Die Antwort: Richtig ist, dass Sie Reisekosten steuerfrei erstatten dürfen. Das gilt aber nur, wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen eine Reisekostenabrechnung einreicht und die entstandenen Aufwendungen auch tatsächlich nachweist oder zumindest glaubhaft macht.
Die Belege bewahren Sie als Unterlagen zum Lohnkonto auf. Jede Erstattung müssen Sie anhand von Belegen nachweisen können. Denn letztendlich geht es ja um Folgendes: Sie haben nachzuweisen, dass die Zahlungen steuerfrei erfolgen durften. Und das ist eben nur der Fall, wenn es sich tatsächlich um Reisekosten gehandelt hat.
Fährt Ihr Mitarbeiter mit dem Zug, haben Sie die entsprechenden Fahrausweise und Quittungen abzuheften.
Fährt Ihr Mitarbeiter mit dem eigenen Fahrzeug, muss er Ihnen eine Reisekostenabrechnung einreichen. Diese muss mindestens enthalten:
- das Datum der Reise,
- die Fahrstrecke,
- die besuchten Kunden mit Ort,
- die gefahrenen Kilometer.
Tipp: Bei häufigeren Reisen mit dem Fahrzeug sollte Ihr Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen!
