Leistungsgerechte Bezahlung: Dokumentieren Sie Ihre Arbeit

kennen Sie das auch? Da ist man den ganzen Tag im Büro mit unzähligen Aufgaben beschäftigt und findet kaum Zeit, eine Tasse Kaffee zu trinken. Wenn mich dann abends mein Mann fragt, was ich alles gemacht habe, kann ich spontan vielleicht fünf Dinge aufzählen. Der Rest ... hmpf.

Allerdings ist dieses diffuse Wissen über die täglichen Aufgaben und die Arbeitsmenge auf die Dauer weder der eigenen Karriere noch dem Geldbeutel förderlich – von den eigenen Nerven einmal ganz zu schweigen. Und die Sache hat noch einen weiteren Haken: Unsere Chefs haben sich schon längst so sehr an unseren reibungslosen Support gewöhnt, dass sie keinen Gedanken daran verschwenden, wie wir das immer so hinbekommen. Müssen sie auch nicht, das ist mir schon klar. Aber genau deswegen müssen wir es ihnen spätestens im nächsten Gehaltsgespräch schwarz auf weiß vor Augen führen (können). Und zwar mithilfe von konkreten Daten und Fakten. Nur so kann unsere Leistung als Assistentin und Sekretärin gebührend hoch eingeschätzt und vor allem finanziell honoriert werden.

Deshalb mein Tipp: Dokumentieren Sie für sich selbst und für Ihren Chef, was Sie täglich leisten. Nehmen Sie sich das für die nächsten sechs bis acht Wochen vor und erstellen Sie in dieser Zeit Ihren persönlichen schriftlichen Leistungsbericht. Das mag jetzt auf den ersten Blick eine ungeliebte Arbeit am Tag mehr sein. Aber ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen: Nach einigen Tagen fließt die Dokumentation ganz selbstverständlich in Ihre täglichen Aufgaben ein.

Um sich das Leben aber nicht unnötig schwer zu machen, sollten Sie Ihre Leistungsdokumentation systematisieren. Nehmen Sie sich zu Beginn Ihrer Dokumentation etwas Zeit und notieren Sie alle Ihre Tätigkeitsbereiche, die Ihnen einfallen. Egal was. Nehmen Sie wirklich alle Tätigkeiten in Ihre Leistungsdokumentation auf, vom Auffüllen der Kaffeemaschine bis hin zu Ihren Aufgaben im Rahmen eines Projekts. Wahrscheinlich wird während der Dokumentationszeit noch die eine oder andere Tätigkeit dazukommen, an die Sie spontan nicht gedacht haben.

Schaffen Sie Oberbegriffe für die entsprechenden Bereiche. Den besten Überblick bekommen Sie, wenn Sie für jeden Tag eine eigene Excel-Tabelle erstellen. Hier schreiben Sie die entsprechenden Oberbegriffe als Spaltenüberschriften hinein. Darunter tragen Sie in jede Zeile die dazugehörige Tätigkeit bzw. ein kurzes Stichwort (z. B. Anlass, Ergebnis oder Kürzel des Gesprächspartners bei Telefonaten, damit Sie später nachvollziehen können, worum genau es ging) und den damit verbunden Zeitbedarf ein. Bei Tätigkeiten von weniger als einer Minute, z. B. Weiterverbinden von Anrufen, genügt eine Strichliste. (Übrigens: Beispiele für Ihre Oberbegriffe finden Sie jetzt in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside.)