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Machen Sie Ihre nächste interne Präsentation zu einem Erfolg

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Checkliste
Urheber: jannoon028 | Fotolia

Von Marion Steinbach,

Planen Sie die nächste interne Veranstaltung für die Kollegen und Mitarbeiter genauso gewissenhaft wie Ihre Events für die breite Öffentlichkeit. Die nachfolgende Checkliste beinhaltet die wichtigsten Planungsschritte und Tipps, die Sie dabei unterstützen.

Arbeiten Sie die Checkliste systematisch ab. Dann können Sie sicher sein, alle Aspekte für eine erfolgreiche Präsentation oder Schulung berücksichtigt zu haben.

Checkliste: Professionell interne Präsentationen planen

To-dos:

  • Thema und Ziel bestimmen: Was wollen Sie vermitteln? Benennen Sie das Thema und das angestrebte Ziel möglichst präzise.
  • Zielgruppe ermitteln: Prüfen Sie im Vorfeld, für welche Kollegen und Mitarbeiter das Thema relevant ist. Je spezifischer es ist, umso kleiner ist die Zielgruppe. Geht es um ein allgemeines Thema, ist dieses für den Großteil der Kollegen und Mitarbeiter wichtig.
  • Inhalte festlegen: Schneiden Sie die Inhalte auf die Zielgruppe und das Zeitfenster zu, das Ihnen zur Verfügung steht. Überladen Sie die Schulung nicht, sondern fokussieren Sie sich auf die für die Teilnehmer relevanten Inhalte.
  • Termin fixieren: Wählen Sie einen Termin, zu dem keine anderen für die Zielgruppe relevanten Veranstaltungen geplant sind. Meiden Sie auch Phasen, in denen die Zielgruppe besonders eingespannt ist (wie Quartals-, Jahresabschlüsse oder Produktpräsentationen).
  • Raum und Technik reservieren: Auch bei internen Veranstaltungen sollten Sie sich den gewünschten Raum und die benötigten Geräte sichern.
  • Getränke bestellen: Insbesondere bei Veranstaltungen, die länger als 2 Stunden dauern, bieten Sie den Teilnehmern Getränke an.
  • Einladung versenden: Würde es Ihrer Einladung Nachdruck verleihen, wenn diese von der Geschäftsführung vorgenommen würde? Dann bitten Sie die Geschäftsführung darum, sie zu versenden.
  • Einbindung des Managements: Auch einige einleitende Worte vonseiten der Geschäftsführung können ein positives Signal für Ihre Schulung darstellen und den Teilnehmern signalisieren, wie wichtig diese ist.
  • Präsentation prüfen: Lassen Sie Ihre Präsentation von einem Kollegen oder Mitarbeiter prüfen, der mit dem Thema nicht vertraut ist. Er kann Sie auf Gedankensprünge, Unklarheiten, Unstimmigkeiten und Stellen hinweisen, an denen Sie Wissen voraussetzen, das die Mitarbeiter nicht haben.
  • Zeitfenster im Blick behalten: Prüfen Sie, ob Ihre Präsentation in das vorgesehene Zeitfenster passt. Als Richtschnur: Kalkulieren Sie 2 bis 3 Minuten pro Folie. Ihre Präsentation soll 45 Minuten dauern? Dann sind 15 bis 22 Folien ideal.
  • Agenda erstellen: Eine Agenda hilft den Zuhörern – und Ihnen –, sich innerhalb der Präsentation zu orientieren und den Überblick zu behalten.
  • Handout vorbereiten: Fassen Sie die wichtigsten Informationen übersichtlich in einem Handout zusammen, das Sie nach der Präsentation verteilen. So stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer alle richtigen Kerninformationen mitnehmen.

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