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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Pauschalen erleichtern nur bedingt die Reisekostenabrechnung

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

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Zugegeben – der Gedanke hat schon etwas verführerisches: Sie nehmen bei den Übernachtungskosten für Ihre Außendienstler im Ausland einfach die Pauschalen in Anspruch.

Ihr Mitarbeiter oder seine Sekretärin suchen sich eine hübsche, günstige Pension. Den überzähligen Differenzbetrag zahlen Sie dem Außendienstler einfach aus – er freut sich über den Bonus und Sie über die Einsparung.

Leider ist es zu schön, um wahr zu sein. Gerade wenn die Auslandspauschalen über den tatsächlichen Kosten liegen, sollten Sie aufpassen.

So ist die Rechtslage tatsächlich

Tatsächlich dürfen Sie Ihrem Mitarbeiter den Differenzbetrag zwischen der Pauschale und den Kosten für die Pension keineswegs steuerfrei auszahlen. Das folgt aus einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2010 (Az.: VI R 24/09).

Dem Urteil zufolge setzt die Gewährung von steuerfreien Pauschalen für die Übernachtung im Ausland voraus, dass dem Arbeitnehmer tatsächlich Aufwendungen für Übernachtungen entstanden sind und der Arbeitgeber sie nicht übernommen hat.

Tenor: Die Abrechnung über Pauschalen soll lediglich den Nachweis der tatsächlichen Kosten bei Auslandsübernachtungen erleichtern, darf aber nicht zu offensichtlich unzutreffenden Steuervorteilen beim Arbeitnehmer führen, urteilten die obersten Finanzrichter.

Diese Wahl haben Sie für die Kostenerstattung

Erstatten Sie Mitarbeitern Kosten für Übernachtungen im Ausland, können Sie entweder

  • die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung Ihrer Mitarbeiter übernehmen oder
  • ihm die Übernachtungspauschalen steuerfrei auszahlen, die für das jeweiligen Land gelten.

Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter unternimmt aus betrieblichen Gründen eine 3-tägige Geschäftsreise nach Belgien und übernachtet in einer Pension. Die Kosten betragen 80 € pro Nacht.

  • Entweder: Ihr Unternehmen trägt die Übernachtungskosten direkt.
  • Oder: Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter die Übernachtungspauschale für Belgien (100 € pro Übernachtung). Voraussetzung ist, dass er die tatsächlichen Übernachtungskosten selbst bezahlt und dann vereinbarungsgemäß nach Pauschalen mit Ihnen abrechnet.

Achtung: Die ausländische Umsatzsteuer dürfen Sie nicht als Vorsteuer abziehen. Diese gehört mit zu den Übernachtungskosten.

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