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Unterschriftenscan – erlaubt oder verboten?

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Unterschriftenscan – erlaubt oder verboten?

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

dieses ganze leidige Thema mit der Unterschriftenregelung könnte man sich so schön ersparen, wenn man einfach einen Scan der benötigten Unterschrift unter den Brief setzen dürfte. Nur leider funktioniert die (Sekretariats-)Welt nicht so einfach. Denn dieser netten kleinen Arbeitserleichterung stehen ein paar Verordnungen und Gesetze entgegen. Und die zu missachten macht garantiert mehr Arbeit (und Ärger), als man vorher eingespart hat.

Also: Die folgenden Regeln, die ich in der aktuellen Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell gefunden habe, sollten Sie kennen – und dann sind Sie auch beim Unterschriftenscan auf der sicheren Seite:

 

1. Bei bestimmten Schreiben ist die Originalunterschrift gesetzlich vorgeschrieben. So beispielsweise bei einer arbeitsrechtlichen Kündigung, einem Auflösungsvertrag, einem Arbeitszeugnis oder einer Bürgschaftserklärung. Bei Kauf- und Lieferverträgen, Angeboten und Bestellungen ist die Originalunterschrift zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben. In wichtigen Fällen, z. B. Vertragsbindungen über einen längeren Zeitraum, Bestellungen mit hohen Geldbeträgen usw., ist sie aber dennoch empfehlenswert, damit Sie auf der sicheren Seite sind, falls es eine gerichtliche Auseinandersetzung gibt.

2. Bei Massenaussendungen wie z. B. einer Werbung können Sie auch einen Unterschriftenscan verwenden. In der normalen Geschäftskorrespondenz ist dies nicht unbedingt empfehlenswert, weil der Empfänger an der fehlenden Kratzspur auf dem Papier erkennen kann, dass es sich nicht um eine Originalunterschrift handelt.

3. Bei E-Mails ist ein Unterschriftenscan absolut fehl am Platz. Das gilt auch bei Bewerbungen. Der Grund: Scans brauchen unnötig Speicherplatz, und bei E-Mails erwartet ohnehin kein Mensch, dass Sie eigenhändig unterschreiben. Der getippte Name genügt.

Zusätzlich rät Office Korrespondenz aktuell: Falls Sie bei Briefen einen Scan verwenden, stellen Sie sicher, dass die gescannte Unterschrift in ausgedruckter Form hochwertig erscheint. Wählen Sie deshalb beim Einscannen stets eine hohe Auflösung. Falls Sie die Unterschrift in Blau ausdrucken, achten Sie darauf, dass es ein Tintenblau ist. Wenn das nicht geht, wählen Sie lieber Schwarz.

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

PS: Und ein kleiner persönlicher Tipp zum Schluss: Die gescannten Unterschriften von meinem Chef und mir sehen ein wenig anders aus als unsere „offiziellen“ Unterschriften. Damit stellen wir sicher, dass mit der gescannten Unterschrift kein Schindluder getrieben werden kann.

 

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