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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Auswärtstätigkeiten im Ausland: Ab 2016 rechnen Sie mit neuen Pauschalen

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Reisekostenabrechnung
Urheber: nmann77 | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Vermutlich schickt auch Ihr Unternehmen – wie mittlerweile nahezu jeder Betrieb – Mitarbeiter auf Dienstreise ins Ausland. Sie sind in diesen Fällen mit den Reisekostenabrechnungen betraut. Dabei können Sie Mitarbeitern Kosten steuerfrei erstatten. Zum 1.1.2016 wurden wieder einige Pauschalen geändert. Das Bundesfinanzministerium hat die Neuregelungen kürzlich bekannt gegeben (BMF, Schreiben vom 9.12.2015, GZ: IV C 5 – S 2353/08/10006 :006 DOK 2015/1117215).

Mitarbeiter, die eine Dienstreise ins Ausland machen, haben folgende Möglichkeiten:

  1. Sie sammeln sämtliche Belege für Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung und Nebenkosten und machen nach der Reise ihre tatsächlichen belegten Aufwendungen geltend (als Werbungskosten).
  2. Sie sammeln gar keine Belege und nehmen die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschalen in Anspruch (als Werbungskosten oder im Wege der Erstattung durch Ihr Unternehmen). Die Pauschalen für die Übernachtungskosten sind allerdings nur im Fall der Arbeitgebererstattung anwendbar. Nimmt der Mitarbeiter den Werbungskostenabzug in Anspruch, setzt er immer die tatsächlichen Übernachtungskosten an. 

Achtung: Es gelten für jedes Reiseland andere Pauschalen. Die Werte sind verbindlich, auch wenn sie im Einzelfall vielleicht zu niedrig ausfallen.

Mit diesen Pauschalen rechnen Sie ab 1.1.2016

2016 gelten für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen und für Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen teilweise neue Sätze. Die festgelegten Beträge werden auch Auslandstagegelder genannt.

Wie Sie vorgehen, wenn ein Land fehlt

In der aktuellen Übersicht finden Sie nahezu alle Länder, in die Mitarbeiter derzeit auf Dienstreise geschickt werden. Suchen Sie ausnahmsweise einen Staat, der nicht in der Übersicht zu finden ist, beachten Sie Folgendes:

  1. Im Zweifel immer Luxemburg: Bereist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens einen Staat, der in der Liste nicht aufgeführt ist, legen Sie immer die Pauschbeträge für Luxemburg zugrunde.
  2. Werte des Mutterlandes ansetzen: Geht es um Übersee- oder Außengebiete eines Staates, die Sie in der Bekanntmachung nicht finden, sind die Werte des Mutterlandes maßgebend.

Abwesenheitsdauer: Wie Sie rechnen

Für die Höhe der steuerlichen Verpflegungssätze legen Sie die Abwesenheit des Mitarbeiters am einzelnen Reisetag zugrunde. Dabei wenden Sie die Zeitstaffelung der Verpflegungspauschalen bei Inlandsreisen entsprechend an.

Es gibt 2 Pauschalen:

  1. Den vollen Pauschbetrag setzen Sie bei einer Abwesenheit von 24 Stunden an.
  2. Am An- und Abreisetag sowie bei eintägigen Reisen mit einer Dauer von mehr als 8 Stunden setzen Sie die entsprechend niedrigere Pauschale an.

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Zeitstaffelung der Verpflegungspauschalen

Abwesenheitsdauer pro Reisetag:

  • mindestens 24 Stunden
  • An- und Abreisetag unabhängig von der Abwesenheitsdauer
  • eintägige Auslandsdienstreisen mit mindestens 8 Stunden Abwesenheit
  • weniger als 8 Stunden bei eintägigen Auslandsdienstreisen

Auslandstagegeld:

  • voller Betrag
  • 2⁄3 des vollen Betrags
  • 2⁄3 des vollen Betrags
  • 0€

Mehrere Länder: Diese Pauschale gilt

Befindet sich der Mitarbeiter an ein und demselben Tag auf Dienstreise sowohl im Inland als auch im Ausland, sind die Werte für die Auslandsreise maßgebend. Das gilt selbst dann, wenn sich der Beschäftigte überwiegend im Inland aufhielt. Sucht ein Mitarbeiter während einer Reise gleich mehrere Staaten auf, unterscheiden Sie folgendermaßen:

  1. Eintägige Auslandsreisen: Bei eintägigen Auslandsreisen ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Achtung: Länder, die der Mitarbeiter lediglich durchfährt, um an sein Ziel zu kommen, lassen Sie komplett unberücksichtigt. Ausnahme hiervon sind Mitarbeiter mit Fahrtätigkeit (z. B. Kraftfahrer). Hier kann als letztes ausländisches Tätigkeitsland auch ein Durchreisestaat infrage kommen.
  2. Mehrtägige Auslandsreisen: Bei einer mehrtägigen Auslandsreise rechnen Sie mit dem Pauschbetrag des Landes, das der Mitarbeiter vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt der Ort, den der Arbeitnehmer vor 24.00 Uhr zuletzt erreicht, im Inland, weil es sich um den Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise handelt, ergibt sich das zutreffende Auslandstagegeld nach den für eintägige Reisen geltenden Regeln.

Für Flugreisen gilt der Wert von Österreich

Sind Mitarbeiter auf Auslandsdienstreise per Flugzeug unterwegs, überschreiten sie häufig mehrere Ländergrenzen. In solchen Fällen gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Bis zu diesem Zeitpunkt befindet sich der Mitarbeiter, was das Tagegeld angeht, noch im Abflugland. Zwischenlandungen berücksichtigen Sie nur dann, wenn dadurch Übernachtungen erforderlich werden.
  2. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als 2 Tage, setzen Sie für die Zeit zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung die Pauschale Österreichs an.
  3. Bei Schiffsreisen setzen Sie die für Luxemburg geltende Pauschale an. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist die für den Hafenort geltende Pauschale maßgebend.

Achtung: Mahlzeiten

Im vergangenen Jahr hat ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (vom 24.10. 2014, GZ: IV C 5 – S 2353/14/10002) bei Arbeitgebern und Entgeltabrechnern für Verwirrung gesorgt. Nach dem Wortlaut des Schreibens kann seit dem 1.1.2015 auch ein Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen) auf einer auswärtigen Tätigkeit zur abrechnungspflichtigen Mahlzeit werden. Problematisch kann das unter anderem auf Flugreisen werden, wenn dort während des Fluges ein kleiner Imbiss gereicht wird. Auch dieser muss als vollwertige Mahlzeit und damit als geldwerter Vorteil angerechnet werden, wenn das Flugticket auf Ihr Unternehmen ausgestellt ist und der Beschäftigte die „Mahlzeit“ kostenlos erhält. Nach Ansicht vieler Arbeitgeber könnten damit auch ein Schälchen Erdnüsse oder ein paar Kekse zur abrechnungspflichtigen Mahlzeit werden. Das BMF hat in einem erneuten Schreiben (vom 19.5.2015, GZ: IV C 5 – S 2353/15/10002, DOK 2015/0364577) hierzu Folgendes klargestellt:

  1. Eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale ist nur vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.
  2. Daher handelt es sich beispielsweise bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um eine der genannten Mahlzeiten, und es ist keine Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen.
  3. Auch die auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstrecken-Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare andere Knabbereien erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen somit nicht zu einer Kürzung der Pauschalen.

Es ist Ihre Aufgabe, zu beurteilen, inwieweit die Speisen unter Berücksichtigung des Umfangs, des Anlasses oder der Tageszeit tatsächlich an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten treten.

So kürzen Sie

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch Ihr Unternehmen oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG) tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen. Er erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Die Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – wurden von Ihrem Unternehmen im Voraus gebucht und bezahlt. Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 40 € (Rückreisetag von Straßburg: 32 €, Anreisetag nach Kopenhagen: 40 €) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 12 € (20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalender- tag: 60 €) auf 28 € zu kürzen.

So erstatten Sie richtig

Die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung dürfen Sie dem Mitarbeiter ohne Einzelnachweis steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Die Pauschalen für die Übernachtungskosten gelten nur für den Fall ihrer Erstattung. Beim Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

So lösen Sie bei der Erstattung nach Pauschalen jeden Fall richtig

1. Fall: Dem Mitarbeiter entstehen Kosten, die geringer sind als die Pauschale Sie können dem Mitarbeiter die entsprechende Pauschale in voller Höhe steuer- und beitragsfrei erstatten.

2. Fall: Dem Mitarbeiter entstehen Kosten, die höher sind als die Pauschale, und er kann dies auch nachweisen Sie dürfen dem Beschäftigten trotzdem nur Beträge in Höhe der Pauschalen steuer- und beitragsfrei erstatten. Achtung: Ihr Mitarbeiter kann in seiner Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen. Machen Sie den Mitarbeiter darauf aufmerksam.

3. Fall: Ihr Unternehmen zahlt grundsätzlich allen Beschäftigten Erstattungsbeträge, die über den amtlichen Pauschalen liegen

Die die Pauschalen übersteigenden Zahlungen sind beitrags- und steuerpflichtiges Arbeitsentgelt.

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