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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Dienstreise und Urlaub mischen - Kostenabzug wahren

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Von Iris Schuler,

Nachträglich eine Reise zur Dienstreise erklären – das geht noch nicht. Aber Sie können Reisen mit privatem und beruflichem Anlass teilweise von der Steuer absetzen.

Nachträglich eine Reise zur Dienstreise erklären – das geht noch nicht. Aber Sie können Reisen mit privatem und beruflichem Anlass teilweise von der Steuer absetzen. 

Ein Beispiel: Ein angestellter Sportredakteur nahm an einer 4-wöchigen Survival-Tour in Kanada mit Floßbau und Rafting auf dem Yukon teil. Wieder zurück in Deutschland überlegte er sich, über seine Erlebnisse eine Reportage zu schreiben und vielleicht sogar ein Buch zu veröffentlichen.

Die Reise bekam für ihn einen dienstlichen Anlass – deshalb gab er die Reisekosten von 5.960 € in seiner Steuererklärung als Werbungskosten an.

Seine offizielle Begründung: Mit der Reportage hätte er gegenüber seinem Arbeitgeber seine Fähigkeiten als Reisejournalist beweisen wollen, um sich später auf eine Auslandsstelle zu bewerben.

Das Gericht akzeptierte diese Argumentation nicht. Generell ist jedoch eine Aufteilung der Reisekosten in einen beruflichen und einen privat veranlassten Teil möglich. Allerdings gilt dies nur, wenn Sie die steuerlich absetzbare Geschäftsreise von vornherein auch als Dienstreise planen.

Soll heißen: Besorgen Sie sich vorher den Auftrag oder kümmern Sie sich um einen Seminarplatz – buchen Sie den Urlaub erst nach einer Zusage für den geschäftlichen Teil.

Private und geschäftliche Reisen mischen – Kosten absetzen

Bei Reisen, die sowohl geschäftlich als auch privat erfolgen, können Sie eine Aufteilung vornehmen: Die Kosten für den geschäftlichen Teil ziehen Sie als Betriebsausgaben ab, den privaten natürlich nicht.

So gehen Sie vor:

Den Finanzämtern liegt folgende Anweisung zur Prüfung vor: 

  1. Zunächst alle eindeutigen und klar abgrenzbaren Aufwendungen prüfen. Dabei gilt folgende Vereinfachungsregel: Bei einer privaten Mitveranlassung von unter 10% dürfen Sie die Aufwendungen in vollem Umfang abziehen.
  2. Aufteilung nach akzeptierten Kriterien: Wird die 10%-Grenze überschritten, werden die Kosten einem beruflichen und einem privaten Teil zugeordnet. Führen Sie deshalb am besten eine Art Tagebuch, damit Sie genau dokumentieren können, wie hoch welche Zeitanteile waren. Legen Sie beispielsweise Besprechungsnotizen oder den Zeitplan des Seminars bei, damit Sie auf der sicheren Seite sind und die Kosten anerkannt werden.
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