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Ergebnisprotokolle: reine Zeitfresser oder wichtige Informationsquelle?

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Liebe Leserin, lieber Leser,

auf das Führen und Schreiben von Protokollen haben viele Sekretärinnen genauso viel Lust wie auf Zahnschmerzen. Erst sitzt man teilweise stundenlang in der Besprechung fest, muss da alles mitbekommen, um dann die Gesprächszusammenhänge und -ergebnisse richtig wiederzugeben. Und bis dann das Protokoll von allen abgesegnet worden ist, geht auch wieder Zeit ins Land. Zeit, die im Alltagsgeschäft an allen Ecken und Kanten fehlt.

Bei aller berechtigten Maulerei sollten aber auch die positiven Punkte der Protokollführung nicht so ganz aus den Augen gelassen werden:

 

  • Wenn man als Sekretärin an wichtigen Besprechungen teilnehmen darf, erhöht das automatisch den eigenen Informationsstand und wertet die eigene Position im Unternehmen auf.
  • Man bekommt, quasi nebenbei, alle wichtigen Hintergrundinformationen, um den Chef noch besser unterstützen und entlasten zu können.

Damit das Schreiben von Protokollen überhaupt nicht zum Zeitkiller wird, empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch, die kürzeste und effizienteste Protokollform zu verwenden: das Ergebnisprotokoll. (Manchmal wird es auch Beschlussprotokoll genannt.) Wie der Name Ihnen schon verrät, schreiben Sie bei einem Ergebnisprotokoll nur die Ergebnisse oder Beschlüsse einer Besprechung auf. Es wird nicht dokumentiert, wie die Ergebnisse zustande gekommen sind. Genauso wenig sind Äußerungen einzelner Meetingteilnehmer ersichtlich. Diese Protokollform ist für den täglichen Ablauf im Unternehmen völlig ausreichend und absolut effizient. Und der Aufwand fürs Protokollschreiben hält sich für Sie in Grenzen.

Denn Ergebnisprotokolle haben entscheidende Vorteile im Vergleich zu ausführlichen Verlaufsprotokollen: Ergebnisprotokolle sind übersichtlich in der Darstellung. Wegen der kurzen Wiedergabe der Ergebnisse wächst die Chance, dass Ihr Protokoll von den Mitarbeitern und Besprechungsteilnehmern gelesen wird. Diese Protokollform ist für den täglichen Ablauf im Unternehmen völlig ausreichend und absolut effizient. Und der Aufwand fürs Protokollschreiben hält sich für Sie in Grenzen.

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

PS: Nehmen Sie am besten Ihren Laptop mit in die Besprechung und geben Sie alles direkt dort ein. Damit sparen Sie viel Zeit, und das Ergebnisprotokoll ist nachher schnell fertig geschrieben. Aber eine dringende Warnung aus eigener schlechter Erfahrung: Speichern Sie Ihre Notizen während des Meetings regelmäßig ab. Wenn das Programm nämlich abstürzt und Sie die Datei schon seit Längerem nicht gesichert haben, kann das „unangenehm“ werden – um es mal vorsichtig auszudrücken.

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