Die Übergabe an Ihre Vertreterin bereiten Sie mit diesen Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs vor:
· Notieren Sie in den Wochen vor Ihrem Urlaub jedes Stichwort, das Ihnen im Tagesgeschäft einfällt und für Ihre Vertretung wichtig sein könnte.
· Besprechen Sie mit Ihrem Chef, inwieweit Sie die Vertreterin in vertrauliche Vorgänge einweihen sollen und zu welchen Unterlagen sie keinen Zugang erhält. Legen Sie diese dann an einem Ihrem Chef bekannten Platz ab.
· Erstellen Sie einen Reiseplan für die Zeit Ihrer Abwesenheit, aus dem Ihre Vertretung entnimmt, wo Ihr Chef wann hinreist (Kontaktdaten), welche Buchungen schon vorgenommen wurden und was noch zu erledigen ist.
· Sorgen Sie dafür, dass Fristen (Steuern, Zahlungen) eingehalten werden und bereiten Sie die entsprechenden Formulare vor.
· Listen Sie alle Geburtstage und Jubiläen, Besprechungen und Konferenzen auf, die in Ihren Urlaub fallen. Schreiben Sie auf, welche Schritte Sie schon unternommen haben und was Ihre Vertreterin selbst noch machen muss.
