Reisekostenabrechnung im Visier der Steuerprüfer

Ein leidiges Thema: Fast jährlich ändern sich im deutschen Steuerrecht die gesetzlichen Grundlagen der Reisekostenabrechnung. Und jeder, der schon einmal eine betriebliche Steuerprüfung durchleben musste, weiß, dass Reisekosten besonders intensiv geprüft werden. Und leider ist hier auch für die Steuerprüfer häufig ein Mehrertrag drin, da fehlerhafte Reisekostenabrechnungen nicht selten zu erheblichen Steuernachzahlungen führen.

Tipp: Halten Sie sich bei Ihren Reisekosten unbedingt immer an die aktuellsten Bestimmungen und prüfen Sie diese lieber einmal zu oft.

Was sind eigentlich Reisekosten?

Im deutschen Steuerrecht werden als Reisekosten diejenigen Reiseaufwendungen bezeichnet, die für Reisen im Rahmen einer betrieblichen oder selbstständigen Tätigkeit anfallen. Darunter fallen Fahrtkosten (mit dem eigenen Auto, Bahn oder Flugzeug), Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten.

Abrechnung der einzelnen Reisekostenbestandteile

Die Wahl des Verkehrsmittels steht dem Reisenden in Bezug auf die Fahrtkosten frei. Bei Benutzung von Flugzeug, Bahn oder Mietwagen werden die tatsächlich nachgewiesenen Kosten abgerechnet. Bei Benutzung eines Dienstwagens sind diese Aufwendungen Betriebsausgaben des Arbeitgebers. Bei Verwendung des Privatwagens stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Abzug einer Kilometerpauschale (€ 0,30), Abzug eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes (tatsächlich nachgewiesen) und Abzug der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis (Fahrtenbuch).

Aber Achtung! Fahren Sie morgens zu Ihrer Arbeitsstätte und anschließend auf eine Dienstreise, so sind die Kilometer hin zu Ihrer Arbeitsstätte keine Reisekosten. Kehren sie von einer Dienstreise zurück und fahren direkt nach Hause so rechnet diese Strecke zu den Reisekosten.

Die Kosten für Übernachtungen sind in der Reisekostenabrechnung in nachgewiesener Höhe erstattungsfähig. Übernachtungen im Inland kann der Arbeitgeber jedoch auch pauschalieren lassen, soweit Kosten entstanden sind.

Bei einer Geschäftsreise haben Sie dadurch, dass Sie sich aus dienstlichen Gründen außerhalb Ihrer Wohnung aufhalten, Anspruch auf den dadurch verursachten Verpflegungsmehraufwand. Diese Kosten können pauschaliert werden: Die Sätzen unterscheiden sich je nachdem, wie lange Sie aushäusig sind.

Erhalten Sie den Verpflegungsaufwand hingegen anhand der tatsächlichen Kosten in der Abrechnung Ihrer Dienstreise erstattet, so ist dies nur bis zu den steuerlich höchstzulässigen Pauschalwerten steuerbefreit möglich.

Vergessen Sie nicht die Reisenebenkosten in Ihrer Abrechnung

Auch alle mit der Dienstreise verursachten Nebenkosten sind mit der Reiskostenabrechnung zu erstatten. Dazu gehören insbesondere Ausgaben für: Hotelgarage, dienstliche Telefax und Telefongebühren, Parkgebühren, Mautkosten, Kosten für Fähren, soweit Umbuchungs- und Stornierungskosten. Voraussetzung für die Erstattung ist der Nachweis durch Belege beziehungsweise Anfügung von glaubhaften Eigenbelegen.

Die in der Reisekostenabrechnung nachgewiesenen Reiskosten kann Ihnen der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Sie brauchen diese Erstattungen in Ihrer Einkommensteuererklärung nicht mehr aufführen.