Liebe Leserin, lieber Leser, Beschaffung in Indien, Verkauf in China, Beratung aus den USA, Kommunikation mit dem Tochterkonzern in Russland: Die Globalisierung betrifft zunehmend auch den Arbeitstag im Sekretariat. Immer häufiger müssen wir internationale Telefongespräche annehmen, E-Mails und Briefe auf Englisch formulieren und Verhandlungen, Konferenzen oder Geschäftsessen organisieren, an denen internationale Geschäftspartner, Kollegen oder Kunden teilnehmen.
So weit, so gut. Was aber, wenn einem das passiert, was meiner Kollegin Sandra passiert ist? Ihr Chef und einige ihrer Kollegen tagten mit einer Delegation aus Asien. Zur Mittagszeit freute sich Sandra schon auf einen Cappuccino in der Sonne und einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft.
Da öffnete sich die Tür des Besprechungsraums, und die deutschen Kollegen „verschwanden” in Windeseile in die Mittagspause. Übrig blieb die asiatische Delegation. Die hohen asiatischen Geschäftsmänner kamen leicht irritiert zu Sandra ins Büro und machten auch keine Anstalten, ihr Büro wieder zu verlassen.
„Eigentlich” hatte Sandra mit der Besprechung nur am Rande zu tun. Jetzt war sie mittendrin, und von ihr wurde von jetzt auf gleich nicht nur Selbstbewusstsein, sondern auch interkulturelle Kompetenz gefordert. Denn plötzlich lag es in Sandras Hand, das Gesicht ihres Chefs zu wahren und womöglich den gesamten Geschäftsabschluss zu ermöglichen.
Nachdem Sandra ihren „lieben” Kollegen einen innerlichen Fluch in deren Mittagspause geschickt hatte, lächelte sie die Herren an und bat sie, noch einmal für einen kurzen Moment im Besprechungsraum Platz zu nehmen. Sie erklärte, dass die Taxis zur gemeinsamen Fahrt ins Restaurant in wenigen Minuten da sein werden. Drei Anrufe später hat sie die Gefahr gebannt: Der Chef war informiert und zurück im Büro, die Taxis waren bestellt und der Tisch im Restaurant reserviert.
Zum Glück wusste Sandra – im Gegensatz zu allen anderen Beteiligten: Das gemeinsame Essen ist für die meisten Asiaten der wichtigste Part der Geschäftsverhandlung. An der Gästebewirtung und der Gastfreundschaft zu sparen würde also nicht nur die Gäste irritieren, sondern die Geschäftsbeziehungen gefährden.
Doch welche weiteren kulturspezifischen Aspekte müssen berücksichtigt werden? Worüber plaudert man mit einem britischen Gentleman? Wie verabschiedet man russische Gäste? Und was dürfen Muslime essen und trinken? Alle Antworten auf diese Fragen finden Sie jetzt im Sekretärinnen-Handbuch.
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