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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Das gilt für Auslandspauschalen Ihrer Mitarbeiter auf Auslandsreise

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

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Schön wär’s, wenn Sie Ihren Mitarbeitern für die Übernachtung im Ausland einfach die steuerfreie Übernachtungspauschale auszahlen dürften. Sie sparen den Aufwand und Ihr Mitarbeiter hat einen hübschen steuerfreien Vorteil, wenn er günstig übernachtet.

Achtung: Doch einfach die Pauschale in Anspruch nehmen, günstig unterkommen und den Vorteil steuerfrei einstreichen, funktioniert so einfach nicht, urteilt der Bundesfinanzhof (BFH) (Az.: VI R 24/09). Die obersten Richter legten fest, dass Sie Ihrem Mitarbeiter den Differenzbetrag zwischen den tatsächlich gezahlten Übernachtungskosten und der Pauschale keineswegs steuerfrei auszahlen dürfen.

So urteilten die BFH-Richter

Dem Urteil zufolge setzt die Gewährung von steuerfreien Pauschalen für die Übernachtung im Ausland voraus, dass dem Arbeitnehmer tatsächlich Aufwendungen für Übernachtungen entstanden sind und der Arbeitgeber sie nicht übernommen hat. Die Abrechnung über Pauschalen soll lediglich den Nachweis der tatsächlichen Kosten bei Auslandsübernachtungen erleichtern, darf aber nicht zu offensichtlich unzutreffenden Steuervorteilen beim Arbeitnehmer führen.

Diese Wahl haben Sie für die Kostenerstattung

Erstatten Sie Mitarbeitern Kosten für Übernachtungen im Ausland, können Sie entweder

  • die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung Ihrer Mitarbeiter übernehmen oder
  • ihm die Übernachtungspauschalen steuerfrei auszahlen, die für das jeweiligen Land gelten.

Ein Beispiel:

Ein Mitarbeiter unternimmt aus betrieblichen Gründen eine 3-tägige Geschäftsreise nach Belgien und übernachtet in einer Pension. Die Kosten betragen 80 € pro Nacht.

  • Entweder: Ihr Unternehmen trägt die Übernachtungskosten direkt.
  • Oder: Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter die Übernachtungspauschale für Belgien (100 € pro Übernachtung). Voraussetzung ist, dass er die tatsächlichen Übernachtungskosten selbst bezahlt und dann vereinbarungsgemäß nach Pauschalen mit Ihnen abrechnet.

Achtung: Die ausländische Umsatzsteuer dürfen Sie nicht als Vorsteuer abziehen. Diese gehört mit zu den Übernachtungskosten.

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