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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Geschäftsreisen und Übernachtungskosten: Mit diesen Tipps wird die Abrechnung leicht

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Von Günter Stein,

Frühstück im Hotel 19 % Umsatzsteuer. Übernachtung 7 % Umsatzsteuer. Die beiden unterschiedlichen Sätze führen bei Betriebsprüfern zu geriebenen Händen. Denn Fehler in der Reisekostenabrechnung sind vorprogrammiert. Aber nicht bei Ihnen! Ihre Möglichkeiten, um alles im „grünen Bereich“ zu halten:

 

Möglichkeit 1: pauschal

Unproblematisch ist es, wenn es sich um reine Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit handelt. Sie dürfen im Rahmen einer Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer pro Übernachtung pauschal und ohne Nachweis 20 € erstatten.

Möglichkeit 2: mit Nachweis

Als Alternative zur pauschalen Erstattung können Sie dem Mitarbeiter auch die nachgewiesenen Kosten in voller Höhe ersetzen, wenn er in einem Einzelzimmer übernachtet hat. Hat er zum Beispiel mit der Ehefrau in einem Doppelzimmer übernachtet, ermitteln Sie den Preis für ein Einzelzimmer und erstatten nur diesen.
Haben sich mehrere Mitarbeiter ein Zimmer geteilt, teilen Sie den Zimmerpreis durch die Anzahl der Mitarbeiter und erstatten den jeweiligen Anteil.

 

Wenn in der Hotelrechnung ein Frühstück ausgewiesen ist

Umfasst die Hotelrechnung neben der Übernachtung auch die Kosten für Verpflegung (häufig gilt dies zumindest für das Frühstück), kürzen Sie den Gesamtbetrag um die Kosten für die Verpflegung. Hierfür haben Sie mehrere Möglichkeiten:

1. Aufteilung in Übernachtung und Nebenleistung

Sie setzen ein Hotelfrühstück mit 4,80 Euro an. Diesen Betrag ziehen Sie von der Gesamtrechnung ab, wenn das Hotel neben der Übernachtung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen ausweist.

Achtung:

Diese Nebenleistungen sind in der Rechnung häufig als sogenannte „Business Packages“ ausgewiesen. Enthalten sein können beispielsweise Frühstück und Telefon, Internet, Parken.
In diesen Fällen ziehen Sie vom Gesamtbetrag „Nebenleistungen“ der Hotelrechnung für das Frühstück einen Betrag von 4,80 € (20 % der vollen Verpflegungspauschale) ab. Den Restbetrag des Sammelpostens behandeln Sie als steuer- und beitragsfreie Reisenebenkosten.
Achtung: Das Business-Package ist nur steuerfrei, wenn Sie keinen Anlass zur Vermutung haben, dass darin auch private Nebenleistungen wie Pay-TV, private Telefonate oder Massagen enthalten sind.
Tipp:
Sie können dem Beschäftigten Verpflegungsmehraufwendungen von 12 € pro Reisetag steuerfrei ersetzen. Davon entfallen auf das Frühstück am 2. Tag 4,80 €. Sie zahlen dem Beschäftigten also noch Verpflegungsmehraufwendungen von 19,20 € (24 € – 4,80 €) steuer- und beitragsfrei aus. Die Übernachtungskosten erstatten Sie in der nachgewiesenen Höhe. Den verbleibenden Betrag des Business Packages von 19 € (23,80 € – 4,80 €) erstatten Sie als Reisenebenkosten ebenfalls steuer- und beitragsfrei.

2. Frühstück als Sachbezug

Das Frühstück können Sie als „Mahlzeit während einer Auswärtstätigkeit“ mit einem Sachbezug abrechnen. Das heißt, Sie haben bei Mahlzeiten mit einem Preis von bis zu 40 € die Wahl:

  • Sie können die tatsächlichen Kosten zugrunde legen und bis zur Höhe der Verpflegungspauschale steuerfrei belassen.
  • Alternativ können Sie den aktuellen Sachbezugswert ansetzen und die Mahlzeit als lohnsteuerpflichtiges Entgelt in der entsprechenden Höhe behandeln.

Voraussetzung hierfür ist: Sie haben das Frühstück veranlasst. Nicht erforderlich ist es aber beispielsweise, dass Sie vor Reisebeginn das Frühstück beim Hotel schriftlich buchen.
Die tatsächlichen Frühstückskosten sollten gesondert (einzeln oder im Business Package) in der Hotelrechnung ausgewiesen sein. Alternativ kann die
Rechnung auch den Vermerk enthalten „Übernachtung ohne Frühstück“. Machen Sie Ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam.
Tipp:
Alternativ können Sie den aktuellen Sachbezugswert ansetzen und die Mahlzeit als lohnsteuerpflichtiges Entgelt in der entsprechenden Höhe behandeln. Daneben können Sie auch die Verpflegungspauschalen steuerfrei auszahlen.
Ab dem 1.1.2014 können Sie Mahlzeiten bis zu 60 € mit dem Sachbezugswert bewerten und steuerfrei belassen, wenn dem Arbeitnehmer für die auswärtige
Tätigkeit eine Verpflegungspauschale zustehen würde. Andernfalls haben Sie die Möglichkeit, die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten vereinfacht mit 25 % zu besteuern.

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