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Stilvoll einladen - so gelingt's

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So laden Sie stilvoll ein - nicht nur zur Weihnachtsfeier

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie haben ja sicherlich auch schon einmal eine Einladung bekommen und wissen daher: Egal ob Geschäftsessen, Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum, Messe-Brunch oder Konferenz, eine stilvolle und persönliche Einladung motiviert zur Teilnahme. Und wenn sie dann auch noch alle wichtigen Informationen enthält, gibt sie dem Adressaten das Gefühl, dass er geschätzt und ernst genommen wird. 

 

Wichtig sind daher alle Angaben, die der Gast braucht, um gut vorbereitet und pünktlich am richtigen Ort erscheinen zu können:

  • Gastgeber
  • Anlass
  • Zeit (am …, von … bis …)
  • Ort
  • mit oder ohne Begleitung?
  • ggf. Bewirtung
  • ggf. Agenda
  • ggf. Bekleidungsvermerke
  • eventuelle Kosten (Kursgebühren, Übernachtung)
  • Zu- oder Absage bis …

Und vergessen Sie bitte nicht, eine Anfahrtsskizze mitzuschicken. Und zwar auch für die Gäste, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Sinnvoll ist es, die Anfahrtsskizze mit einer Telefonnummer zu versehen, falls ein Teilnehmer den Weg dennoch nicht finden oder sich verspäten sollte. So kann er Ihnen unmittelbar Bescheid geben.

Die vielen Anfragen in der Redaktionssprechstunde des Großen Knigge zeigen: Viele Menschen sind unsicher, was sie zu welchem Anlass tragen sollen. Mit einem Hinweis auf die passende Kleidung können Sie Ihren Gästen diese Unsicherheit ganz leicht nehmen. Kleiner Knigge-Tipp: Bekleidungsvermerke werden dabei traditionell nur für die Herrenkleidung gegeben, z. B. „dunkler Anzug“ oder „Smoking“. Frauen wählen ihre Kleidung dem Dresscode der Herren entsprechend, haben jedoch eine größere Auswahl. Sie können heute aber auch zwangloser formulieren, etwa: „Anzug und Kostüm können Sie im Schrank lassen. Mit bequemer Tageskleidung sind Sie passend angezogen.“

Manchmal kommt es vor, dass Ihr Gast die Übernachtung selbst zahlen soll. Wenn Sie schon in der Einladung darauf hinweisen, welche Kosten Ihr Gast selbst tragen muss, kommt es später nicht zu Enttäuschungen. Eine stilvolle Formulierung, die garantiert niemand in den falschen Hals bekommt, finden Sie hier ...

Aber denken Sie bei aller Fürsorge für Ihre Gäste auch an sich. Fügen Sie Ihrer Einladung eine Antwortkarte oder ein Antwortfax bei. Das erleichtert dem Gast die Antwort und verschafft Ihnen Planungssicherheit. Vergessen Sie aber nicht das genaue Datum, bis wann Sie eine verbindliche Zu- oder Absage erwarten.

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

PS: Einladung per Telefon, Fax, E-Mail oder Post? Auch das ist in der Redaktionssprechstunde des Großen Knigge immer wieder die Frage. Die Antwort finden Sie daher hier ...

 

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