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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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So grenzen Sie die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte rechtssicher voneinander ab

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Von Günter Stein,

Die Reisekostenbestimmungen wurden zum 1.1.2014 geändert. Dies hat nicht nur Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter, sondern auch auf alle Unternehmer, die zwischen Wohnung und Betriebsstätte pendeln.

 

Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind keine Reisekosten. Deren Abzug richtet sich nach den Regelungen zur abziehbaren Entfernungspauschale.

Das ist eine Betriebsstätte

Unter Betriebsstätte ist die von der Wohnung getrennte dauerhafte Tätigkeitsstätte zu verstehen, d. h. eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Steuerpflichtigen, des Auftraggebers oder eines vom Auftraggeber bestimmten Dritten, an der oder von der aus die steuerrechtlich relevante Tätigkeit dauerhaft ausgeübt wird.
Übt der Steuerpflichtige seine betriebliche Tätigkeit an mehreren Betriebsstätten aus, bestimmen Sie die erste Betriebsstätte anhand quantitativer Merkmale. Danach ist die erste Betriebsstätte die Tätigkeitsstätte, an der der Steuerpflichtige arbeitstäglich oder je Woche an 2 vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will. Treffen diese Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten zu, ist die der Wohnung des Steuerpflichtigen näher gelegene Tätigkeitsstätte die erste Betriebsstätte. Die Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten sind als Auswärtstätigkeiten zu beurteilen.

Hier liegt keine 1. Betriebsstätte vor

Eine Tätigkeitsstätte muss nicht Betriebsstätte sein. Wird Ihr Mitarbeiter typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten, die keine Betriebsstätten sind, oder an einer nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtung (z. B. Fahrzeug, Flugzeug, Schiff etc.) betrieblich tätig, sind die Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte grundsätzlich unbeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar.

Diese Regelungen gelten für Reisekosten

Die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten berücksichtigen Sie bei der Gewinnermittlung sinngemäß. Reisekosten sind Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mehraufwendungen für die Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig wird.
Der Begriff des Mittelpunktes der dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entspricht dem Begriff der ersten Betriebsstätte. Der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen richtet sich nach § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz. Danach ist der Abzug auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeitan an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.

 

Beispiel 1:

Unternehmer U besucht eine eintägige Tagung. In der Mittagspause nimmt er in einem Restaurant eine Mahlzeit ein. Die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Betriebsstätte beträgt 9 Stunden. U steht zur Abgeltung seiner tatsächlich entstandenen betrieblich veranlassten Aufwendungen eine Verpflegungspauschale von 12 € zu. Ein Abzug der tatsächlichen Verpflegungskosten als Betriebsausgabe ist nicht zulässig.
Kann U durch Zahlungsbelege nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachweisen, lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale). So ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen. Als Kürzungsbeträge sind dabei

  • für Frühstück 20 %,
  • für Mittag- und Abendessen jeweils 40 %

der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden zu berücksichtigen.

Beispiel 2:

Im Rahmen einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit übernachtet Unternehmer U in einem Hotel. Das Hotel stellt 100 € inklusive Frühstück in Rechnung. U kann für den An- und Abreisetag jeweils eine Verpflegungspauschale von 12 € als Betriebsausgabe ansetzen. Daneben kann er die Übernachtungskosten in Höhe von 95,20 € (100 € abzgl. 4,80 €) erfassen. Der Kostenanteil für das Frühstück (anzusetzen mit 4,80 €) ist vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Die Verpflegungspauschalen sind nicht zu kürzen, auch wenn von dritter Seite Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden.

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