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Effizient kommunizieren: Wie Sie mit 10 einfachen Telefon-Tricks viel Zeit sparen

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Zeitsparend telefonieren
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Hier ein paar einfache Techniken, mit denen Sie die Nachteile des Telefons begrenzen und zugleich Effizienz und Qualität Ihrer Kontakte erhöhen können.

Das Telefonieren ist unter den Fernkommunikationsformen die umständlichste, weil sie Gleichzeitigkeit erfordert: die Gesprächspartner müssen sich dem Austausch zur selben Zeit widmen. Aber Telefonieren wird auch immer wichtiger, um in Zeiten emotionsarmen E-Mail-Austausches persönlich Kontakt zu halten. Weniger, gezielter und bewusster telefonieren heißt deshalb das Motto!

Hier ein paar einfache Techniken, mit denen Sie die Nachteile des Telefons begrenzen und zugleich Effizienz und Qualität Ihrer Kontakte erhöhen können.

 

  1. Bestimmt haben Sie schon E-Mails geschrieben, nachdem Sie jemanden telefonisch nicht erreicht hatten? An solchen Fällen erkennen Sie, dass das Anrufen oft nicht nötig ist. Versuchen Sie also, generell die Zahl Ihrer Telefonate zu reduzieren: Nutzen Sie das Telefon zum Kontakthalten, um sich eilige Informationen zu besorgen, oder in Fällen wie Terminabsprachen, die per E-Mail meist umständlich sind.
  2. Sie wurden um Rückruf gebeten und wissen aus Erfahrung, dass sich Gespräche mit diesem Partner oft unergiebig in die Länge ziehen: Antworten Sie per Fax oder E-Mail, sofern Sie wissen, welche Frage der Anrufer hatte.
  3. Hinterlassen Sie den Grund Ihres Anrufs, wenn sich am anderen Ende der Anrufbeantworter meldet. Geben Sie dabei auch eine für Sie besonders günstige Rückrufzeit an: „Am besten erreichen Sie mich ...“ Verzichten Sie jedoch auf die für alle zeitraubende Mitteilung, dass Sie angerufen haben und es später noch einmal versuchen werden. Ausnahme: wenn man auf Ihren Anruf bereits gewartet hat und es aus psychologischen Gründen geboten erscheint, dass Sie Ihr Engagement auf diese Weise dokumentieren.
  4. Gestalten Sie die Ansage Ihres Anrufbeantworters so, dass der Anrufer sich zum Aufsprechen ermutigt fühlt. Aber: Streichen Sie die Möglichkeit des Aufsprechens, wenn daraus zu häufig der Aufwand entsteht, Anrufern hinterhertelefonieren zu müssen.
  5. Wenn Sie einen Gesprächspartner nicht erreichen, von dem Sie mehrere Telefonnummern haben: Telefonieren Sie nicht hinterher, sondern rufen Sie nur einmal an, und hinterlassen Sie eine Nachricht.
  6. Vermeiden Sie Mehrfachanrufe beim selben Teilnehmer, weil Sie etwas vergessen haben. Notieren Sie vor dem Telefonieren kurz die Gesprächspunkte in einer Telefonliste.
  7. Lassen Sie sich die Direktwahlnummer des gewünschten Teilnehmers geben, wenn die Telefonzentrale einer Firma Ihnen mitteilt, dass er gerade nicht am Arbeitsplatz ist.
  8. Wenn Sie einem Gesprächspartner auf Band/auf die Mailbox sprechen und damit ein Rückruf seinerseits unnötig wird: Sagen Sie das ruhig auch dazu (Bitte senden Sie mir die Informationen, Rückruf ist dann nicht nötig ...“).
  9. Die ständige Erreichbarkeit per Handy verführt zu unvollständigen Absprachen („Ich melde mich dann noch mal, wenn ich unterwegs bin ...“). Klären Sie möglichst alles immer in einem einzigen Gespräch.
  10. Wenn Sie den anderen nicht sprechen müssen, sondern nur eine Information weitergeben möchten, gibt es dafür eine einfache Technik, die erstaunlich selten genutzt wird: Jede Sprachbox hat eine eigene Rufnummer, die Sie auch direkt anwählen können. Sie ist identisch mit der eigentlichen Rufnummer, außer dass direkt nach der Netzvorwahl zwei Ziffern eingefügt sind.
    Beispiel: Hat der Angerufene etwa die Nummer 0171/1234567 im T-Mobile-Netz, so wählen Sie stattdessen 0171/ 13 1234567, um die Sprachbox direkt zu erreichen. Die Nummern sind in jedem Netz unterschiedlich:
  • E-Plus: 99
  • O2: 33
  • T-Mobile D1: 13
  • Vodafone D2: 50
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