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Cheftypen – so gehen Sie entspannt mit den großen und kleinen Macken Ihres Chefs um

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Was nützt Ihnen Ihr Traumjob mit einem breit gefächerten Aufgabengebiet, wenn sich Ihr Chef als die größte Herausforderung entpuppt? Lesen Sie hier, wie Sie mit den jeweiligen Macken umgehen und sich Ihren Arbeitstag und Ihre Zusammen-arbeit erleichtern können.
Dem Redaktionsteam von Sekada Daily geht es in erster Linie darum, Sie im Umgang mit den unterschiedlichen und schwierigen Cheftypen zu unterstützen, Ihnen Mut zu machen und Probleme anzugehen. Denn viele Arbeitnehmer haben Angst, ihren Job zu verlieren, und stellen ihre eigenen Bedürfnisse zurück. Das kann keine Lösung auf Dauer sein! Ihr Gehalt ist schließlich kein Schmerzensgeld, sondern der Verdienst für Ihre Leistung.
Und so starten wir eine spezielle Artikelreihe zum Thema „Schwierige Cheftypen“. In jedem Beitrag zeigen wir Ihnen Mittel und Wege, wie Sie schwierige Situationen mit dem jeweiligen Cheftypen in den Griff bekommen oder sie gar vermeiden können.
Heute geht es um den Chaoten. Und alles was Sie über Choleriker, Hektiker, Autoritäre, Harmoniebedürftige, Perfektionisten oder Narzissten wissen sollten, finden Sie hier in diesem Themenkanal.

Der Chaot

Oft ist ein Hektiker ein Chaot, aber nicht immer ist ein Chaot auch ein Hektiker. Schon die Griechen waren der Überzeugung, dass das Chaos der Urzustand der Welt ist. Demzufolge hält der Chaot an den Ursprüngen unserer Natur fest und legt keinen Wert auf Ordnung. Er ist ein Mensch, der sich nicht gern an Regeln hält, ein gewisses Maß an Freiheit braucht, um ein Gefühl von Autonomie zu verspüren.
Woran Sie ihn erkennen

Es erscheint oft wie magisch, wie schnell er innerhalb von Minuten aus einem aufgeräumten Platz ein heilloses Durcheinander zaubert. Dabei ist es keine Böswilligkeit, sondern seine persönliche Note von Kreativität und Spontanität. Weil er zwischen den Aufgaben springt, verzettelt er sich ständig und muss sich gedanklich immer wieder neu sortieren.

Eine typische Situation

Sie kommen morgens ins Büro und trauen Ihren Augen nicht: Chaos pur! Ihr Chef hat am Abend zuvor planlos nach einer Unterlage gesucht. Darauf deuten diverse offene Ordner und durchgemischte Aktenhüllen an Ihrem Arbeitsplatz hin. Derweil sitzt Ihr Chef schon wieder an seinem Schreibtisch – bis zum Hals in seinen Papierstapeln versunken.

Was Sie auf keinen Fall tun sollten

Wagen Sie es nicht, das Büro Ihres Chefs aufzuräumen! Sie würden ihm den Boden unter den Füßen wegziehen. Im Groben weiß er, wo was liegt. Er braucht sein „kleines persönliches Chaos“, um sich frei entfalten zu können.

Wie Sie Herrin der Lage werden

Auch wenn der Chef in dieser Hinsicht seiner Vorbildfunktion nicht gerecht wird, ist eine gut sortierte und logische Ablage im Sekretariat sehr wichtig. Ihr Sekretariat
sollte immer einen aufgeräumten und professionellen Eindruck machen! Behalten Sie den Überblick:

  • Behalten Sie Originale bei sich – Ihr Chef bekommt nur Kopien.
  • Sprechen Sie morgens alle Termine mit ihm durch.
  • Erinnern Sie ihn an seinen jeweils nächsten Termin.
  • Pflegen Sie eine gute Kommunikation zu anderen Sekretariaten und seinen Geschäftspartnern, damit Sie mit ihnen die gemeinsamen Termine abgleichen können.
  • Geben Sie dem Chef eine Checkliste mit in den Termin, damit er weiß, was er mitzuteilen hat oder klären soll.
  • Wenn er zurückkehrt, fragen Sie ihn nach Dingen, die nun erledigt werden müssen.
  • Checken Sie regelmäßig seinen Schreibtisch, damit Sie den Überblick behalten und wissen, was wo liegt, und ihm wichtige oder dringende Unterlage immer wieder vorlegen können. Eine Sekretärin kann sich kein Chaos leisten!

Was sollen die anderen denken?

Natürlich macht es keinen guten Eindruck, wenn Dritte ein unaufgeräumtes Chefbüro betreten. Vor allem werden die Mitarbeiter beim Anblick vom Chaos skeptisch, ob ihr Vorgesetzter wirklich weiß, was er tut. Sie können zwar nicht für alles die Verantwortung übernehmen, sollten aber dennoch Ihr Möglichstes versuchen. Für externen Besuch sollten Sie auf jeden Fall immer das Besprechungszimmer einplanen.

So geben Sie ihm Hilfestellung

Da das eine oder andere Gespräch auch in seinem Büro stattfinden wird, versuchen Sie, Ihren Chef von einer gewissen Grundordnung zu überzeugen.

Bieten Sie ihm Ablagemöglichkeiten an: Sideboards für seine Ordner, Rollcontainer mit Hängeregistratur für laufende Projekte und Ablagekästen für seine Papierstapel
auf dem Schreibtisch. Vielleicht kann er sich auf drei Stapel beschränken: zu erledigen, Lesestoff und ZDF (Zahlen, Daten, Fakten aus seinem Verantwortungsbereich).

Fragen Sie ihn einmal am Tag, was Sie mit in die Ablage nehmen können, und legen Sie ihm für neue Projekte eine Hängemappe an. Bleiben Sie immer dran. Achten Sie
darauf, dass in seinem Posteingangskorb nur „Frisches“ liegt und er diesen immer im Blick hat. Helfen Sie ihm zu erkennen, welche Dinge Priorität haben. Legen Sie
zum Beispiel in eine rote Aktenhülle die Dinge, um die er sich umgehend kümmern muss. Unterschriften holen Sie bestenfalls persönlich und gesammelt ein.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp:

Die Abmachung mit dem Chef Die könnte so lauten: Er behält seine Stapel, und Sie
unterstützen ihn mit Heftlaschen, Aktenhüllen, Eckspannern, Ordnungs- oder Sammelmappen – am besten verschiedenfarbig. So behält er sein kreatives Chaos
und das Gefühl, eigenständig handeln zu können. Darüber hinaus wissen Sie nächstes Mal genau, dass Vorgang Y in der gelben Aktenhülle liegt. Denn natürlich
wissen Sie, was auf seinem Schreibtisch alles so schlummert. Klären Sie auch, was Sie in seinem Durcheinander bewegen dürfen und was nicht: von der Kaffeetasse über die verbogene Büroklammer bis hin zu zerrissenem Papier auf dem Schreibtisch.

Das Fazit über den chaotischen Chef

Das Negative: Er verlegt gern Dokumente und verschwitzt auch den einen oder anderen Termin.
Das Positive: Er ist kreativ, entscheidungsfreudig und spontan.

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