Reisekosten und Reisekostenabrechnungen 2025

Dieser Artikel behandelt geht im Gesamten auf die Themen Reisekosten und Reisekostenabrechnung ein und beantwortet, wie Reisekosten allgemein in Deutschland steuerrechtlich sowie von der Finanz- und Steuer-Abteilung eines Unternehmens behandelt werden. Darüber hinaus werden die aktuellen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen vorgestellt und es wird erklärt, wie Reisekostenabrechnungen grundsätzlich aufgebaut sein sollten. 

Was sind Reisekosten?

Grundsätzlich definiert man Reisekosten im deutschen Steuerrecht als Aufwendungen, die für beruflich oder betrieblich notwendige Reisen anfallen. Zu den typischen Reisekosten gehören:

• Übernachtungskosten,
• Fahrtkosten im Rahmen einer Dienstreise,
• Kosten für Verpflegung und
• Reisenebenkosten wie beispielsweise Parkgebühren. 

Für den Verpflegungsmehraufwand müssen Sie berücksichtigen, dass dieser oft nicht 1:1 erstattet werden. Vielmehr wird mit Pauschalen gearbeitet, die die Ausgaben für Essen und Trinken abdecken sollen.

Hinweis: Fahrtkosten zu Niederlassungen des eigenen Unternehmens dürfen nur abgerechnet werden, wenn der Weg weiter ist als zur festen Arbeitsstätte. In solch einem Fall wird die Wegzeit als Arbeitszeit gerechnet und der Arbeitnehmer kann jene Fahrtkosten im Zuge einer Reisekostenabrechnung geltend machen. Das Prinzip der Sammelbeförderung kann ebenfalls einige Vorteile mit sich bringen, vor allem im steuerrechtlichen Bereich.

Wann spricht man von einer Dienst- oder Geschäftsreise? 

Eine Dienst- oder Geschäftsreise liegt vor, wenn einem Unternehmen Aufwendungen für betriebliche oder dienstliche Reisen, also für eine betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Eine Auswärtstätigkeit verrichtet ein Mitarbeiter, wenn er nicht an der ersten Tätigkeitsstätte ist, sondern seine Arbeitszeit anderorts verbringt. Dabei muss berücksichtigt werden, dass eine Dienstreise nur dann als eine Auswärtstätigkeit gilt, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Typische Dienstreisen werden notwendig, wenn Mitarbeiter Fachkongresse besuchen, sich mit Lieferanten oder Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Betriebsgeländes treffen oder externe Seminare, Tagungen und Schulungen besuchen. 

Beispiel: Mitarbeiter A wohnt in Potsdam, aber arbeitet normalerweise in Berlin, am Hauptsitz des Unternehmens. Muss A nun nach Hamburg reisen, um vor Ort einen Kunden zu betreuen, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Für die Fahrtkosten nach Hamburg sowie eine eventuell nötige Hotelübernachtung plus Verpflegung kann er anschließend eine Reisekostenabrechnung einreichen – muss dabei aber einiges beachten.

Wie werden Reisekosten steuerlich behandelt? 

Reisekosten, die durch einen Nachweis betrieblich veranlasst wurden und überwiegend einen beruflichen Charakter haben, können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Reisekosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Durchführung einer Reise beziehungsweise Auswärtstätigkeit anfallen. Dazu gehören unter anderem Kosten für An- und Abreise, Unterkunft und Verpflegung. 

Reisekosten können steuerlich geltend gemacht werden, sofern sie durch Belege und Quittungen nachgewiesen werden können. Die Belege müssen quittiert und in den letzten drei Monaten ausgestellt sein. Eine Ausnahme bilden die sogenannten Eigenbelege, bei denen die Kosten vom Reisenden persönlich aufgeschlüsselt werden. Nachteil von Eigenbelegen ist die fehlende Abzugsmöglichkeit der Umsatzsteuer für Unternehmen.  

Reisekosten können steuerlich entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Unter Werbungskosten fasst man Aufwendungen zusammen, die durch die Ausübung einer abhängigen Tätigkeit in einem Angestelltenverhältnis entstehen. Betriebsausgaben sind im Gegensatz zu Werbungskosten Kostenblöcke, die im Zusammenhang mit der Führung eines Unternehmens anfallen. 

Gesetzliche Grundlage für die Abrechnung der Reisekosten

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten wird im Einkommensteuergesetz (EstG) im Detail geregelt. Darüber hinaus bringt das Bundesfinanzministerium regelmäßig BMF-Schreiben heraus, in denen Veränderungen der Rahmenbedingungen zu den Bereichen Lohnsteuer und Einkommensteuer thematisiert werden. Diese Informationen sind für Unternehmen, die Reisekosten bezahlen und Reisekostenabrechnungen bearbeiten, essenziell. 

Zusätzlich enthält das Steuerentlastungsgesetz 2022 für die Jahre 2022 bis 2026 wichtige temporäre Änderungen bei den Entfernungspauschalen, die ebenfalls Beachtung finden müssen. Das Steuerentlastungsgesetz wurde implementiert, um die erheblichen Preiserhöhungen im Energiebereich, die ebenso Pendler und Geschäftsreisende betreffen, abzufedern. 

Welche Kosten fallen unter Reisekosten?

Zu den Kosten, die steuerlich abzugsfähig sind, und somit unter die Reisekosten fallen gehören:

• Verpflegungsmehraufwand
• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Verpflegungsmehraufwand 2024: Pauschalen, Höhe & Berechnung

Entfernungspauschale 2024: Berechnung und Anspruch

Geschäftsreise mit Familie: Wie steuerlich absetzen?

Übernachtungspauschale & Übernachtungskosten – im Inland und Ausland | 2024

Beispiel: Die fünf Personalmitarbeiter der HR-Abteilung (Human Resources) eines Unternehmens aus Düsseldorf besuchen gemeinsam eine zweitägige Fachtagung zum Thema „New Work“ in Berlin. Neben den Schulungskosten fallen bei der Auswärtstätigkeit die folgenden Reisekosten an: 

• Anfahrtskosten Düsseldorf – Berlin mit der Deutschen Bahn,
• Taxikosten vom Hauptbahnhof Berlin zum Tagungshotel,
• Übernachtungskosten im Hotel (auf Rechnung),
• Aufwendungen für Verpflegung oder Verpflegungspauschalen,
• Taxikosten für die Fahrt vom Tagungshotel zum Hauptbahnhof,
• Rückreise von Berlin nach Düsseldorf mit der Deutschen Bahn. 
• Reisenebenkosten für das Parken des Firmen-PKW im Bahnhofsparkhaus Düsseldorf

Alle Reisekosten inklusive der Reisenebenkosten für die geschäftlich veranlasste Reise werden von den Mitarbeitern gesammelt und in einer gesonderten Abrechnung der Reisekosten mit dem Arbeitgeber abgerechnet. 

Für welche Verkehrsmittel bekommen Mitarbeiter die Reisekosten erstattet?

Betrieblich veranlasste Reisekosten können für alle Verkehrsmittel zurückgefordert werden:

• Zug
• Flugzeug
• Schiff
• Fähre
• Auto

Auch U-Bahn- oder Taxi-Fahrten am Zielort können abgerechnet werden.

Achtung: Es werden lediglich Kosten der zuvor vereinbarten Anreisemethode und Komfortklasse erstattet. Wird dem Arbeitnehmer eine Anreise mit dem Zug in der 2. Klasse zugesichert und die Anreise erfolgt stattdessen mit dem Auto, kann der Arbeitgeber die Erstattung des Kilometergeldes verweigern.

Was sind Fahrtkosten und wie werden sie berechnet? 

Fahrtkosten im beruflichen Umfeld entstehen bei Geschäftsreisen, die mit einem privaten PKW zurückgelegt werden. Berechnungsgrundlage für derartige, geschäftlich veranlasste Dienstreisen ist grundsätzlich die sogenannte erste Arbeitsstätte. Gemäß der gesetzlichen Definition handelt es sich bei der ersten Arbeitsstätte um den Tätigkeitsmittelpunkt eines Mitarbeiters. 

Beispiel: Mitarbeiter A ist in der Vertriebsabteilung seines Unternehmens im Innendienst angestellt. Typischerweise arbeitet er am Unternehmensstandort in Köln, an dem sich auch sein Büro befindet. An einigen Tagen im Jahr ist Mitarbeiter A abweichend zur ersten Arbeitsstätte auch im Außendienst tätig. Seine erste Arbeitsstätte ist jedoch weiterhin die Firmenzentrale, da sich hier der Tätigkeitsschwerpunkt befindet. 

Den Nachweis für die entstandenen Fahrtkosten während der Außendiensttätigkeit muss der Mitarbeiter schriftlich erbringen. Hierfür kann er unter anderem spezielle Apps nutzen, die die korrekte Strecke zwischen Ausgangspunkt und Zielort berechnen. Ebenfalls möglich ist ein Screenshot aus einer Google-Maps-Karte, aus der die gefahrene Strecke ersichtlich ist. 

Grundsätzlich sind Mitarbeiter angehalten, immer die kürzeste Route zu fahren. Die angegebene Kilometerzahl kann mit einem Routenplaner überprüft werden. Allerdings kann es immer zu Abweichungen von der Route kommen, zum Beispiel durch Verkehrsbehinderungen und Staus, was legitim ist. Sind die Abweichungen jedoch erheblich, sollten Sie den Mitarbeiter fragen, was es mit den Mehrkilometern auf sich hat. Schließlich können nur die betrieblich veranlassten Kilometer mit der Pauschale geltend gemacht werden und keine privaten Umwege.

Für die Kompensation der Fahrtkosten gibt es drei Möglichkeiten: 

Pauschalabrechnung über die Kilometerpauschale

Mitarbeiter, die ihren privaten PKW für betriebliche Fahrten nutzen, können als Ausgleich für ihre Aufwendungen bis zu 0,30 Cent pro gefahrenen Kilometer geltend machen. Angestellte, die beispielsweise aus dienstlichen Gründen auf der Strecke von Köln nach Mainz (einfache Strecke 185 Kilometer) unterwegs waren, können 370 Kilometer * 0,30 Euro über das Reisekostenformular abrechnen und erhalten 111 Euro für die Fahrt ausbezahlt. Eine Abrechnung oberhalb des Höchstsatzes der Kilometerpauschale von 0,30 Euro ist nicht zulässig.

Individuell berechneter Kilometersatz

Ebenfalls möglich ist die Abrechnung über einen individuellen Kilometersatz. Bei dieser umfassenden Kostenkalkulation muss der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber alle Kosten offenlegen, die er pro Jahr für seinen Privatwagen aufwendet. Die Gesamtkosten für Abschreibung, Versicherung, Benzinkosten, Finanzierung und Nebenkosten werden durch die gefahrenen Kilometer geteilt. Es ergibt sich der individuelle Kilometersatz, der für die Dienstreisen abgerechnet werden kann. Die Abrechnung über einen individuellen Kostensatz rechnet sich vor allem für Mitarbeiter, die ein hochwertiges Fahrzeug nutzen, für dessen Unterhaltung im Jahr hohe Kosten anfallen.  

Fahrtenbuch

Wer regelmäßig seinen Privatwagen für dienstliche Zwecke nutzt, sollte ein Fahrtenbuch nutzen, um die Dienstfahrten nachzuweisen. Im Fahrtenbuch werden der Tag, der Anlass der Fahrt, die Route und die gefahrenen Kilometer eingetragen. Werden Dienstfahrten über die Einkommensteuererklärung abgesetzt, ist die Nutzung eines Fahrtenbuches in jedem Fall sinnvoll, da dieses Grundvoraussetzung für die volle Erstattung ist. 

Info: Kosten für Dienstreisen mit der Deutschen Bahn, Fernbussen oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln können in voller Höhe angesetzt werden und werden als notwendige Fahrtkosten anerkannt sowie vom Arbeitgeber erstattet.

Dienstwagen und Reisekosten – was beachtet werden muss

Die Kilometerpauschale von 0,30 Euro kann ausschließlich dann angesetzt werden, wenn Mitarbeiter im Rahmen einer Geschäftsreise einen privaten PKW nutzen. Bei Dienstwagen entfällt die Möglichkeit, gefahrene Kilometer über die Reisekostenabrechnung abzurechnen oder bei der Einkommensteuererklärung geltend zu machen. 

Vielmehr müssen Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen nutzen, den sogenannten geldwerten Vorteil versteuern, der entsteht, wenn ein Fahrzeug privat genutzt wird. Dieser wird entweder pauschal mit 1 Prozent von Anschaffungswert des Fahrzeugs pro Monat berechnet oder nach Aufwand und gefahrenen Kilometern abgerechnet. Fahrten zwischen privater Wohnung und erster Arbeitsstätte werden zusätzlich mit 0,03 % des Listenpreises pro Kilometer kalkuliert.  

Was gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Mietwagen?

Werden für die Dienstreise öffentliche Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Straßenbahn, Bus, Flugzeug, Schiff oder Taxi) genutzt, wird der gezahlte Fahrpreis steuerfrei erstattet. Dabei spielt es keine Rolle, ob in der ersten oder zweiten Klasse gereist wird.

Sonderfall BahnCard

Wenn eine BahnCard ausschließlich für berufliche Fahrten im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten verwendet wird, ist der daraus resultierende Sachbezug steuerlich und sozialversicherungstechnisch nicht zu berücksichtigen. Falls die BahnCard jedoch sowohl für berufliche als auch private Zwecke genutzt wird, unterliegt sie nur dann nicht der Steuerpflicht, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Es muss eine Prognose erstellt werden, nach der die eingesparten Kosten für Einzelfahrscheine, die während der beruflichen Auswärtstätigkeit ohne Verwendung der BahnCard angefallen wären, die Kosten der BahnCard erreichen oder sogar übertreffen (prognostizierte Vollamortisation)

Was versteht man unter Übernachtungskosten?

Im Rahmen einer mehrtägigen Dienstreise fallen neben Fahrtkosten und Reisenebenkosten ebenso Übernachtungskosten an. Notwendige Übernachtungskosten werden vom Arbeitgeber in voller Höhe bezahlt, wenn sie angemessen sind. 

Unternehmen der freien Wirtschaft geben ihren Mitarbeitern in der Regel einen Kostenrahmen für Übernachtungen in den Reiseregelungen vor, von denen im Einzelfall nach Rücksprache abgewichen werden kann. Typische Übernachtungssätze zwischen 80 und 150 Euro pro Nacht im Einzelzimmer gelten als üblich und können in voller Höhe bei der Reisekostenabrechnung angesetzt und beleghaft abgerechnet werden. 

Dienstreisen im öffentlichen Dienst oder in Bundes- oder Landesbehörden unterliegen den jeweiligen behördlichen Regelungen. Das Bundesverwaltungsamt gibt zum Beispiel an, dass nachgewiesene Übernachtungskosten ohne Angabe weiterer Gründe als notwendig anerkannt werden, wenn ein Betrag von 70,00 Euro nicht überschritten wird.“ 

Die derzeit gültige Übernachtungspauschale, die Beschäftigte steuerfrei bei der Reisekostenabrechnung oder der Einkommensteuererklärung ansetzen können, wenn sie privat übernachtet haben, liegt bei 20 Euro. 

Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?

Gemäß §9 Absatz 4a EstG ist eine „Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen, als Verpflegungspauschale anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. Die Pauschbeträge oder Verpflegungspauschalen betragen aktuell: 

1. 32 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,

2. jeweils 16 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,

3. 16 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. 

Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden können keine Pauschalen vom Arbeitgeber angesetzt werden. 

Erhalten Mitarbeiter im Rahmen einer Übernachtung ein kostenloses Frühstück oder besteht auf einer Tagung oder Schulung Teil- oder Vollverpflegung im Hotel, müssen die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Für ein kostenloses Frühstück werden 20 Prozent, für ein kostenloses Mittag- oder Abendessen 40 Prozent des Pauschbetrages abgezogen. 

Im Ausland ist das Abrechnungsprinzip ähnlich – allerdings gibt es andere Pauschalbeträge für eine Verpflegungskostenmehraufwendung. Diese werden einmal jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Ihre Höhe ist von Land zu Land verschieden.

Was zählt zu den Reisenebenkosten?

Als Reisenebenkosten werden alle Aufwendungen definiert, die nicht zu den Reisekosten oder Verpflegungskosten gezählt werden können. Es gibt keine Pauschalen, die für die Abrechnung von Reisenebenkosten genutzt werden können. Sie werden mit den entsprechenden Belegen abgerechnet.

Typische Beispiele für Reisenebenkosten sind: 

• Zusätzliche Gepäckgebühren am Flughafen für schweres oder sperriges berufliches Gepäck,
• Telefon- und Postgebühren für geschäftliche Korrespondenz im Ausland, 
• Mautgebühren, 
• Parkkosten,
• Eintrittsgelder für Veranstaltungen mit beruflichem Hintergrund, 
• Reisegepäckversicherungen sowie 
• Kosten, die durch Schäden am Reisegepäck entstanden sind. 

Viele weitere Aufwendungen können ebenfalls nach Absprache als Reisenebenkosten in der Reisekostenabrechnung aufgeführt werden. 

Welche Reisenebenkosten werden nicht erstattet?

Private Barbesuche, private Telefonate oder Mitbringsel für die Familie sind zwar Kosten, die während einer Geschäftsreise entstehen. Sie zählen aber nicht als Reisenebenkosten und dürfen daher nicht von der Steuer abgesetzt oder mit dem Arbeitgeber verrechnet werden.

Auch Anti-Mückenmittel oder langärmlige Kleidung, die in einem tropischen Land angeraten sind, müssen nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, auch wenn er den Mitarbeiter dienstlich in dieses Land schickt. Dies gehört zu den persönlichen Bedürfnissen, die bereits durch die Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen geregelt sind. Wie das Wort „Mehraufwendungen“ verdeutlicht, ist damit nicht nur die Verpflegung gemeint, sondern alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise entstehen können.

Welche Reisekosten-Regelungen gelten bei Auslandsreisen? 

Es liegt auf der Hand, dass Dienstreisen ins Ausland häufig höhere Kosten verursachen als eine Geschäftsreise innerhalb von Deutschland. Aus diesem Grund greifen bei den Reisekosten für geschäftlich veranlasste Auslandsreisen andere Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und höhere Pauschalbeträge für Übernachtungskosten. An einigen bekannten internationalen Reiseländern können die gesetzlichen Reisekosten-Regelungen nachvollzogen werden: 

Muss ein Unternehmen Reisekosten aus rechtlicher Sicht erstatten? 

Unternehmen sind in Deutschland aus rechtlicher Sicht nicht verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. Falls eine Erstattung nur anteilig oder gar nicht erfolgt, können Arbeitnehmer die Kosten über ihre Steuererklärung zurückholen. Sie werden dort als Werbungskosten vermerkt.

Trotz der fehlenden gesetzlichen Bestimmung übernehmen die meisten Unternehmen die Reisekosten für geschäftliche Dienstreisen ihrer Arbeitnehmer und setzen diese im späteren Verlauf als Unternehmensausgaben an. Hauptgrund hierfür ist der Umstand, dass Beschäftigte ansonsten bis zu einem Jahr oder länger auf die Erstattung ihrer Kosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung warten müssten. 

Manche Unternehmen gehen einen anderen Weg und zahlen ihren Mitarbeitern monatlich eine Reisekostenpauschale, mit der alle Reisekosten und Reisenebenkosten abgegolten sind. Arbeitnehmer haben in diesem Fall zusätzlich die Möglichkeit, Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand oder Fahrtkosten für die Auswärtstätigkeit im Rahmen der Einkommensteuererklärung anzusetzen. 

Wie bekommen Arbeitnehmer die Reisekosten erstattet?

Um das ausgelegte Geld ohne Diskussionen wiederzubekommen, müssen Mitarbeiter Belege ihrer Ausgaben sammeln. Nur wenn ein Mitarbeiter einen Originalbeleg für eine Ausgabe hat, kann diese auch in voller Höhe erstattet werden. Dazu zählen Belege für Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten.

Um Reisekosten erstattet zu bekommen, müssen Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, das vom Unternehmen bereitgestellt wird; die sogenannte Reisekostenabrechnung. Diese wird dann zusammen mit den Belegen in der Buchhaltung oder Personalabteilung eingereicht und abgerechnet, wenn alles korrekt ist. Die Erstattung der Reisekosten wird auf der Entgeltabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter vermerkt.

Was versteht man unter einer Reisekostenabrechnung? 

Als Reisekostenabrechnung definiert man einen Finanzbegriff, der die Erstattung von Reisekosten durch einen Arbeitgeber oder eine andere Organisation beschreibt. Reisekostenabrechnungen werden in den meisten Fällen für geschäftliche Reisen benötigt und können im Einzelfall ebenso für private Reisen gelten. Die Abrechnung erfolgt entweder digital oder über ein Formular. 

Was muss eine Reisekostenabrechnung beinhalten?

Die Reisekostenabrechnung sollte alle anfallenden Kosten umfassen, damit der Arbeitgeber oder die Organisation diese erstatten kann. Dazu gehören in der Regel Reisekosten wie Flug-, Zug- oder Busfahrkarten, Unterkunftskosten sowie Aufwendungen für Verpflegung oder entsprechende Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Reisekostenabrechnungen müssen innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach der Reise eingereicht werden, werden in den meisten Fällen monatsweise erstellt und sollten alle notwendigen Informationen und Belege als Nachweis der entstandenen Kosten enthalten.

Gibt es formale Vorgaben für eine Reisekostenabrechnung? 

Es gibt keine gesetzlichen oder formalen Vorgaben, welche Informationen eine Reisekostenabrechnung enthalten muss. Theoretisch kann eine Reisekostenabrechnung auf einem Blatt Papier ohne Unterschrift eingereicht werden, solange die Kosten mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden können. In den meisten Fällen sind Reisekostenabrechnungen in drei Bereiche aufgeteilt: 

1. Im oberen Teil werden die Mitarbeiterinformationen aufgeführt. Dazu gehören neben den personenbezogenen Daten ebenfalls die Bankverbindung oder die Personalnummer.
2. Bei monatsbezogenen Reisekostenabrechnungen kann entweder per Hand oder digital das Abrechnungsdatum eingetragen werden. Ein typischer Eintrag könnte wie folgt aussehen: 

3. Am Ende der Reisekostenabrechnung wird die Summe ausgegeben, die dem Mitarbeiter ausgezahlt wird. 

Wichtig: Alle Belege müssen der Reisekostenabrechnung als Nachweis beigelegt werden.

Eigenbeleg für Reisekosten erstellen

Hat ein Mitarbeiter keinen Beleg erhalten oder diesen verloren, so kann er einen Eigenbeleg schreiben und die Kosten so nachweisen. Dieser benötigt folgende Angaben:

• Name und Adresse des Zahlungsempfängers
• Rechnungsbetrag
• Rechnungsbetreff
• Datum der Zahlung
• Datum des Belegs
• Unterschrift des Mitarbeiters

Für das Unternehmen gibt es den Nachteil, dass Eigenbelege keine Mehrwertsteuer ausweisen, die Unternehmen nicht steuermindernd ansetzen können. Nur mit sachlichen Belegen entstandene Kosten können vollständig bei den Steuern und Abgaben von Unternehmen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Warum ist eine zügige Reisekostenabrechnung wichtig?

Unternehmen sollten Reisekostenabrechnungen zügig bearbeiten. Wenn die Rückzahlung der Auslagen zu lange dauert oder immer wieder Rückfragen entstehen, kann die Reisekostenabrechnung zum Motivationsthema werden. Schließlich treten die Mitarbeiter mit ihrem Lohn und Gehalt in Vorkasse und geraten möglicherweise sogar in eine finanzielle Schieflage, wenn die Rückzahlung zu lange dauert.

Unternehmen sollten daher ihre Abläufe in der Lohnbuchhaltung hinsichtlich der Reisekostenabrechnung optimieren oder Mitarbeitern sogar einen Spesenvorschuss gewähren. Auch aus Unternehmenssicht ist eine zügige und korrekte Reisekostenabrechnung relevant, da fehlerhafte Abrechnungen bei Steuerprüfungen zu hohen Nachzahlungen führen können.

Was sind die Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung?

In den letzten Jahren haben sich internetbasierte oder digitale Reiskostenabrechnungen durchgesetzt und die bis dahin üblichen beleghafte Reisekostenabrechnungen in Papierform ersetzt. Digitale Programme für die Abrechnung der Reisekosten sind effizient und zeitsparend, da die Eingaben sofort in der Buchhaltungssoftware vom Unternehmen weiterverarbeitet werden kann. Belege können fotografiert oder eingescannt werden, was das Archivieren im Unternehmen deutlich erleichtert und ebenfalls den gesetzlichen Vorgaben entspricht.  

Fazit: Das müssen Sie zur Abrechnung von Reisekosten wissen

Die Abrechnung von Reisekosten ist gesetzlich klar geregelt. Entweder erfolgt die Abrechnung der tatsächlich gezahlten Beträge oder über Pauschalen. Einzig die Verpflegung kann nur über Pauschbeträge abgegolten werden, Einzelerstattungen sind nicht möglich. Mitarbeiter sollten alle Belege aufbewahren und einreichen und die Buchhaltung sollte die Kosten zügig erstatten. Fehlen Belege, können Mitarbeiter Eigenbelege erstellen.

Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten können 1:1 erstattet werden. Für die Verpflegung gibt es eine Pauschale, die sich an der Dauer der Auswärtstätigkeit orientiert. Für Auslandsreisen gibt es andere Pauschalen, deren Höhe je nach Reiseland variiert. Die Erstattung von Reisekosten ist steuerfrei.

Der Arbeitgeber sollte die Erstattung der Reisekosten zusätzlich in der Lohnabrechnung festhalten. Bekommen Arbeitnehmer Reisekosten nicht erstattet, können sie sie in der nächsten Steuererklärung geltend machen.

FAQ zum Thema Reisekosten