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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Reisekostenabrechnung: Warum nachvollziehbare Aufzeichnungen wichtig sind

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Reisekostenabrechnung
Urheber: nmann77 | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Beruflich veranlasste Reisekosten können Sie den Mitarbeitern Ihres Unternehmens lohnsteuerfrei erstatten, und zwar entweder pauschal oder nach tatsächlichen Aufwendungen. Ein gerade veröffentlichtes Urteil des Finanzgerichts (FG) Stuttgart zeigt, wie wichtig genaue Aufzeichnungen auch bei der pauschalen Erstattung sind (Urteil vom 24.5.2017, AZ: 2 K 1082/14).

Wie so oft war eine Lohnsteueraußenprüfung Anlass von Beanstandungen bei einem Arbeitgeber. Dieser hatte die Unterlagen, die seinen Fahrtkostenerstattungen zugrunde lagen, selbst erstellt. Außerdem waren die Fahrtkosten nicht im ausgewiesenen Umfang an Mitarbeiter ausgezahlt worden. Damit erfüllten die Nachweise insgesamt nicht die nötigen Voraussetzungen, und die Lohnsteuerfreiheit war, vom FG bestätigt, hinfällig.

Die Begründung: Fahrtkostenerstattungen bleiben nur lohnsteuerfrei, wenn Arbeitgeber (zeitnah) Unterlagen aufbewahren, anhand derer die Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes nachgeprüft werden kann. Es ist zwar gestattet, lohnsteuerfrei ausgezahlte Beträge im Lohnkonto in einer Summe auszuweisen.

Dabei muss sich aber aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe jeweils Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet wurden. Eine Schätzung darf auch dann nicht vorgenommen werden, wenn die geleisteten Zahlungen offensichtlich unterhalb der gesetzlich zulässigen Kilometerpauschalen lagen.

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Fahrtkosten als Reisekosten

Im Rahmen von Auswärtstätigkeiten können Sie Beschäftigten die Fahrtkosten für jeden gefahrenen Kilometer steuer- und beitragsfrei ersetzen - ordnungsgemäße Aufzeichnungen vorausgesetzt. Alternativ kann der Mitarbeiter seine Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Diese Kosten können Sie nach Reisekostengrundsätzen pauschal erstatten Pauschale Erstattung, steuer- und sozialversicherungsfrei

Fahrkosten nach folgenden amtlichen Schätzbeträgen pro gefahrenen Kilometer:

  • Kfz: 0,30 €/km
  • Motorrad/Motorroller: 0,20 €/km
  • Moped/Mofa: 0,20 €/km

Diese Fahrtkosten sind Reisekosten

Art der Fahrt

  • von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte direkt zur auswärtigen Tätigkeitsstätte: Dienstreise
  • zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebiets: Dienstreise
  • von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte: Dienstreise
  • über mehrere Tage Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Hause und zurück: Dienstreise
  • über mehrere Tage von der Wohnung zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte): Einsatzwechseltätigkeit
  • bei Übernachtung im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen von der Wohnung zum Einsatzort und von der auswärtigen Unterkunft zur auswärtigen Tätigkeitsstätte: Einsatzwechseltätigkeit
  • über mehrere Tage im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen Fahrt zu einem gleichbleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit: Einsatzwechseltätigkeit

Die Zahl der Woche

  • 68 % der Berufspendler nutzen das Auto für den Arbeitsweg

In Deutschland pendeln tagtäglich Millionen Menschen von ihrer Wohnung zur Arbeit. Der eigene Pkw ist dabei das wichtigste Beförderungsmittel: 68 % der Beschäftigten nahmen 2016 den Pkw für den Arbeitsweg. Das teilt das Statistische Bundesamt in einer aktuellen Veröffentlichung (vom 22.8.2017) mit.

Weiter heißt es:

  • 14 % der Erwerbstätigen fuhren regelmäßig mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit.
  • Der Zeitaufwand für den täglichen Weg zur Arbeit betrug beim Großteil der Erwerbstätigen weniger als 30 Minuten (70 %).
  • Zwischen 30 und 60 Minuten brauchten 22 % der Pendlerinnen und Pendler.
  • 5 % benötigten eine Stunde und länger für den Weg zur Tätigkeitsstätte.
  • 3 % der Erwerbstätigen hatten wechselnde Arbeitsstätten und konnten somit keine genauen Angaben zum Zeitaufwand für den Arbeitsweg machen.
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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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