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Leicht verdientes Geld: Vorsteuer aus Reisekosten geltend machen

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Urheber: Viacheslav Iakobchuk | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Reisekosten sind eine der größten Kostenpositionen bei den allgemeinen Betriebsausgaben. Schon in kleinen Unternehmen summieren sich die Reisekosten im Laufe eines Geschäftsjahres leicht auf ein paar 1.000 Euro. Soweit aus Reisekosten die Vorsteuer gezogen werden kann, führt das zu einem zusätzlichen Liquiditätsgewinn – leicht verdientes Geld für Sie, wenn Sie alle Optionen nutzen.

Aus tatsächlich entstandenen Reisekosten ist die Vorsteuer abziehbar – und unter bestimmten Voraussetzungen auch aus den Verpflegungskosten. Lesen Sie hier, welche Reisekosten steuerlich abzugsfähig sind.

Geschäftsreisen im Inland

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind in nachgewiesener Höhe steuerlich abzugsfähig. Deshalb: Bewahren Sie sämtliche eigenen Belege (Fahrkarten, Flugtickets, Taxi-Quittungen) und die von Ihren Mitarbeitern sorgfältig auf. Wenn Angestellte mit dem Firmenwagen unterwegs sind, fallen keine zusätzlichen Kosten an. Benutzen sie aber ihren privaten Pkw für Dienstreisen, können Sie ihnen pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten.

Mehraufwendungen für Verpflegung

Verpflegungskosten sind immer nur in Höhe der steuerlichen Pauschbeträge abzugsfähig. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden nach Zeitstufen gestaffelt.

Abwesenheit:
24 Stunden: 24€
8–24 Stunden: 12€
An-/Abreisetag: 12€

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten sind in tatsächlich entstandener Höhe steuerlich abzugsfähig. Eine Höchstgrenze gilt hier nicht. Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Rechnungen auf Ihr Unternehmen ausgestellt sind. Zu den Übernachtungskosten zählen nur die Aufwendungen für die Unterkunft. Die Kosten für das Frühstück zählen nicht dazu. Letztere sind Aufwendungen für Verpflegung. Enthält die Hotelrechnung lediglich einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück, kürzen Sie den Netto-Rechnungsbetrag um 4,50 €. Die Umsatzsteuer brauchen Sie nicht zu kürzen.

Reisenebenkosten

Die Ihren Mitarbeitern entstandenen Reisenebenkosten können Sie in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe steuerfrei erstatten, sofern diese beruflich veranlasst sind. Folgende Kostenpositionen sind dagegen grundsätzlich nicht als Reisenebenkosten erstattungsfähig:

  • Anschaffungskosten anlässlich der Dienstreise ohne jeglichen beruflichen Bezug (z. B. Kauf einer Reisetasche, eines Koffers oder eines Reiseweckers)
  • Kosten der allgemeinen Lebensführung (z. B. Kauf eines Stadtplans, eines Reiseführers oder einer Tageszeitung)
  • Verlust von Geld oder Schmuck (Ausnahmefälle möglich)
  • Verwarnungs- und Bußgelder, die gegen Ihren Mitarbeiter während seiner Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug bzw. mit dem Dienstwagen verhängt worden sind

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Geschäftsreisen im Ausland

Als Auslandsreisen gelten Reisen von der Bundesrepublik Deutschland in das Ausland und zurück, also auch Reisen, die vom Ausland aus angetreten werden. Der Begriff der Reisekosten stimmt bei Auslandsreisen mit dem fürInlandsreisen geltenden Begriff überein. Unterschiede bestehen aber hinsichtlich der Höhe der steuerlich berücksichtigungsfähigen Pauschbeträge. Hier gilt Folgendes:

Fahrtkosten

Auch bei Auslandsreisen sind Fahrtkosten in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig. Hier gilt es ebenso: Führen Ihre Mitarbeiter die Reise mit ihrem eigenen Fahrzeug durch, können sie auf den Einzelnachweis verzichten und stattdessen den Kilometerpauschbetrag wie sonst auch beanspruchen. Die Zahlungen Ihres Unternehmens sind dann steuerfrei.

Verpflegungsmehraufwendungen

Bei Auslandsreisen gelten in Anknüpfung an das Bundesreisekostengesetz andere Tagessätze von 18 € (z. B. Kirgisistan) bis 77 € (z. B. Island). Die Abwesenheitsdauer richtet sich nach denselben Kriterien wie die Inlandsreisen. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden also ebenfalls nach den Zeitstufen gestaffelt. Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden darf ein Pauschbetrag nicht berücksichtigt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlich entstandenen Kosten ist nicht möglich. Der Pauschbetrag ist von Land zu Land unterschiedlich. Es gilt der für das Land der auswärtigen Tätigkeit maßgebende Betrag.

Übernachtungskosten

Auch hier gilt für Sie: Eigene Übernachtungskosten können Sie in nachgewiesener Höhe geltend machen. Wenn Sie allerdings Mitarbeitern die Kosten erstatten, können Sie für die Übernachtungskosten auch einen Pauschbetrag, das sogenannte Übernachtungsgeld, ansetzen.

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