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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Mitarbeiter erledigt Privates auf der Dienstreise? So sichern Sie sich ab!

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Von Günter Stein,

Sie dürfen den Beschäftigten Ihres Unternehmens nur diejenigen Kosten steuerfrei erstatten, die so gut wie ausschließlich beruflich bedingt sind. Beruflich bedingt bedeutet, dass die Auswärtstätigkeit durch die Aufgabe des Mitarbeiters für Ihr Unternehmen veranlasst ist.

 

Unproblematisch können Sie das anerkennen, wenn der Beschäftigte beispielsweise einen Kunden aufsucht und anschließend sofort zu Ihrem Unternehmen zurückkehrt. Allerdings kommt es regelmäßig vor, dass Arbeitnehmer, die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit unterwegs sind, nebenher auch einige private Dinge erledigen. Sie haben in diesen Fällen abzugrenzen, ob und in welchem Umfang die Reisekosten noch erstattungsfähig sind.
Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens fährt während einer mehrtägigen Dienstreise einen Umweg, um einen Bekannten zu besuchen oder um privat einkaufen zu gehen.

Wie Sie rechtssicher aufsplitten

Sind die privaten Erledigungen des Mitarbeiters eher untergeordnet, dürfen Sie nach den LStR auch weiterhin von der beruflichen Veranlassung der Auswärtstätigkeit ausgehen und damit die Reisekosten steuer- und beitragsfrei erstatten.
Sind die privaten Erledigungen mehr als geringfügig, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Bei Trennbarkeit:
Teilen Sie auf. Trennen Sie die Auswärtstätigkeit sauber in einen privaten und einen beruflichen Anteil. Alle Kosten, die im Zusammenhang mit der privaten Erledigung anfallen, sind nicht als Reisekosten erstattungsfähig.
2. Bei Untrennbarkeit:
Ist Ihnen die Trennung nicht möglich – auch nicht durch Schätzung –, zählen die gesamten Kosten für die Dienstreise zu den Kosten für die private Lebensführung nach § 12 Einkommensteuergesetz (EStG) (Bundesfinanzhof (BFH), Beschluss vom 21.9.2009, Az. GrS 1/06). Ersetzen Sie dem Mitarbeiter diese Aufwendungen, stellt der Ersatz in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt dar.

 

Tipp:
Die Grundsätze gelten für alle Auswärtstätigkeiten, also für die Dienstreise, für die Einsatzwechseltätigkeit und für die Fahrtätigkeit. Machen Sie Mitarbeiter, die das betreffen kann, auf die möglichen Folgen privater Erledigungen aufmerksam, beispielsweise durch ein Rundschreiben.

Mit diesem Musterschreiben informieren Sie die Mitarbeiter

Für Ihre zukünftigen Auswärtstätigkeiten (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) möchten wir Sie auf Folgendes aufmerksam machen:
Erledigen Sie während einer Auswärtstätigkeit private Angelegenheiten, bleibt der Charakter einer Auswärtstätigkeit nur erhalten, wenn die privat veranlassten Tätigkeiten untergeordnet sind.
Beispiel:
Sie halten während einer Dienstreise an einer Apotheke, um sich Kopfschmerztabletten zu besorgen.
Sind die privaten Angelegenheiten umfangreicher, muss Ihre Auswärtstätigkeit in einen privaten und einen betrieblichen Anteil aufgesplittet werden. Nur Ihre Aufwendungen für den betrieblichen Anteil können von uns als Reisekosten erstattet oder im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ist eine Aufteilung in einen privaten und einen betrieblichen Anteil nicht möglich, wird die Reise insgesamt als privat angesehen. Kostenerstattungen oder ein Werbungskostenabzug sind in diesem Fall nicht möglich.

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