Bringen Sie Ihren Chef nicht unbedacht auf die Palme Liebe Leserin, lieber Leser, ich muss immer grinsen, wenn ich E-Mails von Vorgesetzten bekomme, die mich fragen, wie sie ihren Sekretärinnen klarmachen sollen, was sie von ihnen wollen. Also, liebe Kolleginnen und Kollegen: Nicht nur wir wissen manchmal nicht, wie wir uns Gehör verschaffen können. Unsere Vorgesetzten sind da ab und zu genauso ratlos. Hier hilft eine alte Weisheit: Redenden Menschen kann geholfen werden. Also, manchmal ein bisschen weniger grummeln und stattdessen den Mund aufmachen, und schon ist die Welt um ein paar Missverständnisse ärmer. Den Tipp habe ich auch einer beschäftigten Chefin einer Werbeagentur gegeben. Ihr ist es sehr wichtig, freitags keine Besucher zu empfangen. Denn dann erledigt sie Organisatorisches, diktiert Briefe, telefoniert und beantwortet E-Mails. Nur so gut wie jeden Freitag, den der liebe Gott geschaffen hat, legt ihr ihre Sekretärin einen Termin rein. Auf die Frage, warum, bekommt sie dann zu hören: „Dem Projektteam war dieser Termin sehr, sehr wichtig. Außerdem haben an dem Tag alle Zeit.“ Oder: „Herr Frisch hat sich nicht abwimmeln lassen.“ Oder: „Frau Meier hat so freundlich gefragt und machte einen so netten Eindruck.“ Aber der Hauptfehler liegt hier – ausnahmsweise ;-))) – nicht bei der Agenturchefin. Ihre Sekretärin hat die Bedürfnisse und Wünsche von Mitarbeitern wichtiger genommen als die ihrer Chefin. Längerfristig wird das nicht gut gehen – aber das muss die Kollegin wohl selbst herausfinden. So sauer wie die Chefin war, wird sie in der nächsten Zeit wohl eigenständig gar keine Termine mehr ausmachen dürfen. Schließlich sollte sie ihre Chefin entlasten und nicht zusätzlich belasten.
Dieses Beispiel hat mir noch einmal klargemacht, wie wichtig es ist, dass wir unseren Chefs den nötigen Freiraum verschaffen. Also: Sagen Sie Terminwünsche ab, wenn sie dem Chef nicht gelegen kommen. Egal, wie sehr der Mitarbeiter auch quengeln mag, die Bedürfnisse und Wünsche unserer Chefs haben Vorrang! Einzige Ausnahme: Es geht um einen sehr wichtigen Termin. Wenn Sie als rechte Hand Ihres Chefs/Ihrer Chefin wissen, dass es ihm/ihr sehr wichtig ist, mit einer bestimmten Person zu sprechen, ist es natürlich sinnvoll, eine Ausnahme – etwa von der Regel „Freitags keine Termine und Störungen“ – zu machen. Informieren Sie Ihren Chef über die Anfrage, bevor Sie zu einem späteren Termin ein Gespräch ausmachen. Wenn Ihr Chef dann doch an seinem Bürotag das wichtige Gespräch führen möchte, vergeben Sie den Termin.
Sarah Kammberg
Chefredakteurin PS: Grundsätzlich gilt: Achten Sie darauf, dass Ihr Chef immer Bescheid
weiß, wenn Sie einen Termin ausgemacht haben. Am besten tragen Sie den sofort in seinem Kalender in Outlook oder Lotus Notes ein und schicken ihm eine E-Mail. Wenn sich dann herausstellt, dass es Ihrem Chef sehr wichtig ist, seinen Geschäftspartner früher zu treffen als vereinbart, können Sie immer noch beim Ansprechpartner anrufen und diesem einen Termin z. B. am Bürotag anbieten.
|
