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Terminverzögerung: Wie Sie Kollegen dazu bewegen, termingerecht und korrekt mit Ihnen zusammenzuarbeiten

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Beispiel: Silvias Chef braucht für eine Präsentation in zwei Tagen einige Zahlen aus den Niederlassungen. Er bittet Silvia, bei den Sachbearbeitern Frau Kühn und Herrn Langer die Informationen einzuholen. Frau Kühn hat die Zahlen schon nach einer Stunde parat. Von Herrn Langer kommt erst mal nichts, Silvia bemerkt die Terminverzögerung  und erinnert ihn daran.

Am Abend vor der Präsentation schimpft Silvias Chef: „Was, die Zahlen sind immer noch nicht da? Setzen Sie sich gefälligst mal durch! Wir haben nicht ewig Zeit.“
Silvia kann nichts dafür, dass Herr Langer seine Zahlen nicht rechtzeitig zusammengestellt hat. Schuld an der Terminverzögerung ist der Sachbearbeiter, auch wenn die Wut von Silvias Chef zunächst fälschlicherweise bei ihr landet. Leider liegt es in der Natur des Menschen, dass nicht alle immer pünktlich und korrekt arbeiten. Menschen sind unterschiedlich. Es gibt die von Natur aus Zuverlässigen, die Absprachen immer einhalten. Und es gibt weniger Zuverlässige, die vergesslich sind oder denken, sie hätten noch viel Zeit und so für Termin-verzögerungen sorgen.
Der heutige Tipp ist nur ein Teil des Beitrags „Durchsetzen und delegieren“ des Sekretärinnen-Handbuchs. Wenn Sie den vollständigen Beitrag mit allen Tipps jetzt kostenlos anfordern möchten, dann klicken Sie hier ... und entdecken Sie die Erfolgs-Geheimnisse von Deutschlands Top-Sekretärinnen. Als kleines Dankeschön für Ihr Interesse hat die Redaktion sich diese Überraschung für Sie einfallen lassen ...
Außerdem gibt es Blender, die sich in Gesprächen super präsentieren, aber wenn es darauf ankommt, halbfertige Arbeiten abliefern und sagen: „Das ist doch gut genug!“ Tatsächlich müssen Sie denen aber die Arbeiten zur Überarbeitung zurückgeben, und das führt dann zu weiteren Verzögerungen.

Überlegen Sie, was genau der Grund für Terminverzögerungen sein kann

Wenn ein Kollege oder eine Kollegin einen Termin einmal nicht einhalten kann, ist das kein Grund zur Besorgnis. Wenn der Kollege Sie sofort informiert, dass es zu einer Terminverzögerung kommen wird, ist alles bestens. Dann suchen Sie mit dem Kollegen zusammen eine Lösung. Aber Vorsicht! Tappen Sie nicht in die Falle, dem Mitarbeiter die Arbeit abzunehmen. Das dürfen Sie nur im absoluten Notfall tun. Es gilt die Regel: Jeder Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben selbst – Terminverzögerung hin, Terminverzögerung her. Oder nimmt Ihnen sofort jemand Arbeit und Verantwortung ab, wenn Sie einmal mehr Arbeit haben als sonst? Wohl nicht!
Wenn Kollegen aber ihre Arbeiten wiederholt unpünktlich erledigen oder sie mangel- haft abliefern und so regelmäßig zu Terminverzögerungen sorgen, sollten Sie handeln. Unzuverlässigkeit schadet dem Unternehmen. Überlegen Sie zunächst, was Ursachen für die Terminverzögerungen sein könnten:

  • Hat Ihr Kollege kein Interesse am Job? Ist er demotiviert?
  • Hat er vielleicht ständig zu viel Arbeit? Das kann dann passieren, wenn bei Ihnen eine Stelle eingespart wurde und ein Kollege Arbeit von einem anderen Kollegen übernommen hat oder wenn aus einer Ganztagsstelle eine Teilzeit-stelle wurde.
  • Ist ein Kollege überfordert, möchte es aber nicht zugeben?
  • Hat ein Kollege Defizite beim Thema Zeitmanagement und Selbstorganisa- tion? Dann kann ein Seminar helfen und motivieren.
  • Denkt der Kollege vielleicht: „Warum delegiert die Sekretärin an mich? Wenn die Aufgabe wichtig wäre, würde sicher mein Chef selbst delegieren.“
  • Findet der Kollege die Aufgabe langweilig, uninteressant oder für seine Position nicht passend?
  • Wartet er vielleicht selbst noch auf Informationen und kann sich nicht durchsetzen?

Beobachten Sie den Kollegen eine Zeit lang. Je mehr Sie über die Gründe der Terminverzögerungen wissen, warum es immer wieder „hakt“, desto besser können Sie eingreifen und umso runder wird alles laufen.
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