeit den Saal, und insgesamt wird die Besprechung zunehmend ineffektiv. So sieht eine optimale Pausengestaltung aus:

  • Als Faustregel gilt: Nach maximal einer Stunde Besprechungszeit sollte eine fünf- bis zehnminütige Pause angesetzt werden (längere Pausen verführen dazu, dass sich die Teilnehmer anderweitig beschäftigen – telefonieren, „kurz“ in ihr Büro oder aufs Zimmer gehen).
  • Nennen Sie nicht nur die Dauer der Pause, sondern auch den exakten Zeitpunkt, zu dem sich alle wieder im Besprechungszimmer einfinden sollen („Wir machen jetzt zehn Minuten Pause, das heißt: Um Viertel vor elf geht es weiter“) – das macht den Beginn verbindlicher.
  • Die Pausen sollten so früh wie möglich angekündigt werden. Wenn sie nicht bereits auf der Tagesordnung stehen, trägt ein Hinweis des Besprechungsleiters („Nach dem nächsten TOP machen wir eine Pause“) dazu bei, vorzeitige Unruhe gar nicht erst aufkommen zu lassen.

4. Erfolgs-Tipp: Es gibt eine Tagesordnung, die auch ernst genommen wird

Wenn bei der zeitlichen Organisation Berechenbarkeit ein klarer Gewinn ist, so ist sie bei der inhaltlichen Organisation ein Muss. Die Teilnehmer müssen wissen, welche Ziele in der Besprechung erreicht werden sollen – und das am besten schon im Vorfeld. Das heißt:

  • Es gibt für jede Art von Besprechung eine Tagesordnung.
  • In dieser Tagesordnung sind als TOPs keine Diskussionsthemen, sondern Besprechungsziele aufgeführt. Also nicht „Kundenbindung“, sondern „Kundenbindungsmaßnahmen, die wir im 2. Halbjahr 2013 umsetzen werden“.
  • Jedem TOP ist ein Zeitrahmen zugeordnet. Das können bei einem einfachen TOP auch mal fünf Minuten sein. Diese Zeitangabe hilft im Vorfeld bei der Festlegung der Gesamt-Besprechungsdauer und signalisiert außerdem die Bedeutung des jeweiligen TOPs – sodass nicht kleine Abstimmungspunkte als große Diskussionsthemen aufgefasst werden.
  • Die Tagesordnung geht den Besprechungsteilnehmern rechtzeitig vor der Besprechung zu. Das kann bei der wöchentlichen Mitarbeiterbesprechung der Vortag sein, in anderen Fällen eine Woche oder mehr.
  • Zusammen mit der Tagesordnung erhalten die Teilnehmer – wo sinnvoll – auch Informationsmaterial, mit dem sie sich auf die Besprechung vorbereiten können.
  • Die Besprechung orientiert sich an der Tagesordnung. Wird davon abgewichen, so wird das ausdrücklich vermerkt: „Da der Kollege Meier heute nicht kommen konnte, verschieben wir TOP 4 auf nächste Woche.“

5. Erfolgs-Tipp: Es werden klar formulierte Ergebnisse erzielt

Als großer Verdrusspunkt werden immer wieder Besprechungen genannt, die keine klaren Ergebnisse hervorbringen. Die Diskussionen mögen interessant sein und auch diverse Lösungsansätze produzieren, aber am Ende fehlen die konkret formulierten Ergebnisse: Auf Dauer werden solche Besprechungen als reine Zeitfresser empfunden, was die Motivation auf den Tiefpunkt sinken lässt.

Die besten Hilfsmittel dagegen sind ein einfaches Ergebnisprotokoll und etwas Disziplin: Bevor zu einem TOP nicht ein allgemein akzeptiertes Ergebnis eingetragen wurde, wird der nächste TOP nicht angegangen.

Außerdem ist es natürlich Aufgabe des Besprechungsleiters, darauf zu achten, dass die Diskussion zielgerichtet verläuft und sich die Teilnehmer nicht verzetteln:

  • Hilfreich ist es, wenn der jeweils besprochene TOP noch einmal für alle sichtbar auf einer Moderationswand notiert wird. Bei Abweichungen vom Diskussionsziel kann der Besprechungsleiter dann einfach zur Erinnerung auf die Wand deuten.
  • Im Zweifelsfall, wenn sich die Diskussion an einem Detail verhakt hat, sollte der Besprechungsleiter einfach selbst eine Entscheidung treffen.
  • Natürlich kann es auch passieren, dass erst während der Diskussion klar wird, dass eine Entscheidung nicht möglich ist – beispielsweise weil noch Informationen fehlen. Dann sollte die Diskussion sofort abgebrochen, der entsprechende TOP vertagt und auch das im Protokoll festgehalten werden. Das Ergebnis lautet dann beispielsweise: „TOP 3 wird am 7.6. erneut behandelt; bis zum 5.6. erhalten die Teilnehmer die aktuellen Zahlen per E-Mail.“

6. Erfolgs-Tipp: Es werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen festgehalten

Wenig hilfreich sind jedoch Ergebnisse ohne eine konkret durchdachte Umsetzung bzw. ohne konkret formulierte Umsetzungsmaßnahmen:

  • Wenn die Besprechung beendet ist, sollte jeder Teilnehmer exakt wissen, was er bis wann zu tun hat. Die groben Umsetzungsschritte sollten – wenn möglich – im Rahmen der TOP-Diskussion bereits festgelegt werden (ist das nicht machbar, sollte für die Ausarbeitung der Realisierung ein eigener Termin festgelegt werden).
  • Die To-dos werden ebenfalls ins Ergebnisprotokoll aufgenommen. Das Protokoll wird sofort kopiert und an die Besprechungsteilnehmer ausgehändigt, sodass eine zeitnahe Umsetzung gesichert ist.

7. Erfolgs-Tipp: Die gemeinsam formulierten Ergebnisse werden ernst genommen

Demotivierend wirkt es auch, wenn mit viel Engagement erzielte Ergebnisse dann im Rückblick plötzlich nicht mehr so wichtig sind. Wenn beispielsweise

  • Aufgaben nicht erledigt werden,
  • frühere Beschlüsse nicht zur Grundlage weiterer Diskussionen werden (sodass bestimmte Themen immer wieder aufs Neue diskutiert werden) oder
  • einzelne Besprechungsteilnehmer (oder auch der Besprechungsleiter) einen gemeinsam erarbeiteten Beschluss ohne Erklärung einfach umwerfen.

Die einfache Gegenmaßnahme: Zu Beginn jedes Treffens wird kurz das Ergebnisprotokoll der vergangenen Besprechung gesichtet. Welche Ergebnisse wurden erzielt? Was wurde umgesetzt, was nicht und warum nicht? Damit werden nicht nur gemeinsame Beschlüsse besser im Gedächtnis verankert; diese „öffentliche“ Kontrolle hat auch einen sehr positiven Einfluss auf die Moral bei der Umsetzung.

8. Erfolgs-Tipp: Die Gruppe ist so klein wie möglich, sodass effektive Diskussionen möglich sind

Ein wirklicher Effektivitätskiller sind zu große Gruppen. Grundregel: Je kleiner die Zahl der Teilnehmer und je größer das Interesse dieser Teilnehmer an den Besprechungsinhalten ist, umso zielgerichteter und ergebnisorientierter läuft eine Besprechung ab.

Als Besprechungsleiter sollten Sie es also vermeiden, Kollegen und Mitarbeiter aus Statusgründen, aus Höflichkeit oder „wegen der Vollständigkeit“ zu einer Besprechung einzuladen. Im Zweifelsfall ist es auch sinnvoller, aus einer „Großbesprechung“ mit langer Tagesordnung und vielen Teilnehmern zwei oder drei kleine, kompakte und effektive Kurzbesprechungen zu machen.

9. Erfolgs-Tipp: Unter den Besprechungsteilnehmern sind keine Gäste, Schläfer oder Streithähne

Eine Besprechung ist keine Informationsveranstaltung, sondern erfordert von jedem Teilnehmer aktive Mitarbeit. Wenn sich einige bequem zurücklehnen, während andere die Arbeit machen, kann kein positives Gruppenklima entstehen – und das wiederum hat deutliche Auswirkungen sowohl auf die Ergebnisse als auch auf die Motivation bei der Ergebnisumsetzung.

Ein einfaches Hilfsmittel ist hier die sorgfältige Auswahl der Teilnehmer (siehe auch 8. Erfolgs-Tipp). Wer von den Ergebnissen einer Diskussion persönlich betroffen ist, wird sich zumeist engagiert daran beteiligen.

Stillere Mitarbeiter können auch dadurch aus der Reserve gelockt werden, dass ihnen im Vorfeld konkrete Aufgaben übertragen werden, wie etwa die Präsentation eines TOPs, die Analyse von Zahlen, eine Ideensammlung möglicher Lösungswege etc.

Neben den Stillen und Zurückhaltenden gibt es auch jene Gattung Teilnehmer, die die Besprechung als Arena sehen, in der sie zu voller Fahrt auflaufen: Clowns, Streithähne, Selbstverliebte, begeisterte Vielredner oder auch einfach der Experte, der das Besprechungsziel aus den Augen verliert und sich in Details ergeht, die die anderen Teilnehmer nur verwirren.

Hier ist wiederum der Besprechungsleiter gefragt. Wichtig ist, dass er so früh wie möglich eingreift, bevor sich unter dem Rest der Teilnehmer Ärger oder Lethargie ausbreitet und die konstruktive Arbeitsstimmung zerstört ist.

10. Erfolgs-Tipp: Die Gruppendynamik unterstützt zielgerichtetes Arbeiten

Wenn während der Besprechung ein interner Streit ausgetragen wird, so ist das für alle Beteiligten unerfreulich. Aber auch Statusprobleme oder unterschwellige Spannungen zwischen einzelnen Besprechungsteilnehmern können dafür sorgen, dass eine Gruppe als Ganzes nicht effektiv funktioniert.

Wenn hierbei persönliche Gespräche mit den Betroffenen (und ein Appell an deren Professionalität) nicht weiterhelfen, ist es am pragmatischsten, bestimmte Teilnehmerkombinationen möglichst zu vermeiden.

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