Externe E-Mails zählen zur Geschäftskorrespondenz und unterliegen den gleichen Regeln wie der briefliche Schriftverkehr Ihrer Firma. Die Adressenfelder erleichtern die Orientierung:
· Definieren Sie die Anschrift (im Feld "To") möglichst exakt: Nicht nur die Firma, sondern auch ein persönlicher Ansprechpartner gehört hinein. Beispiel: KollegeKarl@FirmaXY.de. Sollte der Mitarbeiter über keinen eigenen Anschluss verfügen, schreiben Sie: KollegeKarl<AbteilungB@FirmaXY.de. <br />
· Die Absendereingabe (im Feld "From") sollte übersichtlich gestaltet werden. Geben Sie entweder Ihren eigenen Namen oder Ihre Abteilung als Absender an. Das erleichtert dem Adressaten die Vorsortierung der eingehenden Mail.
· Das Feld "CC" (Carbon Copy = Durchschlag) betrifft die Mitleser: Hier geben Sie die Person ein, die ebenfalls vom Inhalt der Mail in Kenntnis gesetzt werden muss.
· Vertrauliche Mitteilungen sollten Sie über die Eingabe "BCC" (Blind Carbon Copy = unsichtbarer Durchschlag) versenden: Der Adressat taucht im Feld nicht auf; die Mail kann nicht von unbefugten Dritten gelesen oder geöffnet werden.
· Betreff ("Subject"): Diese <Zeile sollten Sie unbedingt ausfüllen - dann weiß der Betreffende auf den ersten Blick, um was es geht. <br />
Dr. Matthias Jung, Institut für Internationale Kommunikation, Düsseldorf, unter: www.wirtschaftsdeutsch.de
