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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Reisekosten ab 2014: Was Sie jetzt betriebsprüfungssicher erstatten können

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Von Gerhard Schneider,

Im neuen Reisekostenrecht (Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums vom 30.9.2012, Az. IV C 5 - S 2353/13/10004) gilt der Grundsatz: Ein Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte (= Arbeitsstätte) haben.

Das ist zum Beispiel für Monteure und Techniker wichtig, die häufig in unterschiedlichen Betriebsbereichen des Arbeitgebers oder über Monate hinweg bei nur einem Kunden eingesetzt werden. Es gilt der Grundsatz: Für den Weg von zu Hause zur ersten Tätigkeitsstätte kann die Entfernungspauschale (= Pendlerpauschale) von 0,30 € je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstelle in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Für Ihre Mitarbeiter gilt also: Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte greift die Regelung zur Pendlerpauschale. Alle anderen Fahrten des Mitarbeiters im Rahmen seiner Arbeit stellen Dienstreisen dar.

Konkret heißt das:

  • Kosten für Fahrten von der Wohnung Ihres Mitarbeiters zur ersten Tätigkeitsstätte dürfen Sie als Arbeitgeber nicht steuerfrei erstatten.
  • Für Dienstreise und Fahrten zwischen weiteren Tätigkeitsstätten ist eine steuerfreie Erstattung möglich: entweder anhand der konkret nachgewiesenen Kosten, was recht kompliziert ist, oder, was einfach und transparent ist, anhand der steuerlichen Pauschale von 0,30 € je mit dem eigenen Pkw gefahrenen Kilometer.

 

Neue Verpflegungspauschalen ab 1.1.2014

Wenn sich Ihre Mitarbeiter auf Dienstreise befinden, können Sie ihm im Rahmen der steuerlichen Verpflegungspauschalen einen Betrag für den „Verpflegungsmehraufwand“ zukommen lassen. Dieser richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit. 2014 gelten folgende Sätze:

  • Ist der Mitarbeiter an einem Tag (= eintägige Dienstreise) im Inland länger als acht Stunden unterwegs, kann ihm der Arbeitgeber hierfür ab 1.1.2014 12 € pauschal und steuerfrei erstatten.
  • Ist der Mitarbeiter auf einer mehrtägigen Dienstreise, kann ihm Arbeitgeber 24 € für jeden vollen Tag erstatten und 12 € für den An- und Abreisetag (dies gilt unabhängig von der Reisedauer).

Wenn die Reise ins Ausland führt

Für Reisen ins Ausland hat das BMF eine eigene, nach Ländern sortierte Liste mit sogenannten Auslandstagegeldern aufgestellt.

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