Gratis-Download

Medien und Ihre publizistische Macht werden im Volksmund als 4. Gewalt des Staates benannt. Ob diese Gleichstellung gerechtfertigt ist, ist...

Jetzt downloaden

Haben Sie einen E-Mail-Blindfisch zum Chef?

0 Beurteilungen

Erstellt:

 

Haben Sie einen E-Mail-Blindfisch zum Chef?

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

wenn Sie meine Outlook-Tipps von vorletzter Woche umgesetzt haben, landen jetzt ja alle Chef-E-Mails bei Ihnen, und Sie sorgen durch ein perfektes E-Mail-Management für noch mehr Chefentlastung. Wenn Sie das auch ohne meinen Tipp eh schon machen, habe ich heute einen Zusatz-Tipp für Sie, wie Sie Ihrem Chef wichtige E-Mails so kenntlich machen, dass selbst ein Blindfisch die Dringlichkeit auf Anhieb erkennt. Und Outlook bietet Ihnen dafür verschiedene Mittel:

Eine Möglichkeit, Ihren Chef auf die Bedeutung einer E-Mail hinzuweisen, ist die „Nachverfolgungskennzeichnung“. Sie können sogar veranlassen, dass Ihr Chef an die Bearbeitung einer E-Mail erinnert wird. Und so geht’s:

  1. Klicken Sie in der Posteingangsliste mit der rechten Maustaste auf die gewünschte E-Mail. In Outlook 2007 wählen Sie im Kontextmenü erst ZUR NACHVERFOLGUNG und dann BENUTZERDEFINIERT an. In Outlook 2003 wählen Sie ZUR NACHVERFOLGUNG und dann ERINNERUNG HINZUFÜGEN an. Und in Outlook 2002 klicken Sie direkt auf den Befehl ZUR NACHVERFOLGUNG.
  2. Im Feld KENNZEICHNUNG wählen Sie eine der Vorgaben aus der Dropdownliste aus oder geben einen neuen Hinweistext Ihrer Wahl ein.
  3. Wenn Ihr Chef zusätzlich eine Erinnerung an die Bearbeitung der E-Mail erhalten soll, aktivieren Sie in Outlook 2007 das Kontrollkästchen ERINNERUNG. Anschließend tragen Sie Datum und Uhrzeit in die darunterstehenden Felder ein. In Outlook 2003 und 2002 erinnern Sie Ihren Chef an die E-Mail, indem Sie Datum und Uhrzeit in die Felder neben FÄLLIG eingeben.
  4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Eingaben zu bestätigen.

Kaum bekannt ist jedoch die Methode, Infos für Ihren Chef direkt in die Betreffzeile der E-Mail zu schreiben. Eine Methode, die ich übrigens am liebsten verwende. So erkennt mein Chef schon beim Durchsehen der Posteingangsliste, was er zu tun hat oder was ich bereits erledigt habe. Zu diesem Zweck sollte man sich zum Beispiel auf bestimmte Standards einigen, die man dann immer an den Anfang der Betreffzeile schreibt – etwa „Erledigt“, „Unbedingt lesen“, „Antwort erwünscht“ oder Ähnliches.

Das Beste daran finde ich, dass man die E-Mail nicht einmal öffnen muss, um die Betreffzeile zu ändern. Voraussetzung dafür ist aber, dass man den Lese-/Vorschaubereich entweder gar nicht anzeigt oder wenn, dann unten. Rufen Sie dazu in Outlook 2007 oder 2003 also ANSICHT – LESEBEREICH auf und sorgen Sie dafür, dass entweder die Option UNTEN oder die Option AUS aktiviert ist. Wie man dann die Betreffzeile direkt in der Posteingangsliste bearbeiten kann, lesen Sie hier ...

 

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

PS: Neugierig geworden auf noch mehr Tricks für eine perfekte Chefentlastung durch ein gelungenes E-Mail-Management? Dann klicken Sie hier ... und fordern Sie das aktuelle Sekretärinnen-Handbuch gleich jetzt zum kostenlosen GRATIS-Test an – zusammen mit diesem Geschenk ...

 

Marketing- & PR-Trends

Erweitern Sie Ihr Marketing-Wissen mit den besten praxiserprobten Werbeideen, den witzigsten Werbeslogans und -sprüchen, Best-Practice-Beispielen, Checklisten und leicht nachvollziehbaren Anleitungen.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Praxiswerkzeuge und Know-how für Vertriebsprofis

Immer einen Tick voraus: Erfolgsbeispiele, Insider-Tipps, Ideen und Online-Trends für erfolgreiches Marketing

Arbeitshilfen und Praxis-Know-how für PR Profis

Das Buch liefert Ihnen die Grundlage, um datenschutzkonforme Alternativen verständlich erklären zu können.