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Die Reisekostenfalle oder: Wann eine Auswärtstätigkeit WIRKLICH beginnt

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Von Günter Stein,

Um die erstattungsfähigen Reisekosten bei einer Dienstreise berechnen zu können, müssen Sie exakt festlegen, wann die Auswärtstätigkeit beginnt. Das hängt bei Dienstreisen davon ab, von welchem Ort aus der Mitarbeiter seine Reise startet.

 

Die folgende Übersicht hilft Ihnen, hier stets die richtige Entscheidung zu treffen:

So legen Sie den Beginn einer Dienstreise fest

FallDas bedeutet für den Beginn
Der Mitarbeiter fährt vom Unternehmen aus los. Die Dienstreise beginnt mit dem Start am Unternehmen.
Der Mitarbeiter fährt von zu Hause aus direkt los.Die Dienstreise beginnt mit dem Start am Wohnort des Beschäftigten.
Der Mitarbeiter beginnt seine Dienstreise an sich von zu Hause aus, fährt aber noch schnell im Unternehmen vorbei, um mit dem Chef etwas zu besprechen oder etwas abzuholen.Die Dienstreise beginnt erst, wenn der Beschäftigte vom Unternehmen aus aufbricht. Die Fahrt bis zum Unternehmen gilt als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und kann nur nach den entsprechenden (ungünstigeren) Grundsätzen abgerechnet werden.

 

 

Tipp:
Nach Dienstreisegrundsätzen kann der Beschäftigte die Fahrtkosten vollständig erstattet erhalten. Erstatten Sie die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ist die Erstattung grundsätzlich lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Der Mitarbeiter kann nur 0,30 € je Entfernungskilometer als Werbungskosten geltend
machen oder sich von Ihrem Unternehmen in derselben Höhe einen pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschuss zahlen lassen.
Vor allem für Mitarbeiter, die häufig auf Dienstreise gehen und vorher noch zu einer Einsatzbesprechung ins Unternehmen gerufen werden, kann sich ein Abstecher ins Unternehmen vor jeder Dienstreise also finanziell spürbar negativ auswirken. Weisen Sie die Mitarbeiter darauf hin, dass es für sie günstiger wäre, die Dienstreise gleich von zu Hause aus zu beginnen.

Extra-Tipp: Wann Sie Familienheimfahrten erstatten dürfen

Übernachtet der Mitarbeiter während einer Auswärtstätigkeit, zählen alle Fahrten von seiner Unterkunft zu seinem Einsatzort zu den beruflichen Fahrten anlässlich der Dienstreise. Bei mehrtägigen Dienstreisen gelten auch sämtliche Familienheimfahrten als dienstlich veranlasste Fahrten. Dabei dürfen Sie sogar die Aufwendungen für Zwischenheimfahrten auf kürzeren Reisen steuerfrei ersetzen (BFH, Urteil vom 15.11.1991, AZ: VI R 144/89).

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