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So bekommen Sie Ihr Dateien-Chaos in den Griff

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Suchen Sie manchmal nach Dateien auf ihrem PC - und können Sie partout nicht finden? Ersparen Sie sich ein Dokumenten-Chaos, indem Sie Ihre Verzeichnisse und Dateien sinnvoll benennen:

· Bereits der Name der Datei sollte Ihnen auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen liefern: die Person oder Firma, um die es geht, die Art des Dokuments und das Datum, an dem es verfasst wurde.

· Denken Sie sich sinnvolle Kürzel aus: Mit den ersten Buchstaben bestimmen Sie, in welches Unterverzeichnis die Datei gehört. Sie bezeichnen damit den Namen der Person oder des Unternehmens, um das es geht.

· Der nächste Namensbestandteil kann die Art des Schriftstücks bezeichnen: A für Ausgangspost, E für Eingangspost, M für Memo, P für Protokoll, T für Telefonnotiz.

· Beziehen Sie auch das Erstellungsdatum mit ein. Wichtiger Tipp: Wenn Sie das Datum an die erste Stelle setzen, und zwar in der Reihenfolge Jahr/Monat/Tag, dann sortiert Ihnen das System die Dateien chronologisch. Wegen der Übersichtlichkeit ist es besser, zuerst die Firma oder die Person, anschließend die Art des Schriftstücks und erst danach das Datum anzufügen.

· Ein Beispiel: NRE001022 wäre das Kürzel für Norman Rentrop, Eingangspost, angelegt am 22. Oktober 2000.

In: Die Sekretärin

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