Sammeln Sie Wissen und machen Sie es transparent, lautet der Vorschlag des "Sekretärinnen-Handbuchs" :
1. Erstellen Sie ein Office-Handbuch als Nachschlagewerk, in dem alle Büro-Abläufe dokumentiert sind. Am einfachsten geht's auf Ihrem PC, wo Sie Änderungen und Ergänzungen schnell und einfach vornehmen können.
2. Gliedern Sie Ihr Nachschlagewerk wie ein Lexikon von A bis Z.
3. Informieren Sie alle, die über die Abläufe in Ihrem Sekretariat Bescheid wissen müssen, über das Handbuch: Chef, Kollegen, Urlaubsvertretung.
4. Machen Sie es für alle Betroffenen zugänglich.
5. Geben Sie sich 3 Monate Zeit, um alles Wichtige zusammenzutragen.
6. Arbeiten Sie täglich 1/2 Stunde an Ihrem Handbuch, damit Sie diese Aufgabe parallel zu Ihrer normalen Arbeit erledigen können.
7. Ergänzen Sie das Handbuch immer wieder, wenn Ihnen etwas auffällt.
8. Bitten Sie Kollegen und Vorgesetzte um Tipps zur Optimierung.
