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So machen Sie bei Reisekosten die Vorsteuer geltend

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Reisekosten
Urheber: Viacheslav Iakobchuk | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Reisekosten sind eine der größten Kostenpositionen bei den allgemeinen Betriebsausgaben. Schon in kleinen Unternehmen summieren sich die Reisekosten im Laufe eines Geschäftsjahres leicht auf ein paar 1.000 Euro. Soweit aus Reisekosten die Vorsteuer gezogen werden kann, führt das zu einem zusätzlichen Liquiditätsgewinn – leicht verdientes Geld für Sie, wenn Sie alle Optionen nutzen.

Aus tatsächlich entstandenen Reisekosten ist die Vorsteuer abziehbar - und unter bestimmten Voraussetzungen auch aus den Verpflegungskosten. Lesen Sie im Folgenden, welche Reisekosten steuerlich abzugsfähig sind. In der Übersicht auf Seite 5 sehen Sie, bei welchen Reisekostenarten Sie zusätzlich noch den Vorsteuerabzug geltend machen können.

Geschäftsreisen im Inland

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind in nachgewiesener Höhe steuerlich abzugsfähig. Deshalb: Bewahren Sie sämtliche eigenen Belege (Fahrkarten, Flugtickets, Taxi-Quittungen) und die von Ihren Mitarbeitern sorgfältig auf. Wenn Angestellte mit dem Firmenwagen unterwegs sind, fallen keine zusätzlichen Kosten an. Benutzen sie aber ihren privaten Pkw für Dienstreisen, können Sie ihnen pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten.

Mehraufwendungen für Verpflegung


Verpflegungskosten sind immer nur in Höhe der steuerlichen Pauschbeträge abzugsfähig. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden nach Zeitstufen gestaffelt. Die genaue Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalen ergibt sich aus der Übersicht auf Seite 5.

Übernachtungskosten


Die Übernachtungskosten sind in tatsächlich entstandener Höhe steuerlich abzugsfähig. Eine Höchstgrenze gilt hier nicht.

Wichtig! Achten Sie darauf, dass die Rechnungen auf Ihr Unternehmen ausgestellt sind. Zu den Übernachtungskosten zählen nur die Aufwendungen für die Unterkunft.

Die Kosten für das Frühstück zählen nicht dazu. Letztere sind Aufwendungen für Verpflegung. Enthält die Hotelrechnung lediglich einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück, kürzen Sie den Netto-Rechnungsbetrag um 4,50 €. Die Umsatzsteuer brauchen Sie nicht zu kürzen.

Reisenebenkosten


Die Ihren Mitarbeitern entstandenen Reisenebenkosten können Sie in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe steuerfrei erstatten, sofern diese beruflich veranlasst sind. Welche Positionen im Einzelnen dazu zählen, zeigt die Übersicht am Ende des Beitrags.

Folgende Kostenpositionen sind dagegen grundsätzlich nicht als Reisenebenkosten erstattungsfähig:

  • Anschaffungskosten anlässlich der Dienstreise ohne jeglichen beruflichen Bezug (z. B. Kauf einer Reisetasche, eines Koffers oder eines Reiseweckers)
  • Kosten der allgemeinen Lebensführung (z. B. Kauf eines Stadtplans, eines Reiseführers oder einer Tageszeitung)
  • Verlust von Geld oder Schmuck (Ausnahmefälle möglich)
  • Verwarnungs- und Bußgelder, die gegen Ihren Mitarbeiter während seiner Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug bzw. mit dem Dienstwagen verhängt worden sind

Geschäftsreisen im Ausland

Als Auslandsreisen gelten Reisen von der Bundesrepublik Deutschland in das Ausland und zurück, also auch Reisen, die vom Ausland aus angetreten werden. Der Begriff der Reisekosten stimmt bei Auslandsreisen mit dem für Inlandsreisen geltenden Begriff überein.

Unterschiede bestehen aber hinsichtlich der Höhe der steuerlich berücksichtigungsfähigen Pauschbeträge.

Hier gilt Folgendes:

Fahrtkosten


Auch bei Auslandsreisen sind Fahrtkosten in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig. Hier gilt es ebenso: Führen Ihre Mitarbeiter die Reise mit ihrem eigenen Fahrzeug durch, können sie auf den Einzelnachweis verzichten und stattdessen den Kilometerpauschbetrag wie sonst auch beanspruchen. Die Zahlungen Ihres Unternehmens sind dann steuerfrei.

Verpflegungsmehraufwendungen


Bei Auslandsreisen gelten in Anknüpfung an das Bundesreisekostengesetz andere Tagessätze von 18 € (z. B. Kirgisistan) bis 77 € (z. B. Island). Die Abwesenheitsdauer richtet sich nach denselben Kriterien wie die Inlandsreisen.

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden also ebenfalls nach den Zeitstufen gestaffelt. Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden darf ein Pauschbetrag nicht berücksichtigt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlich entstandenen Kosten ist nicht möglich.

Der Pauschbetrag ist von Land zu Land unterschiedlich. Es gilt jeweils der für das Land der auswärtigen Tätigkeit maßgebende Betrag.

Übernachtungskosten


Auch hier gilt für Sie: Eigene Übernachtungskosten können Sie in nachgewiesener Höhe geltend machen. Wenn Sie allerdings Mitarbeitern die Kosten erstatten, können Sie für die Übernachtungskosten auch einen Pauschbetrag, das sogenannte Übernachtungsgeld, ansetzen.

 

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Wie Sie die Reisekosten nachweisen und wann Sie die Vorsteuer geltend machen können

Fahrtkosten mit dem privaten Pkw

  • max. 0,30 € pro km - Nachweise: Tabellarische Aufstellung der Fahrten / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug
  • > 0,30 € pro km - Nachweise: Vollkostenrechnung über mindestens 12 Monate + Fahrtenbuch / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug
  • Unfallkosten (während einer Dienstreise) - Nachweise: Werkstattrechnung, Versicherungsabrechnung / 100 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich
  • Maut und Parkgebühren - Nachweise: Quittung oder Eigenbeleg / 100 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich

Fahrtkosten mit Bahn, öffentlichem Nahverkehr oder Taxi

  • Angefallene Kosten - Nachweise: Fahrkarte oder Taxi-Quittung / 100 % absetzbar absetzbar / Vorsteuerabzug möglich

Kosten für Dienstreisen mit dem Flugzeug

  • Angefallene Kosten - Nachweise: Flugticket / 100 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich: 19 % bei innerdeutschen Flügen, kein Vorsteuerabzug bei Flügen ins Ausland

Verpflegungskosten

  • Pauschale (Inland) Abwesenheit: 24 Stunden: 24 € / 8-24 Stunden: 12 € / An-/Abreisetag: 12 € - Nachweise: Reisekostenabrechnung / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug
  • Pauschale (Ausland) je nach Land - Nachweise: Reisekostenabrechnung / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug

Kosten für Geschäftsessen

  • Angefallene Kosten + Trinkgeld - Nachweise: Restaurantquittung / 70 % absetzbar / Vorsteuerabzug möglich (100 %)

Übernachtungskosten (Inland)

  • Hotelkosten - Nachweise: Hotelrechnung / 100 % absetzbar - Kürzung um 4,50 € für das Frühstück / Vorsteuerabzug möglich
  • Mitnahme von Angehörigen - Nachweise: Hotelrechnung (Nachweis Kosten eines Einzelzimmers) / Absetzbar sind nur die Einzelzimmerkosten / Vorsteuerabzug möglich (aus Anteil der Angehörigen nur bei beruflicher Veranlassung)
  • Pauschal 20 €/Übernachtung - Nachweise: Reisekostenabrechnung / 100 % absetzbar / Kein Vorsteuerabzug

Übernachtungskosten (Ausland)

  • Hotelkosten - Nachweise: Hotelrechnung / 100 % absetzbar; Kürzung um 20 % des betreffenden Verpflegungspauschbetrags / Kein Vorsteuerabzug
(ggf. Vorsteuer-Vergütungsverfahren)
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